Главная / Блог / Цели и задачи проекта

Цели и задачи проекта

 07.11.2022      443

Цели и задачи в проекте

 

Эффективное целеполагание ― это один из тех навыков, без которых нельзя с успехом управлять проектами компании. Чтобы его освоить, нужно понять, в чем отличие целей от задач, и какие ключевые критерии используются для оценки их качества. Об этом мы поговорим в данной статье. Здесь же расскажем о том, как избежать ошибок, мешающих достичь цели проекта и подробно остановимся на том, какими бывают методики целеполагания.

Что такое задачи проекта

Грамотная постановка целей проекта ― первый шаг на пути к достижению конкретного результата. Об этой прописной истине менеджеры часто забывают, что и приводит к нерациональной трате производственных ресурсов компании. Если же сформулировать основные цели и задачи проекта еще на начальном этапе, то это повысит продуктивность работ, а также поможет их провести в соответствии с общей стратегией развития предприятия.

Понимая, как должен выглядеть итоговый результат, управленец сможет наиболее точно определить направление для дальнейших шагов и сумеет донести свое представление о необходимых итогах до остальных членов команды. Подобный подход даст свои преимущества.

  1. Возможность объективного контроля за ходом проекта, качеством организации текущих процессов.
  2. Повышение мотивации внутри команды.
  3. Возможность для подробного анализа результатов работы и поиска путей оптимизации.

 

Постановка целей и определение задач проекта ― это, безусловно, значимые этапы планирования производственной деятельности внутри компании. Но не всегда ясно, что же именно скрывается за этими понятиями. В некоторых случаях цели и задачи проекта могут считаться синонимами, если речь идет о формулировке общего результата, которого необходимо достигнуть в завершении работ. Но чаще всего объектом данной терминологии являются разные уровни планирования, об отличиях которых и будем говорить дальше.

Цели и задачи проекта: в чем разница?

Стратегическое управление проектами включает в себя множество взаимосвязанных элементов. Эта работа требует понимания основ эффективного планирования. Успешному project-менеджеру стоит знать, как определить главную цель проекта, а также как вычленить из множества разрозненных потребностей организации дополнительные векторы развития. Нелишним будет понимать, как принципы современного кадрового менеджмента могут улучшить процесс выполнение поставленной задачи. Подобные навыки вырабатываются с опытом, нуждаются в обширной профессиональной подготовке, начать которую стоит с изучения базовой терминологии.

Цель ― это главная миссия проекта, вариант решения актуальной для бизнеса проблемы. Например, в роли приоритетного направления развития компания может определить необходимость повышения количества обращений через сайт. Это и будет являться основным замыслом. Задачами же данного проекта станут более подробные и конкретные меры. Именно от их выполнения будет зависеть скорость достижения желаемого результата. Так, в проекте по повышению числа онлайн-обращений, который мы выбрали как пример целеполагания, в роли конкретных шагов могут выступать следующие меры.

  1. Вывод сайта компании в ТОП поисковой выдачи.
  2. Улучшение юзабилити корпоративного веб-ресурса.
  3. Внедрение кнопки обратного звонка на главной странице сайта организации.
  4. Оптимизация работы онлайн-консультантов и т.д.

 

Все это ― небольшие, но обязательные шаги. Без их исполнение не получится достичь желаемого результата по росту количества лидов.

Стоит особо подчеркнуть, что ключевые установки, заданные в рамках проекта, всегда должны быть подчинены стратегии развития бизнеса. Они находятся на уровень выше промежуточных задач, то есть являются для организации более приоритетными и крайне редко меняются в ходе осуществления согласованного плана действий.

Как правильно определить цели проекта?

ошибки при формировании цели

Планирование производственной деятельности компании требуется осуществлять поэтапно. На первом базовом уровне определяется цель проекта. Она должна быть конкретной, понятной и полезной. Подобные критерии стоит обязательно учитывать при установке цели проекта, но они являются далеко не единственными. Еще есть требования о возможности измерить цель, ограниченности во времени, реалистичности. Если вы не знаете, как определить цель, отвечающую всем этим параметрам, ответьте на максимальное число вопросов из списка ниже. Они помогут описать миссию проекта наиболее полно.

  1. Что нужно сделать для развития бизнеса в желаемом направлении? Почему именно сейчас?
  2. Каким образом актуальная для команды проблема должна быть решена?
  3. Насколько важно достижение ключевого замысла проекта? Почему?
  4. Когда команде необходимо завершить работы по проекту?
  5. Есть ли достаточные ресурсы для того, чтобы успеть добиться желаемого результата точно в срок?
  6. По каким критериям нужно будет контролировать точность выполнения поставленных задач и оценивать качество проведенных работ?
  7. Что может помешать достигнуть замысла?
  8. Все ли сотрудники организации понимают основные задачи работ и цели проекта? Согласны ли они с ними?
  9. Кто из команды будет контролировать продвижение проекта и его отдельных частей?
  10. Чего нельзя допустить в процессе проведения работ по проекту?

