Главная / Блог / Анализ использования рабочего времени персонала

Анализ использования рабочего времени персонала

 29.04.2022      368

Анализ рабочего времени

 
Анализ затрат рабочего времени дает наглядный срез данных по производительности персонала предприятия. Возможность оценить трудозатраты каждого работника в организации является одним из ключевых факторов оптимизации производства. Персонал, достигающий KPI, премируют, а «слабые звенья» штрафуют. Это базовый уровень повышения трудовой производительности, позволяющий увеличить эффективность специалистов. Подобное невозможно без понимания методов анализа использования рабочего времени на предприятии и применения соответствующего софта.

Что такое анализ затрат рабочего времени

Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.

Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.

Какие задачи позволяет решать проведение анализа эффективности трудозатрат

Анализ показателей использования рабочего времени – это не просто сумма расчетов и некий числовой вывод по соотношению численности кадров и их производительности в течение трудового дня, а также по часам в соответствие с табелем и планом. Такие данные по работникам можно получать год за годом и никак не использовать их на предприятии. Реально анализ затрат рабочего времени – это комплексный метод, который позволяет понять следующее:

  • насколько эффективно каждый сотрудник использует часы, отведенные по табелю на исполнение им его должностных обязанностей;
  • каковы объемы потерь производительности (за час, день, год) и что стало причиной просадки количественных показателей в реализуемом плане;
  • как те или иные факторы в работе предприятия влияют на повышение/снижение численности выпуска продукции сейчас и в перспективе;
  • сколько сотрудников реально нужно для выполнения плана, какую их часть есть возможность высвободить из производства для снижения количества затрат.

 

Анализ потерь рабочего времени может применяться с одинаковой эффективностью во всех сферах бизнеса. Не имеет значения, какое у вас количество рабочих и что именно вы делаете. Каждому руководителю необходимо знать, как рассчитать фонд рабочего времени и что делать с полученным показателем.

 

Основные показатели анализа фонда рабочего времени при традиционном подходе

Виды анализа рабочего времени

Анализ структуры рабочего времени персонала можно проводить, используя типовые методы. Традиционно показатели берутся из табеля работников и трудового плана, затем числовые данные вносятся в таблицу. При таком подходе в анализе эффективности использования рабочего времени учитывается число работников, число отработанных часов и дней за отчетный год, продолжительность рабочего дня. Отдельно считают сверхурочные часы и суммирующий показатель, который называется фонд.

В анализе использования рабочего времени фонд – это число работников, умноженное на количество дней, отработанных за год, и на продолжительность рабочего дня.

 

Эти данные сами по себе не отражают эффективность использования работниками часов во время трудового дня. Поэтому требуется составление дополнительной таблицы, в которую вводится прочая отчетность согласно табелям кадров и трудовым планам.

Здесь для отчетного года учитывается количество календарных дней, рабочих дней, праздничных дней и выходных дней. Для персонала предприятия вводятся простои, прогулы, болезни, отпуск (включая за свой счет), дни явки и продолжительность смен работников в часах.

Суммируя сведения, можно получить комплексное представление по основным показателям организации: сколько у вас работников, сколько полных рабочих дней они отработали, а сколько пропустили и по каким причинам. Данные расчетов, соотнесенные с табелем работников, покажут, какова производительность того или иного сотрудника.

У табличного отображения баланса рабочего времени на предприятии есть две проблемы. Во-первых, вы не получаете всеобъемлющих результатов. К примеру, вы не можете знать, почему у одного работника трудовая производительность выше, чем у другого, хотя они отработали одинаковое время. При этом нет данных о выпущенной продукции, ресурсах и факторах производства кроме сухих цифр. Во-вторых, табличная методика не унифицирована. Каждая компания использует свой подход. Точнее – использовала, потому что сегодня всё чаще применяют автоматизированные программные решения.

Как проводится анализ трудозатрат кадров на предприятии

Первый шаг – сбор необходимой документации. Это всевозможные табели, например, о явке на работу, отчеты по выполнению кадрами планов и по потерям ресурсов (если таковые есть). В сборе статистических сведений для отображения баланса рабочего времени на предприятии с целью комплексного анализа хорошо помогают вышеупомянутые тайм-трекеры и расширенный софт, о котором речь пойдет ниже. Дело в том, что без наглядных срезов вроде отображения рабочего времени кадров, оценить их реальную производительность невозможно.

Второй шаг – деление персонала на группы. Обычно их две – сотрудники, задействованные в производстве напрямую, и так называемые непроизводственные кадры. Такое деление важно для анализа рабочего времени на любом предприятии, потому что невозможно под одни критерии подвести персонал, задействованный в ключевых и вторичных бизнес-процессах. Потеря численных параметров в одном сегменте сказывается на учете рабочего времени более явно, чем в другом.

