Проблема контроля деятельности сотрудников в последние пару лет активно обсуждается в различных управленческих и IT-сообществах. Однако стала ли она актуальна только сейчас? Отнюдь нет: с задачей учета рабочего времени персонала, а значит, оценки его продуктивности и качества труда, рано или поздно сталкиваются многие организации.

В некоторых из них, - преимущественно, небольших, - это является следствием особенности характера руководителя, стремящегося держать персонал «в узде» и быть в курсе любых отклонений в рабочем процессе. Для крупных предприятий внедрение системы контроля персонала, как правило, является следствием развития и расширения бизнеса, что предъявляет новые требования к производительности труда, корпоративной дисциплине и численности штата сотрудников.

Эти факторы универсальны, а потому имели место и раньше, но лишь в последнее время для контроля персонала были предложены эффективные и надежные инструменты, способные функционировать в автоматическом режиме неявно для пользователей рабочих компьютеров.

Bitcop Security — мощная система для учета рабочего времени

Один из таких инструментов — современная и удобная программа Bitcop Security.

Благодаря наглядным графическим отчетам, она позволяет HR-специалистам и руководителям всех уровней детально отслеживать эффективность работы каждого из сотрудников.

Что же может превратить деятельность работника в пустое времяпрепровождение? Типичными «черными дырами», в которых исчезает время, которое должно было быть потрачено на решение полезных рабочих задач, являются онлайн-игры, социальные сети, тематические форумы и банальный интернет-серфинг, посвященный поиску интересной для пользователя информации. Все это можно охарактеризовать как личные дела, каким не место в процессе служебной деятельности, и факты наличия которых помогает выявить система учета рабочего времени Bitcop Security. 

В число функций системы входит сбор данных об использовании программ, которые сотрудник открывает в рабочее время (отчет «Работа с программами»). Указав интересующие отделы или конкретных работников, а также нужный интервал дат, можно посмотреть, какое программное обеспечение запускается служащими в течение рабочего дня.

Работа с программами

Рис.1. Отчет «Работа с программами», демонстрирующий использование сотрудником программного обеспечения в течение отдельного рабочего дня .

Кроме этого, можно уточнить, с какой целью сотрудник использует Интернет. Посещаемые им сайты и вводимые поисковые запросы система Bitcop Security тщательно регистрирует, а затем предоставляет для просмотра в двух отчетах: «Работа с Интернет» и «Поисковые запросы». Они позволяют быстро выяснить, в служебных ли целях посещает работник всемирную сеть, и как много времени он тратит на просмотр страниц, не содержащих полезную для его должности информацию.

Рис. 2. Отчет«Поисковые запросы», подтверждающий, что сотрудник в рабочее время занимался поиском информации в личных целях.

Перечень функциональных возможностей системы дополняют снимки рабочих экранов компьютеров сотрудников, которые делаются в автоматическом режиме через определенные временные промежутки. Более того, система Bitcop Security обладает способностью идентифицировать неактивное время, в течение которого пользователь не использует компьютер, то есть не нажимает клавиши на клавиатуре и не совершает движений мышью. В эти периоды скриншоты не записываются, дабы не дублировать одинаковые изображения рабочего экрана и не создавать излишней нагрузки на сетевые и аппаратные ресурсы компании.

Отчет "Снимки экрана"

Рис. 3. Отчет «Снимки экрана», позволяющий увидеть то, чем заняты сотрудники в произвольный момент времени.

Если же начальник отдела или руководитель компании желает быстро получить информацию о качестве работы своих подчиненных, система предоставит к его услугам наглядный список допущенных персоналом нарушений за любой период времени (с подтверждением в виде скриншотов), а также предложит опцию мгновенных уведомлений на e-mail о недопустимых действиях сотрудников.

Взгляд руководства: контроль необходим

Руководители, оценившие преимущества Bitcop Security, единогласно заявляют о несомненных выгодах от ее внедрения в организации. 

Благодаря широкому набору подходящих инструментов системы, начальнику отдела теперь не составит труда проанализировать причины невыполнения месячного плана. Сформировав по своему подразделению отчет «График работы» или «Активность работы» за прошедший месяц, он сможет мгновенно оценить количество опозданий и простоев в работе в отношении каждого из своих сослуживцев. Просмотрев список нарушений по сомнительным сотрудникам, он будет знать точные причины их уклонения от выполнения своих рабочих обязанностей.  

