Главная / Блог / Методы выявления и минимизации текущих потерь рабочего времени на предприятии 

Методы выявления и минимизации текущих потерь рабочего времени на предприятии 

 06.07.2021      356

Потери рабочего времени

 
Выявление причины потерь рабочего времени относится к перечню ключевых задач руководителя в организации. Потому что ни один сотрудник не тратит 100% трудового дня на работу. Причины непроизводительных затрат рабочего времени имеют собственную типологию, существуют способы, помогающие провести их расчет и минимизацию.

Нерациональные потери рабочего времени есть всегда, их полная ликвидация невозможна. Но возможно изучение трудовой деятельности сотрудников с целью уменьшения нетрудовых потерь рабочего времени через проведение релевантных мероприятий. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие бывают предпосылки, виды затрат рабочего времени, как выполнять их расчет и какие методы нивелирования ежедневных потерь сотрудниками рабочего времени наиболее эффективны.

Что такое потери рабочего времени: основные определения

Рабочее время – это часть трудового дня, арендованная работодателем. В противовес личному времени рабочее время специалиста используется для решения текущих задач в организации, исполнения им прямых должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. Это определяется договором, работодатель платит работнику за время, которое идентифицируется как трудовой день.

Потери рабочего времени на предприятии идентифицируются как промежуток трудового дня, в который сотрудник по тем или иным причинам не исполняет свои должностные обязанности. В эти часы он может осуществлять широкий перечень сторонних действий. Опоздания, ранние уходы, затянувшиеся обеденные перерывы, общение с друзьями в мессенджерах и социальных сетях, просмотр развлекательных сайтов – всё, что не относится к понятию «работа» в структуре дневного распорядка специалиста, определяется как потери рабочего времени в компании.

Мероприятия по устранению потерь рабочего времени направлены на то, чтобы определить нерациональные индивидуальные и общие потери и минимизировать их. Почему минимизировать, а не устранить полностью? Потому что даже при самой эффективной системе контроля руководитель не может отследить всё время сотрудника за трудовой день. Всегда есть непрогнозируемые факторы (о них мы поговорим ниже), поэтому речь идет о понятии «минимизация», а не «ликвидация» потерь рабочего времени сотрудника.

Виды потерь рабочего времени

Эффективное устранение потерь рабочего времени начинается с понятия «показатели потерь», именно их нужно выявить и посчитать. Для этого необходимо знать, какой типологически может быть потеря времени в организациях за трудовой день. Существует несколько типологий для понятия «потеря трудового времени штатным работником». В масштабе показатели потерь рабочего времени могут быть такими:

  • Плановые (нормируемые). Это такие потери актуального рабочего времени в организациях, которые учтены руководством и внесены в план. К примеру – если один сотрудник заболел, его работа распределяется среди наиболее компетентных работников. Это тоже приводит к нерациональным затратам времени, но зато работа не останавливается. Таково наиболее рациональное тактическое решение. Также примером могут служить дополнительные перерывы, регламентированные уставом компании.
  • Внеплановые (ненормируемые). Такие потери рабочего времени на предприятиях относят к акцентированно-непродуктивным, их трудовой устав и структура дня не предусматривают. Такими потерями рабочего времени как раз является общение в мессенджерах, просмотр фильмов, затянувшийся обеденный перерыв. Для сокращения потерь рабочего времени данного типа вводится специализированная система контроля (о ней ниже).

 
Для эффективного сокращения потерь рабочего времени важно понимать, о каких именно утратах мы говорим. Что стало их предпосылкой, как они влияют на работоспособность сотрудников? Качественная оценка ситуации для рассмотрения трудовых потерь учитывает еще одну типологию:

  • Внутрисменная потеря. Время сотрудника за трудовой день использовано непродуктивно лишь частично. Например, он часто ходил курить, общался с коллегами у кулера отнюдь не по рабочим темам. Внутрисменное потерянное время нужно обязательно выявить и пресечь подобные действия в будущем.
  • Целодневная потеря. В этом случае потеряны все или почти все часы сотрудника за трудовой день. То есть работа не была выполнена в принципе. Чаще всего такая потеря времени сотрудника обуславливается глобальными сбоями в бизнес-процессах. К примеру – не было поставки сырья или критически важный кадр внезапно уволился.