Натуральный подход

Основной показатель – выработка продукции за единицу рабочего времени. Проще всего реализовать этот подход в компании, которая выпускает один вид продукта (или одну группу продуктов). Учет рабочего времени можно проводить для работника, рабочей бригады, цеха, отдела и т.д. Учитывается лишь конечный результат, причем технически это не только реализованный продукт (предоставленная услуга), но также, например, оформленная заявка или звонок в колл-центр.

Преимущество метода в том, что аналитик всегда работает с конкретными показателями, поэтому ресурсы и резервы предприятия четко прослеживаются, если нужно – в динамике. Недостаток – вы можете провести анализ результата выработанного рабочего времени, но не анализ самого рабочего времени. То есть вы по-прежнему не знаете, чем ваш персонал занимается в тот или иной момент, и почему результирующие сведения могут отличаются у специалистов одного отдела.

Трудовой подход

Основной показатель – выполненные задачи. Анализ ресурсов рабочего времени представляет собой соотношение плана и результата в числовом эквиваленте, например, за год. Так можно посчитать потери, связанные с человеческим фактором, выявить спад и повышение эффективного использования персоналом рабочего времени. Это тот самый табличный подход, который мы рассмотрели выше (хотя таблицы составляются для наглядности и при натуральном подходе).

Преимущество такого анализа актуальной эффективности рабочего времени специалистов в том, что можно анализировать компанию, занимающуюся выпуском сколько угодно широкого спектра товаров. Метод оптимален для всех типов бизнес-процессов, результат которых выражается в цифрах. Анализировать потери и повышение результативности можно за любой период – квартал, год, несколько лет. Минус тот же, что у натурального подхода, – нет детализации и наглядности результата.

Стоимостный подход

Основной показатель – отношение стоимости произведенной продукции к численности персонала. Здесь нужно использовать дополнительные сводные данные, например, бюджет рабочего времени – это среднее количество часов, использованных работником за отчетный период. Тут уже затраты выражаются в денежном эквиваленте.

Такой анализ с расчетом эффективности рабочего времени позволяет увидеть затраты предприятия на одного специалиста, представленные в заработной плате, и прибыль, полученную от его деятельности. Преимущество метода в том, что мы узнаем реальные статистические данные о каждом работнике, отделе, филиале и т.д. за любой период – год, иной срок. Подход универсален и хорошо работает для любого сегмента, но его использование не позволяет детализировано отслеживать активность кадров на рабочем месте.

Вне зависимости от того, какой выбран метод анализа использования специалистами рабочего времени, ответственному аналитику (или руководителю) необходимо работать с таблицами. Их можно рисовать, что называется, по старинке, карандашом на бумаге. Можно использовать специализированный софт – от MS Excel до всевозможных диаграммных визуализаторов. Главная проблема заключается в том, что всё это требует колоссальных затрат по времени – сбор, систематизация, интерпретация данных и их сопоставление.

Отчасти задача успешно решается применением автоматизированных программ. Например, тот же Excel позволяет сводить табличные данные по формулам практически любой сложности, включая вычисление среднесписочных параметров. Контроль рабочего времени сотрудников через специализированный софт часто позволяет в прикладном ключе формировать требуемую отчетность. Тут численность и специфика производства не имеют значения. Такие решения универсальны, отличаются гибкостью и адаптивностью.

Что еще учесть

Оценка кадрового состава позволяет выявить предпосылки изменений в темпах роста выпуска продукции, скорости и качества. Так как всё это напрямую определяет прибыль фирмы, получать оценку критически важно. Например, у вас по бумагам 240 человек, а фактически задействовано 217. Процент отклонения 9.6 существенно скорректирует любую статистику.

Вне зависимости от применяемой методики анализа использования персоналом рабочего времени требуется оценка квалификации. Более квалифицированный работник всегда принесет предприятию больше пользы в абсолютном показателе типа «здесь и сейчас». Но совсем не обязательно это будет справедливо в потенциале. Тут нужно рассчитать затраты на обучение этого специалиста и на обучение нового, оценить их прогрессию. В случае с квалифицированным специалистом – ретроспективно, в случае с новым – на основании прогнозов. Результаты расчета производительности не всегда очевидны.

Это помогает делению по профессиям, категориям и выявление рентабельности специалистов. Рентабельность можно определять разными способами. Например, учитывать или не учитывать амортизацию оборудования. Главный параметр здесь – полнота использования рабочего времени.

