Как измерить и повысить операционную эффективность?

На уровне руководства организации широко используют термин «операционная эффективность». Он оценивает эффективность операций, которые во многом зависят от того, насколько эффективно компания функционирует и использует свои ресурсы.

С точки зрения бизнеса, знание коэффициента операционной эффективности позволяет оценить тенденций развития вашей компании.

В этой статье мы ответим на важные вопросы: как вычислить операционную эффективность и что можно сделать для ее повышения?

Что такое операционная эффективность?

Потери — это любая деятельность, которая увеличивает затраты, но не создает ценности. Могут быть два типа расточительной деятельности:

Любая эффективная компания, стремится к росту и развитию, ищет способы сократить потери ресурсов и энергии.

Как измерить операционную эффективность?

Хотя не существует единой надежной формулы для измерения операционной эффективности компании, рассмотрим надежный способ рассчитать данный показатель.

Операционную эффективность можно измерить, сравнив соотношение затрат и результатов процессов компании. Распространенная ошибка при измерении эффективности заключается в том, что принимают во внимание только входные данные. Например, затраты и количество человеко-часов, необходимых для производства одной единицы продукции. Но это не показывает всей картины.

Вместо этого следует рассматривать различные показатели эффективности с точки зрения ввода и вывода ресурсов.

Хотя показатели могут различаться между отраслями, как правило, они следующие:

Понятно, что любая компания заинтересована в том, чтобы произведенная продукция превышала производственные затраты. Кроме того, чем ниже соотношение затрат и результатов, тем эффективнее компания генерирует свой доход (при условии, что качество продукта или услуги остается высоким).

Для расчета, вы можете использовать формулу для определения коэффициента операционной эффективности:

 
где:
Kоэ — коэффициент операционной эффективности организации.
ОР — операционные расходы обычно включают такие вещи, как коммерческие и административные расходы, заработная плата, канцелярские товары, обслуживание систем и машин и многое другое.
СРП — себестоимость реализованной продукции включает прямые затраты на оплату труда, прямые материальные затраты, расходы на содержание и ремонт оборудования, аренду производственных помещений и заработную плату производственного персонала.
ЧОП — чистый объем продаж рассчитывается: валовой объем продаж за вычетом возвратов, надбавок и скидок.

Для примера сделаем расчет по данной формуле:

Компания ООО “Импульс” достигла в 2021 году объеме чистых продаж в размере 3 200 000 рублей, общая себестоимость продукции составила 1 900 000 рублей, а операционные расходы в размере 600 000 рублей за 12 месяцев. Так, коэффициент его операционной эффективности за период рассчитывается следующим образом:

Коэффициент операционной эффективности компании ООО “Импульс” составляет 0,78 или 78%, что означает, что ее операционные расходы составляют 78% от чистой выручки. Другими словами, 78 копеек с каждого рубля, заработанного компанией, составляют затраты на получение дохода.

Как повысить эффективность работы?

Если метрики операционной эффективности для вашей компании ниже планового значения, вы можете использовать различные способы для ее повышения.

На первом этапе, требуется глубокий анализ повседневных процессов и операций в вашей компании на предмет поиска узких мест. Этот процесс достаточно трудоемкий, но для улучшения крайне важно изучить, как ваша компания организует свою работу. Часто благодаря оптимизации небольших процессов компании находят более эффективные способы функционирования.

Вот несколько приемов повышения операционной эффективности в вашей компании:

Автоматизировать

Независимо от того, представляете ли вы компанию-разработчика программного обеспечения или занимаетесь производством, существуют административные обязанности, требующие вашего времени и энергии. Мы не говорим, что вы должны бросить всю административную работу. Без этого компания не может функционировать. Однако есть способ тратить меньше времени и сил на рутинные задачи — автоматизация.

Сегодня почти каждую повторяющуюся задачу в деловом мире можно автоматизировать. Существует большое разнообразие доступных инструментов и программного обеспечения. При правильном подходе в их поиске, вы обязательно найдете то, что идеально соответствует вашим потребностям.
Начните с таких простых вещей, автоматический учет рабочего времени, начисление заработной платы, электронная почта и push-уведомления, и посмотрите, как это экономит время и энергию каждого.

Устранение узких мест

Еще одним потенциальным препятствием, снижающим операционную эффективность вашей компании, являются узкие места процессов. Это этап работы, на котором поступает больше запросов, чем он может обработать при работе с максимальной нагрузкой, что приводит к задержкам и стоит вашей компании дороже, чем предполагалось.

Первым шагом в избавлении от узких мест является их выявление. Это самая сложная часть, требующая глубокого анализа процессов и больших временных затрат.

Если на этапе анализа вы выявили определенный уровень непредсказуемости в рабочем процессе компании, это первый признак того, что у вас может быть узкое место в рабочем процессе. Это может быть неэффективное сотрудничество, отсутствие правильных инструментов или плохое управление персоналом. Чтобы определить, где находится перегрузка, можно использовать несколько методик, например, метод «5 почему», картографирование процессов и другие.

Важность здоровой корпоративной культуры

Пересмотр и изменение корпоративной культуры — еще один способ повысить эффективность работы.

Перегруженные работой сотрудники не могут добиться максимальной производительности, как бы они ни старались. И это понятно – у людей есть пределы энергии, как физической, так и умственной.

Данные исследования института Гэллапа доказывают, что сотрудники испытывающие профессиональное выгорание стоят 34 000 рублей из каждых 100 000 рублей зарплаты из-за отсутствия вовлеченности. Плюс текучесть таких кадров повышается на 260%, что требует дополнительных затрат в размере от 50% до 200% от зарплаты работника.
Грамотным решением в этой ситуации, является переоценка культуры вашей компании:

Инвестируйте в обучение сотрудников

Современные практики в бизнес-среде быстро развиваются, появляются новые инструменты автоматизации и ваши сотрудники не всегда могут иметь доступ к наиболее эффективным методам работы. Это может негативно сказываться на эффективности операций организации.

Задача менеджера состоит в том, чтобы предоставить работникам доступ к регулярному обучению и следить за тем, чтобы они были в курсе того, как использовать системы, действующие в вашей компании.

Программы наставничества и коучинга также являются хорошим вложением средств в повышение эффективности и продуктивности сотрудников, особенно на начальных должностях. Новички могут быть полны энтузиазма, но не иметь необходимых знаний. Таким образом, поддержка и руководство — отличный способ повысить эффективность их работы.

Установите KPI правильно

Когда вы стремитесь сделать операции в своей компании более эффективными, возможность отслеживать производительность труда имеет решающее значение. А расплывчатые цели усложняют процесс оценки. Итак, решение — установить стратегические KPI (ключевые показатели эффективности) для каждой области вашего бизнеса.

Полезным подходом к установке KPI является метод SMART. В соответствии с ним KPI должен быть:

Вывод

Измерение операционной эффективности вашей компании и анализ результатов требуют времени и энергии, но это необходимая задача для любого растущего бизнеса. Повышение операционной эффективности заключается не только в сокращении затрат. Речь идет об анализе того, как в целом выполняется работа в компании, и попутном изучении культуры, организационной структуры и политик компании.

Кроме того, влияние более эффективных операций в компании выходит за рамки простой экономии денег.

Производительность сотрудников также улучшается от более организованной рабочей среды — они становятся более продуктивными и заинтересованными, что приведет к лучшим результатам.
В компании, которая работает стабильно, есть возможность сосредоточиться на росте бизнеса и внедрении инновационных стратегий.