Вы - директор небольшой или средней компании и собираетесь оставить дела на некоторый срок, уезжая в отпуск или в командировку, либо отправляясь на больничный? Ваши сомнения в том, что бизнес перенесет это безболезненно, вполне оправданы. Давайте рассмотрим, какие меры нужно предпринять, чтобы сгладить возможные негативные последствия от временной бесконтрольности в тех организациях, где на боссе держится все.

Русский менталитет закрепил в себе убеждение, что "делать хорошо" надо только тогда, когда есть тот, кто проверит твою работу. Руководитель фирмы может вполне обоснованно предвидеть снижение темпов бизнеса в период своей отлучки. Не случайно говорится: когда наступает отпуск у директора, отдыхает вся компания. Сотрудники позволяют себе чуть поздней прийти на работу, чуть раньше уйти домой, продлить обед, съездить в город по своим делам, посидеть в Интернете. Конечно, это тормозит основную работу - в текущих делах может накопиться завал, и руководителю по его возвращению в офис придется столкнуться с возникшими неприятностями. Проблема актуальна и для обособленных подразделений небольших фирм - очень часто (и отнюдь не случайно) пик работоспособности их сотрудников приходится на периоды посещений руководителя, а спад - на его отъезды.

Для борьбы с бездельем на время своего вынужденного отсутствия директор может воспользоваться следующими несложными способами.


1. Оставить конкретные поручения, установив дедлайны.

Самый простой способ обеспечить занятость сотрудника - это проговорить те задачи, которые должны быть решены к возвращению руководителя. При отсутствии глобальных поручений стоит хотя бы очертить вехи текущей работы - например, бухгалтер Мария Петровна к определенной дате сдаст квартальную отчетность и подготовит акты сверки по ряду контрагентов.

Если организация небольшая, это можно обсудить с каждым человеком в отдельности. Для более крупных компаний неплохо набросать план работ в разрезе подразделений. Важная деталь: должны быть установлены ориентировочные сроки выполнения (дедлайны) - без них бурное выполнение поручений начнется только после Вашего возвращения! И лучше зафиксировать итоги планирования в бумажном или электронном варианте. Так сотрудники получат перечень обязательных для исполнения задач, который не даст им совсем уж расслабиться. Не забудьте по пунктам проконтролировать исполнение планов, обсудив причины их срыва с теми, кто таковой допустил - в противном случае, при следующем Вашем отъезде никто не примет их всерьез .

2. Назначить ответственных.

Оставить вместо себя одного или нескольких заместителей - верная и часто используемая практика, ведь кто-то же должен решать текущие проблемы и отвечать на вопросы, если начальника нет. Но в данном случае речь идет о более мелком дроблении - в каждой группе сотрудников, решающих сходные задачи, нужно назначить человека, который будет ответственен за общую продуктивность подконтрольной группы, с обязательным отчетом руководителю по его возвращении. В общем случае это могут быть руководители отделов, но структура некоторых компаний подразумевает большую численность департаментов, а контролировать качество работы свыше 10 сотрудников без вспомогательных средств затруднительно.

Человек, назначенный для контроля за такой небольшой группой, будет лично заинтересован в том, чтобы вверенные ему сослуживцы не растрачивали рабочее время понапрасну. Осознавая, что показатели группы влияют на его репутацию, он станет пресекать нарушения трудовой дисциплины. В тех же коллективах, где ответственные не назначаются, весь штат зачастую объединяется под эгидой взаимного покрывательства, и сотрудники при негласной круговой поруке вовсю пользуются отсутствием контроля своей ежедневной деятельности.

3. Осуществлять непрерывный мониторинг рабочего процесса

Если Вам важен не только результат, но и качество самого процесса работы в периоды Вашего отсутствия, можно заранее задуматься о внедрении в компании автоматизированной системы учета рабочего времени.

В предыдущем пункте упоминалось, что деление на небольшие группы с назначением ответственных необходимо для того, чтобы те могли лично контролировать работу вверенных сотрудников, выполняя, при этом, и собственные служебные обязанности без ущерба для своей производительности. Если же в организации действует автоматизированная система контроля персонала, задача ответственных сводится только к реакции на получаемые сигналы о нарушениях и обработке сводной отчетной информации о направлениях растрат рабочего времени в подразделении. Поэтому группы можно существенно укрупнить, а для небольшой фирмы - и вовсе обойтись без них: директор сам, вернувшись на службу, просмотрит отчеты и сделает организационные выводы.

Поскольку сбор отчетных данных осуществляется системой автоматически, непрерывно и незаинтересованно, то у сотрудника не остается возможности найти лазейку, чтобы тратить часть рабочего времени на себя: каждая минута нецелевого времяпрепровождения будет обнаружена, зафиксирована и отражена в отчетах. Зная о ведении мониторинга, сотрудники приучаются трудиться более дисциплинированно, причем независимо от физического присутствия начальника на своем рабочем месте, ведь отчет о продуктивности работы он ежедневно может просматривать удаленно, либо проанализировать данные за время отсутствия в целом, когда вернется к своим обязанностям.

Проверить, какой из этих доступных способов отложенного (удаленного) контроля подходит именно Вашей организации, можно на практике, последовательно применив каждый из них при очередных отъездах. Любой из них в определенной степени будет способствовать сохранению порядка в офисе, а Ваших нервов как руководителя - в целости и сохранности.