Отчет "Активность работы"

Рис. 4. Отчет «Активность работы», дающий возможность оценить долю времени, по факту затраченного работником на выполнение служебных обязанностей.

Отличительной особенностью системы Bitcop Security является поддержка территориально удаленных офисов и филиалов компании. Теперь контроль, к примеру, иногородних служащих может осуществляться централизованно и быстро, что позволит оперативно реагировать на любое отклонение в рабочем процессе даже в компании со сложной организационной структурой.

В целом, система Bitcop Security, внедренная на предприятии, дисциплинирует персонал и заставляет его более внимательно относится к своим обязательствам. Это приводит к снижению финансовых издержек компании и повышению ее репутации, о чем свидетельствуют многочисленные отзывы клиентов, установивших Bitcop Security в своей организации.

Неявное функционирование агента системы на компьютерах сотрудников (и даже простое знание о ее применении в данной компании) способно:

  • выявить текущий неблагонадежный персонал (категорически не согласный с внедрением Bitcop Security),
  • указать (посредством собираемых данных) на неэффективных сотрудников, в отношении которых необходимо принять административные меры,
  • предупредить на этапе собеседования появление в компании элементов, не готовых трудиться на новой должности с полной самоотдачей. 

Руководство поступит правильно, если поручит кадровой службе предприятия внести пункт об использовании системы учета рабочего времени в трудовой договор, сопроводив его правомерность ссылками на соответствующие нормы Трудового законодательства. Это раз и навсегда станет объяснением для сотрудников, апеллирующих к незаконности данных методов контроля или к незнанию об их применении на территории работодателя.

Совмещая использование системы с продуманной системой мотивации, где наряду с наказаниями присутствуют и поощрения за безукоризненную деятельность или сверхурочные переработки, компания может выстроить доверительные отношения со служащими, убедив их, что при качественной и ответственной работе существование Bitcop Security им только на пользу. При этом большим плюсом для работодателя в глазах подчиненных будет разрешение использовать на отдых и решение непроизводственных задач четко оговоренную долю рабочего времени (например, 10-15%), что активно практикуется в крупных западных корпорациях. Данные условия дадут возможность внедрить систему учета рабочего времени максимально мягко, аргументировав ее необходимость неизбежным выходом предприятия на новый уровень развития.

Взгляд подчиненных: контроль не нужен?

Давайте признаем: любой сознательный сотрудник должен понимать, что работодатель максимально заинтересован в его трудовой самоотдаче. Совершенно естественно, что, имея соответствующие возможности, руководство выберет для контроля этого вопроса подходящий программный инструмент, тем более, что это его право не оспаривается Трудовым законодательством. 

Но так ли плоха идея учета рабочего времени, как на первый взгляд это может показаться рядовому служащему? Не будем брать в расчет сотрудников, преднамеренно и целенаправленно нарушающих трудовой распорядок. Их нельзя считать полноценной составляющей трудовых отношений, ведь совершенно справедливо, что работодатель будет стремиться исключить подобные элементы из штата организации.

Для тех же работников, кто ответственно относится к своим трудовым обязанностям, Bitcop Security может стать дополнительным средством для личного тайм-менеджмента и повышения собственной производительности. Он позволит вести с начальством предметный и аргументированный разговор о чрезмерной загруженности или качественном подходе к выполнению работы, на чем могут быть основаны просьбы о доплате или карьерном повышении. Руководитель отдела имеет претензии к посещению социальных сетей? На основе скриншотов Bitcop Security можно быстро продемонстрировать, что в них производился поиск клиентов среди подходящей целевой аудитории.

Отдельно стоит упомянуть о фрилансерах, для которых данная система может стать основой для расчетов с заказчиками — те смогут удаленно контролировать степень занятости наемного работника, начало и окончание его деятельности, ход выполнения проекта. И, наконец, еще одним несомненным преимуществом Bitcop Security является ее бесплатное использование для учета личного времени — это позволит как оценить возможности системы заранее, так и перейти к ее применению не только на работе, но и дома, что удобно для самоорганизации и удаленного выполнения служебных задач.