 

Подробно ответив на все эти вопросы, можно будет сформулировать детальное описание того результата, который должен быть достигнут организацией. С помощью небольшого анкетирования вы сможете поставить цель, в полной мере отвечающую 5 основным критериям.

  1. Рентабельность. Еще на этапе планирования важно точно определить уровень затрат и получаемой прибыли. Если себестоимость реализации проекта будет выше ожидаемых выгод, то от проведения дальнейших работ стоит отказаться.
  2. Достижимость. Не надо ставить цели, которые заведомо невозможно выполнить. Это приведет к пустой трате времени и сил и снизит мотивацию внутри команды.
  3. Конкретика. Итог, которого нужно добиться в конце проекта, должен быть измеримым и понятным каждому сотруднику, привлеченному к выполнению заданий. Перед тем как написать подробный план действий и начать контролировать его выполнение, убедитесь, что видение желаемого результата доведено до всех причастных лиц. Вы можете привлекать участников рабочего процесса к самой постановке задач. Это поможет найти новые способы по эффективности взаимодействия сторон, сделает уровень доверия между участниками проекта еще выше.
  4. Ограниченность во времени. Команда должна понимать, к каким срокам требуется исполнение данных поручений и завершение всех работ по проекту.
  5. Ответственность. Для каждого производственного участка определяется лицо, которое будет следить за исполнением утвержденных регламентов и конкретного плана действий. Этот сотрудник решает, какие именно шаги нужно предпринять для получения высокого результата в своей зоне ответственности. Он помогает контролировать ход выполнения проекта и отвечает на сопутствующие организационные вопросы.

 

К непосредственной постановке задач и выбору путей решения стоит приступать только после определения цели проекта и ее утверждения. Созданный на ее основе список мер и шагов, обязательных к исполнению, поможет правильно структурировать работы в плане действий для конкретных подразделений и участников команды. В этом документе обычно указывают все нюансы и проблемы, способные повлиять на результат, описывают хронологию выполнения тех или иных процедур, формулируют прогнозы и составляют список мероприятий, призванных предотвратить возможные срывы сроков из-за влияния факторов внешней или внутренней среды, других непредвиденных обстоятельств.

Чтобы достигнуть намеченного результата максимально быстро и с минимальными затратами, важно предельно четко сформулировать цель и задачи развития проекта, описав в них как можно больше значимых деталей. Сделать это будет проще, если работать в направлении от общего к частному, не пропуская промежуточных этапов подготовки. Именно поэтому вначале определяются основные цели, а затем осуществляется постановка задач для реализации проекта.

Пирамида целей и ее базовые принципы

Пирамида целей

Техники и методы целеполагания разнообразны. Среди них есть и так называемая пирамида целей. Она подразумевает разделение используемых ориентиров по уровням значимости. Чтобы понять, как составить подобную пирамиду, нужно ознакомиться с теми ступенями, которые обычно в ней представлены.

  1. Видение компании. Тот исход, который отвечает представлению руководства о вершине развития бизнеса. На данном уровне формируется идеальный образ компании, которого нужно достигнуть.
  2. Миссия. Объединяет ценности бизнеса и реальные намерения по его развитию. На основе установок данного уровня обычно разрабатываются внутрикорпоративные положения и стандарты, исполнение которых считается в команде обязательным.
  3. Стратегические цели. Задают вектор для развития в области финансового управления, распределения внутренних ресурсов, расширения каналов сбыта. Понятие стратегических установок определяет приоритетные направления для дальнейшего роста и расширения бизнеса.
  4. Задачи проектов. Затрагивают работу конкретных отделов и сотрудников, выполняют функцию ориентира. На их основе осуществляется оперативный промежуточный контроль над тем, как происходит воплощение намеченных планов.

Пирамида целей не поможет разом увеличить производительность труда. Она больше нужна для согласованной реализации разных элементов бизнес-стратегии, которая рассчитана на долгий путь развития. Внедрив пирамиду целей в повседневную деятельность и текущий управленческий процесс, можно обеспечить максимальную концентрацию усилий в конкретном направлении. С ее помощью вам будет проще ставить задачи в соответствии с утвержденным вектором развития и избегать конфликта интересов между проектами.

Постановка SMART-целей

SMART-цели

SMART ― это аббревиатура, описывающая технику формирования цели проекта. Благодаря использованию данной методики, задачи становятся максимально реалистичными и конкретными.

 

Буква внутри аббревиатуры SMART обозначают свои критерии, которым должна соответствовать достижимая цель работы. Их расшифровка и все вспомогательные вопросы представлены в таблице ниже.