 
Для минимизации потерь и непроизводственных затрат рабочего времени нужно сначала выявить их причину. Необходимо понять, почему произошла утрата, на что были в итоге израсходованы рабочие часы. Причину нужно устранить в любом случае, но если трудовой день рабочих был скорректирован не по их вине, несправедливо применять к ним санкции.

С точки зрения структуры потенциальных потерь рабочего времени сотрудников, предпосылки всех потерь за трудовой день можно разделить на три группы:

  • Законодательно-нормативные. К этому виду потерь относят все потери за трудовой день, обусловленные факторами и состояниями в соответствие с нормативно-правовыми документами. К таковым можно отнести, например, больничный, декрет и отпуск.
  • Обусловленные производственной необходимостью. Внезапная поломка оборудования, брак, отключение электричества в течение длительного периода, командировки сотрудников – примеры таких причин. Их достаточно легко выявить и провести исследование.
  • Нарушение трудовой дисциплины. Потери рабочего времени на предприятиях, относящиеся к этому типу, часто определяют, как «человеческий фактор». Это те самые прогулы и мессенджеры. Сокращение потерь рабочего времени за счет нивелирования человеческого фактора – главный аспект в ликвидации простоев за трудовой день в целом.

 

Любой нерациональный трудовой период, в течение которого работа выполнялась частично или не выполнялась вовсе, подлежит устранению в момент выявления. Оптимально, чтобы корректировка таких моментов происходила автоматически. Для этого можно использовать разные методы.

 

Как посчитать потери рабочего времени

Учет времени

Как потеря текущего рабочего времени классифицируется любая потеря, при которой время расходовалось не на работу. То есть работа не выполнялась. Посчитать время в течение трудового дня, которое справедливо отнести к непродуктивно потраченному, можно разными методами.

Во многих организациях расчет и учет потери рабочего времени сотрудников является индивидуальным решением. В том смысле, что руководство использует свои оригинальные методы контроля и свой подход к снижению того, что определяется как непроизводительные траты времени.

Потери рабочего времени в компании чаще всего оценивают по формулам. Есть формулы универсальные и индивидуальные. Их задача – не оценить производительность труда в компании, а посчитать время, которое было затрачено работником на всё, что не касается понятия «работа» в соответствие с его трудовой деятельностью. Сейчас мы рассмотрим примеры формул, которые помогут в изучении текущих потерь рабочего времени.

Потери рабочего времени формулы для подсчёта

Снижение эффективности бизнес-процессов зачастую является следствием ситуации, когда происходит рост непродуктивной деятельности сотрудника (сотрудников). Для математической оценки непродуктивности выявляется специальный коэффициент. Оптимально высчитывать три коэффициента:

  • К1 – коэффициент непродуктивного периода, возникшего по организационно-технической необходимости;
  • К2 – коэффициент непродуктивного периода, возникшего вследствие нарушения трудовой дисциплины сотрудниками;
  • К3 – суммарный коэффициент, образовавшийся вследствие сложения двух предыдущих коэффициентов.

Расчет К1

К1 = ВУ х ВС,

где:
К1 — требуемая величина,
ВУ – время, утраченное по причине организационно-технической необходимости,
ВС – время смены, определенное нормативно.

Расчет К2

К2 = ВН / ВС,

где:
К2 – требуемая величина,
ВН – время нарушения, то есть время, потраченное непродуктивно из-за человеческого фактора,
ВС – время смены, как в предыдущей формуле.

Расчет К3

К3 = (ВУ + ВН + (ПОФ + ПОН)) / ВС х 100,

где:
ПОФ – период отдыха фактический,
ПОН – период отдыха по нормативу, остальные пункты соответствуют пунктам в предыдущих расчетах.