Пример реального анализа трудозатрат

Возьмем данные фабрики спортивных товаров ООО “Искра” и на их базе проведем анализ использования рабочего времени.

Таблица с показателями трудозатрат

Трудовой показательДанные за
2020
год (факт)
Данные за отчетный 2021 годОтклонение
ПланФактОт показателей предыдущего годаОт планового
1Среднесписочная численность788079+1-1
2Средняя выработка одного сотрудника в год:
дней238247240+2-7
часов187619631900+25-63
3Средняя продолжительность рабочего дня, час7,887,957,92-0,03+0,04
4Фонд рабочего времени, час146284157092150163-3879-6929
5Отработано сверхурочно, час70190120+190

 

Программы для анализа продуктивности (системы учета рабочего времени на примере Bitcop)

система учета рабочего времени Bitcop

Мы подошли к вопросу о том, как сегодня оптимально вести расчет трудовой производительности в аспекте затрат рабочего времени с учетом потерь и в количестве и в результате. Точные цифры тоже жизненно необходимы бизнесу. Но не менее важно отслеживать тех специалистов, которые вместо исполнения должностных обязанностей переписывается с друзьями в Telegram или смотрит видео Вконтакте.

Многие руководители, стремясь к формализации отчетов, забывают их суть. Какие бы среднесуточные параметры вы не высчитали, они не покажут, насколько специалист мотивирован, компетентен и нацелен на результат. Это можно понять только в том случае, если вы отслеживаете его рабочее время за корпоративным ПК на протяжении всего дня. Тут не нужна статистика за год и не важно, какой метод вы применяете. Специализированный софт с показателями анализа рабочего времени предоставляет следующие возможности:

  • Программа автоматически фиксирует периоды активности и простоя, отмечает момент начала и завершения работы, оценивает интенсивность деятельности специалиста.
  • Данный софт фильтрует и разбивает по категориям приложения, сайты и документы, которые использовал специалист. Администратор может заблокировать выбранные сайты и софт.
  • В виде наглядных диаграмм ПО предоставляет полную структуру рабочего времени специалиста за отчетный период. Возможна отправка внеочередных отчетов и предупреждений руководителю
  • Детализированный хронометраж позволяет определить, как долго и что именно специалист делал в той или иной программе. Решение делает скриншоты экрана с заданной периодичностью или в ответ на определенные события.
  • Мониторинг поисковых запросов и кейлоггер фиксируют активность клавиатуры – интересы специалиста и его действия в рабочее время полностью прозрачны для руководства.
  • Работа софта не видна специалисту, она никак не влияет на производительность его компьютера. Администрирование и доступ к отчетности можно гибко настраивать через назначение профилей и предоставление прав.
  • Программа обладает высокой степенью защиты от несанкционированного выключения и внешнего воздействия. Ее удобно использовать при сотрудничестве с удаленными специалистами.

 

В качестве примера анализа и оценки рабочего времени на предприятии мы взяли конкретное решение – Bitcop. Это не тайм-трекер, не DLP-система, не CRM. Это комплексный софт, который ориентирован на тотальное отслеживание активности специалистов на местах и удаленно. Программу можно интегрировать с теми же DLP и CRM, она частично перенимает их функции. Bitcop не заменяет специфическое решение для предотвращения утечек информации, но успешно дополняет его.

У программы есть и другие возможности, которые позволяют легко и удобно определять временны́е затраты персонала на решение тех или иных задач и выявлять любые деструктивные предпосылки, снижающие его результативность (включая поведенческие). Численность работников не важна, как и численность любых других переменных, включая количество и типы выпускаемой продукции. Это универсальное решение, которое подойдет для любого бизнеса.

Вывод

Существует много методов и практик по анализу рабочего времени специалистов в компании. Конечная цель любого подхода в том, чтобы понять, почему происходит снижение выработки продукции или наоборот – повышение ее количества, в проекции на работоспособность, профессионализм и квалификации отдельных специалистов, бригад, цехов, компании как таковой.

Выявив причины потерь и слабые места за отчетный период (например, год), легко их нивелировать и обеспечить неуклонное повышение целевого рабочего показателя. Для этого можно применять всевозможные таблицы и системы расчетов, включая натуральный, трудовой и стоимостный подход. Те или иные моменты учитываются или игнорируются, исходя из управленческой концепции и особенностей фирмы.

 

Наибольшую результативность демонстрирует программный вариант – когда руководство использует специализированные решения. Выше мы привели возможности таких решений на примере Bitcop. Это позволяет подойти к вопросу отслеживания активности специалистов комплексно, не оставляя белых пятен, а также контекстов и сегментов, которые ранее находились вне поля зрения руководителя.