Элемент аббревиатурыПереводРасшифровкаКонтрольные вопросы
SpecificКонкретностьПоставленная задача должна иметь четкую связь с тем проектом, которым вы занимаетесь.Какого итога нужно добиться? Почему он важен именно сейчас?
MeasurableИзмеримостьЗадача проекта должна иметь свои критерии, по которым можно понять, выполнена ли она, и в каком объеме.Какие KPI нужно получить по завершении всех работ?
AchievableДостижимостьЦель и задачи, подчиненные ей, должны быть выполнимы.Какие ресурсы и средства нужны для достижения цели? Есть ли они в наличии?
RelevantСоответствие стратегическим планам и целям компанииПоставленная на этапе разработки проекта задача не должна противоречить видению, ценностям, стратегии и другим интересам бизнеса.Поможет ли решение этой проблемы в развитии компании? Каким образом?
Time boundОграниченность во времениДолжны быть установлены четкие сроки, к которым нужно добиться желаемого результата; ограничение по времени устанавливается на основании актуальных бизнес-потребностей и имеющегося материального обеспечения.К какой дате или за какой промежуток времени выполнение намеченного плана требуется завершить?

 

Постановка целей проекта по технике SMART имеет свои плюсы и минусы. Из основных преимуществ методики, стоит выделить следующие особенности.

  1. Определенность. Отвечая на вопросы, предусмотренные данным способом, вы можете сформулировать четкие и понятные цели и задачи в рамках конкретного проекта, что уже является залогом выбора эффективных действий и успешности всего процесса.
  2. Универсальность. Методология подходит как для личного, так и для корпоративного планирования. Алгоритм SMART применим для установления целей проекта любого масштаба и специфики.
  3. Возможность для повышения мотивации. Имея конкретное задание, которое нужно сделать к определенному сроку, сотрудники лучше понимают свою роль в достижении общих целей компании.
  4. Прозрачность. Технология позволяет регламентировать деятельность сотрудников, экономит время и ресурсы.

 

Цель в проекте ― это базовый ориентир для дальнейшего движения. Если он сформулирован по технике SMART, то уже содержит часть плана по достижению искомого результата. Это весьма удобно, но в некоторых случаях может оказаться лишним, так как исключает возможность для быстрой адаптации к изменению внешних или внутренних условий.

 

Алгоритм SMART имеет несколько слабых мест.

  • Сложность сопоставления с крупными стратегическими целями.
  • Нет учета влияния ежедневной рутины и возникающих сиюминутных поручений, из-за чего невозможно правильно контролировать ход всех процессов.

Чтобы добиться максимальной пользы от SMART-целей, не пренебрегайте промежуточным контролем. Старайтесь периодически сверяться с текущим уровнем выполнения задач, делитесь промежуточными итогами с сотрудниками, что поможет повысить их мотивацию. Старайтесь сохранить гибкость, чтобы иметь возможность корректировки целей, если вдруг потребности компании изменятся или возникнут новые неучтенные обстоятельства.

Причины, мешающие достижению целей и задач

Целеполагание ― сложный и ответственный процесс. Ошибки, допущенные в нем, приведут к увеличению сроков реализации проекта, нарушению рамок бюджета или снижению качества результата. Такому исходу может способствовать одна из следующих причин или их комплекс.

  1. Ошибочное понятие задач и целей проекта, их размытость и чрезмерная обобщенность.
  2. Огрехи в расчетах требуемого объема работ и оценке рисков.
  3. Отсутствие нужных сотрудников и материалов конкретного вида.
  4. Низкая мотивация персонала, задействованного в работах.
  5. Отсутствие единого понимания, что именно является конечной целью проекта.
  6. Плохая информационная поддержка участников работ.

 

Чтоб заметить какой-либо из сбоев необязательно проводить тщательных исследований. Их можно будет выявить уже на начальных этапах проведения запланированных мер и шагов. Если не принять необходимых усилий по устранению выявленного диссонанса, он будет только расширяться и множиться. Поэтому грамотное целеполагание должно использоваться совместно с инструментами операционного контроля и эффективного управления персоналом.

Заключение

Мы выяснили, что значит умение правильно ставить цели, насколько этот навык важен в системе управления. Поговорили о значимости целеполагания в коммерческом успехе бизнеса, выяснив, что хорошо разработанная стратегия и план ее реализации могут стать не просто руководством к действию, но и источником вдохновения для неустанной эффективной работы.

Чтобы тот итог, который в плане проекта является желаемой целью, был достигнут в полном объеме, он должен быть понятным, прозрачным, релевантным другим интересам бизнеса. Важно донести его видение и значимость до всех участников рабочего процесса. Только в этом случае удастся правильно выстроить эффективный алгоритм действий и добиться максимальной отдачи от коллектива, где каждый понимает свою роль в реализации утвержденной стратегии.