Расчет без коэффициента

Выявить потери актуального рабочего времени работников в течение вариативного периода (например, года), можно по альтернативным формулам. Есть две универсальные формулы, которые подойдут для выявления и в дальнейшем  устранения периодов, связанных с потерей рабочего времени работников:

  • Ф1 = (СП – СФ) х СГ х КС,
    где:
    СП – продолжительность смены по плану,
    СФ – фактическая продолжительность смены,
    СГ – число смен в год,
    КС – количество специалистов.
  • Ф2 = (ЧП – ЧФ) х КС
    где:
    ЧП – количество часов, отрабатываемых по плану на одного сотрудника в год,
    ЧФ – фактическое количество часов, которое один сотрудник отработал за год,
    КС – количество сотрудников.

Эти формулы – лишь часть оценки нерациональных временных затрат. Они дают «голые» цифры, но не говорят, что повлияло на непродуктивное применение рабочего времени для того или иного сотрудника.

 
При этом мероприятия по устранению потерь рабочего времени должны быть релевантны специфике вашей компании. То есть потери рабочего времени на предприятиях могут нивелироваться разными подходами. Метод ликвидации непродуктивных временных затрат , оптимальный для одного производства, вполне вероятно не будет оптимальным для другого. Если это не касается программных решений, о которых мы поговорим ниже.

На данный момент важно понять, что вопрос, как посчитать потери рабочего времени, имеет множество вариантов ответа. Но в целом контролировать персонал в аспекте продуктивности/непродуктивности времени можно двумя методами:

  • Делать это вручную, используя комплекс приложений, включая калькулятор, календарь, трекер задач и тд.
  • Делать это автоматически через специализированный софт вроде Bitcop, ActivTrak, Tmetric, Toggl и аналогов.

 

Анализ потерь рабочего времени

Итак, все ситуации, которые относят к потерям рабочего времени, можно отдельно выявлять и отдельно оценивать. Скажем, вы используете программу из категории «тайм-трекер», и благодаря этому точно знаете, сколько времени у того или иного сотрудника ушло на конкретную задачу. У вас есть расчетные данные и фактические. Если фактический период решения больше расчетного, работник недостаточно компетентен и требуется повышение квалификации, либо он тратит рабочие часы на что-то помимо работы.

Но какая из двух перечисленных выше причин является реальной – специалист «не тянет» или халтурит? Тайм-трекер – не программа оценки факторов, влияющих на течение бизнес-процессов, она не поможет в определении причин, только скажет о самом факте срыва сроков. Можно дополнить трекер системой биометрии и видеонаблюдения. Биометрические замки не позволят специалистам перемещаться по территории компании вне пределов своей компетенции, а в сочетании с КПП дадут точные данные о том, когда кто прибыл на работу и когда ушел домой.

Видеокамеры покажут, что делал специалист в курилке – просто убивал свое здоровье или попутно общался с коллегой, ввиду чего вместо пяти минут перерыв занял полчаса. Комплексный подход поможет в выявлении причин, но у него есть свои проблемы. Главная из них – вы всё равно не знаете, что ваш специалист делает за рабочим ПК. А ведь исследования показывают, что наивысший процент потерь рабочего времени (до 90%) составляют потери от взаимодействия с нецелевыми сайтами и приложениями за компьютером.

Это закономерно, потому что на рабочем месте у всех специалистов сегодня есть доступ к интернету. В этом контексте те же социальные сети являются запретным плодом. Да, каждый понимает, что они заставляют тратить время впустую (рабочее время!). Но от этого вдвойне желаннее полистать новостную ленту в Инстаграме или ВК. Для устранения данного фактора в трудовой период эффективнее всего использовать системы отслеживания рабочего времени и контроля.

Системы отслеживания и контроля времени специалистов

Bitcop трекер

Систем учета времени сотрудников с интегрированными методами контроля довольно много. Некоторые мы уже упомянули. Это не тайм-трекеры и не электронные производственные календари. А многофункциональные и универсальные решения. Их возможности проще всего рассмотреть на примере конкретного софта. Возьмем решение от Bitcop, одного из наиболее востребованных производителей в сегменте:

    1. Учет отработанного времени на основании нескольких метрик для каждого специалиста. Учитывается время начала работы, время завершения, все простои и периоды нерационального использования временных ресурсов. Оценивается общая активность и интенсивность по периодам в течение трудового дня и часов, затраченных на работу.
    2. Анализ продуктивности рабочего времени. Система анализирует активность пользователей в течении трудового дня и определяет с какими именно программами, приложениями и веб сайтами взаимодействовал пользователь, а на основании заложенного алгоритма определяет продуктивно или не продуктивно сотрудник использовал отработанное время.
    3. Все программы, которые запускает работник, и все сайты, которые он посещает, фиксируются и автоматически анализируются системой. Руководитель может вручную блокировать доступ к определенным сайтам/приложениям. В ответ на запрещенные действия можно настроить формирование автоматического отчета со скриншотом экрана и пересылкой на почту руководителя.
    4. Хронометраж и структура дня в форме простых и наглядных графиков отражают всю работу специалиста. То есть вы точно знаете, когда он занимался своей работой, а когда нет. Буквально – до минуты. Всё это программа сама компонует в отчеты по дням и неделям с заданным уровнем детализации. Плюс оперативные сводки в режиме «здесь и сейчас».
    5. В Bitcop есть встроенный трекинг задач, мониторинг поисковых запросов и другие возможности, которые есть у многих современных приложений данной категории. Например, встроенная защита от инсайдерских сливов, которая не нивелирует факт потери рабочего времени на предприятиях, но успешно защитит от утечки корпоративных данных, которая в будущем может иметь крайне масштабные и негативные последствия для вашей компании.
    6. Решение эффективно применимо для контроля за потерей рабочего времени на предприятиях в том числе потому, что у него есть скрытый режим. В этом режиме софт не виден пользователю и никак не отражается на функционировании системы. При этом руководителю не обязательно скрывать факт наличия программы. Это само по себе станет важным сдерживающим фактором – когда специалист знает, что любое его действие отслеживается, но не видит самого процесса.

 

Варианты решения проблемы

Зная, как выполняется работа и почему та или иная задача решается плохо, вы можете организовывать мероприятия по устранению потерь рабочего времени. Их можно организовать, только обладая конкретными сведениями, точно зная предпосылки и видя следствия. Конкретных вариантов действия может быть масса, но мы постараемся свести их все к нескольким типологическим группам, исходя из требуемого результата:

  • Снижение нормированных показателей. Рассмотрение ситуации в ряде случаев позволит выявить, что периоды, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком продолжительные. То есть работа может вестись дольше без потери результативности. Значит, снижение потерь рабочего времени можно скорректировать через удлинение периодов труда за счет укорачивания нормативно оговоренных периодов, когда работа не ведется.
  • Снижение нормированных показателей. Рассмотрение ситуации в ряде случаев позволит выявить, что периоды, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком продолжительные. То есть работа может вестись дольше без потери результативности. Значит, снижение потерь рабочего времени можно скорректировать через удлинение периодов труда за счет укорачивания нормативно оговоренных периодов, когда работа не ведется.
  • Увеличение нормированных показателей. Оценка может показать обратный результат – персоналу объективно не хватает перерывов, они просто не успевают поесть, решить личные вопросы, отдохнуть. В этом случае эффективным решением может стать уменьшение периодов активной рабочей деятельности и расширение периодов, когда работа не ведется. Что касается конкретных цифр, то этот момент является индивидуальным, руководителю придется экспериментировать, опираясь на имеющиеся сведения.
  • Внедрение аппаратных решений. Мероприятия по устранению потерь рабочего времени зачастую предполагают использование дополнительных систем, которые влияют на то, как ведется работа. Например, рост потерь текущего рабочего времени может быть нивелирован введением контрольно-пропускных пунктов, уже упомянутых биометрических замков, видеокамер, GPS-трекеров и датчиков топлива для водителей. Внедряемый метод зависит от того, что именно привело к потерям рабочего времени (сюда относятся любые неплодотворные действия специалистов).
  • Внедрение программных решений. Речь идет о первичном анализе производительности труда и подтвержденных потерях рабочего времени. Это как раз та ситуация, когда для качественного выполнения работы потеря времени устраняется за счет софта. Руководитель действует адаптивно. Иногда эффективным методом контроля рабочего времени являются тайм-трекеры. В другой ситуации этого явно будет недостаточно и потребуются комплексные мероприятия по устранению утраты рабочего времени – оптимальным вариантом является внедрение многофункциональных систем (вроде рассмотренного выше).
  • Целевое устранение деструктивных факторов. Отлынивания от работы или потери рабочего времени могут быть связаны с конкретными событиями и явлениями, которые имеют место на производстве. Например, регулярные перебои с поставками сырья, отсутствие кондиционера в рабочем помещении, протекающая крыша в цеху, станок, требующий модернизации, слишком говорливый и экспрессивный работник на ресепшне (да, это тоже проблема). Такие моменты нужно выявлять и оперативно устранять.

 
В дальнейшем, чтобы работа выполнялась каждым специалистом четко в соответствие с трудовой инструкцией, необходимо, исходя из полученной аналитики, использовать широко известный метод кнута и пряника. То есть потеря времени – лишь одна сторона медали, другая сторона – мотивировать персонал использовать на работу оплачиваемое ему время, которое раньше он использовал в личных целях.

Здесь может пригодиться применение формулы расчета по потерям рабочего времени. Но если вы используете Bitcop или аналог, графики дают максимально наглядное представление. Дальше всё просто.

Если специалист четко выполняет должностную инструкцию и не тратит временные ресурсы на что-либо кроме работы, он достоин премирования или иной мотивации (вплоть до официальной благодарности и доски почета).

Если же работник намеренно отлынивает от работы, тратит значительное время на решение личных вопросов, он наказывается штрафом и дисциплинарными взысканиями, вплоть до увольнения. В рамках этой концепции можно применять любой способ сокращения по потерям рабочего времени. Система мотивации «премии/штрафы» работает всегда и везде, при этом в ряде случаев надо принимать в расчет специфику конкретной компании.

Иногда руководители используют оригинальные и эффективные решения. Например, за счет штрафов формируется фонд, из которого выплачиваются дополнительные премии. Это непросто реализовать, зато вы одним выстрелом убиваете двух зайцев. Только учитывайте, что такая концепция должна реализовываться прозрачно. То есть каждый специалист должен знать, за что тот или иной коллега получил бонус или нагоняй от руководства.

 

Как сократить потери рабочего времени

Эта проблема существует в любой компании, вне зависимости от сегмента, числа специалистов и прочих факторов. Решается она стандартным алгоритмом – сначала выполняется анализ и комплексная оценка прямых потерь рабочего времени. Затем вскрываются причины и принимаются релевантные меры. Наиболее эффективным вариантом выступает внедрение специализированного софта, позволяющего контролировать трудовой ресурс пероснала (включая удаленных и фрилансеров).

Когда потеря времени подтверждена, руководитель мотивирует специалиста «больше так не делать». Концепция кнута и пряника выступает оптимальным решением. Это гибкая концепция, которую можно индивидуально подстроить под конкретную компанию. Скорее всего, руководителю придется экспериментировать, пробуя разные методы. Цель – рабочее время как чистый ресурс, который тратится на исполнение должностных обязанностей. Но без фанатизма. Нормальным считается, если работник до 20% рабочего времени расходует не по назначению. Если же он переступил эту границу – руководителю пора действовать.