Блог

Как предотвратить хаос в компании в отсутствие директора?

Blog Single

Вы - директор небольшой или средней компании и собираетесь оставить дела на некоторый срок, уезжая в отпуск или в командировку, либо отправляясь на больничный? Ваши сомнения в том, что бизнес перенесет это безболезненно, вполне оправданы. Давайте рассмотрим, какие меры нужно предпринять, чтобы сгладить возможные негативные последствия от временной бесконтрольности в тех организациях, где на боссе держится все.

Русский менталитет закрепил в себе убеждение, что "делать хорошо" надо только тогда, когда есть тот, кто проверит твою работу. Руководитель фирмы может вполне обоснованно предвидеть снижение темпов бизнеса в период своей отлучки. Не случайно говорится: когда наступает отпуск у директора, отдыхает вся компания. Сотрудники позволяют себе чуть поздней прийти на работу, чуть раньше уйти домой, продлить обед, съездить в город по своим делам, посидеть в Интернете. Конечно, это тормозит основную работу - в текущих делах может накопиться завал, и руководителю по его возвращению в офис придется столкнуться с возникшими неприятностями. Проблема актуальна и для обособленных подразделений небольших фирм - очень часто (и отнюдь не случайно) пик работоспособности их сотрудников приходится на периоды посещений руководителя, а спад - на его отъезды.

Для борьбы с бездельем на время своего вынужденного отсутствия директор может воспользоваться следующими несложными способами.


1. Оставить конкретные поручения, установив дедлайны.

Самый простой способ обеспечить занятость сотрудника - это проговорить те задачи, которые должны быть решены к возвращению руководителя. При отсутствии глобальных поручений стоит хотя бы очертить вехи текущей работы - например, бухгалтер Мария Петровна к определенной дате сдаст квартальную отчетность и подготовит акты сверки по ряду контрагентов.

Если организация небольшая, это можно обсудить с каждым человеком в отдельности. Для более крупных компаний неплохо набросать план работ в разрезе подразделений. Важная деталь: должны быть установлены ориентировочные сроки выполнения (дедлайны) - без них бурное выполнение поручений начнется только после Вашего возвращения! И лучше зафиксировать итоги планирования в бумажном или электронном варианте. Так сотрудники получат перечень обязательных для исполнения задач, который не даст им совсем уж расслабиться. Не забудьте по пунктам проконтролировать исполнение планов, обсудив причины их срыва с теми, кто таковой допустил - в противном случае, при следующем Вашем отъезде никто не примет их всерьез .

2. Назначить ответственных.

Оставить вместо себя одного или нескольких заместителей - верная и часто используемая практика, ведь кто-то же должен решать текущие проблемы и отвечать на вопросы, если начальника нет. Но в данном случае речь идет о более мелком дроблении - в каждой группе сотрудников, решающих сходные задачи, нужно назначить человека, который будет ответственен за общую продуктивность подконтрольной группы, с обязательным отчетом руководителю по его возвращении. В общем случае это могут быть руководители отделов, но структура некоторых компаний подразумевает большую численность департаментов, а контролировать качество работы свыше 10 сотрудников без вспомогательных средств затруднительно.

Человек, назначенный для контроля за такой небольшой группой, будет лично заинтересован в том, чтобы вверенные ему сослуживцы не растрачивали рабочее время понапрасну. Осознавая, что показатели группы влияют на его репутацию, он станет пресекать нарушения трудовой дисциплины. В тех же коллективах, где ответственные не назначаются, весь штат зачастую объединяется под эгидой взаимного покрывательства, и сотрудники при негласной круговой поруке вовсю пользуются отсутствием контроля своей ежедневной деятельности.

3. Осуществлять непрерывный мониторинг рабочего процесса

Если Вам важен не только результат, но и качество самого процесса работы в периоды Вашего отсутствия, можно заранее задуматься о внедрении в компании автоматизированной системы учета рабочего времени.

В предыдущем пункте упоминалось, что деление на небольшие группы с назначением ответственных необходимо для того, чтобы те могли лично контролировать работу вверенных сотрудников, выполняя, при этом, и собственные служебные обязанности без ущерба для своей производительности. Если же в организации действует автоматизированная система контроля персонала, задача ответственных сводится только к реакции на получаемые сигналы о нарушениях и обработке сводной отчетной информации о направлениях растрат рабочего времени в подразделении. Поэтому группы можно существенно укрупнить, а для небольшой фирмы - и вовсе обойтись без них: директор сам, вернувшись на службу, просмотрит отчеты и сделает организационные выводы.

Поскольку сбор отчетных данных осуществляется системой автоматически, непрерывно и незаинтересованно, то у сотрудника не остается возможности найти лазейку, чтобы тратить часть рабочего времени на себя: каждая минута нецелевого времяпрепровождения будет обнаружена, зафиксирована и отражена в отчетах. Зная о ведении мониторинга, сотрудники приучаются трудиться более дисциплинированно, причем независимо от физического присутствия начальника на своем рабочем месте, ведь отчет о продуктивности работы он ежедневно может просматривать удаленно, либо проанализировать данные за время отсутствия в целом, когда вернется к своим обязанностям.

Проверить, какой из этих доступных способов отложенного (удаленного) контроля подходит именно Вашей организации, можно на практике, последовательно применив каждый из них при очередных отъездах. Любой из них в определенной степени будет способствовать сохранению порядка в офисе, а Ваших нервов как руководителя - в целости и сохранности.

Последние статьи в блоге:

Как предотвратить хаос в компании в отсутствие директора?

Осознав необходимость ведения учета рабочего времени своих подчиненных, руководитель встает перед выбором типа программного обеспечения, которое будет внедряться в организации. Специализированные программы, контролирующие занятость сотрудника, могут просто собирать статистические данные, либо, в дополнение к этому, проверять электронную переписку сотрудника, делать снимки его рабочего экрана, фиксировать набранные поисковые запросы и даже сохранять вводимые пароли и прочие сведения для авторизации.

Читать полностью

Пять критических ошибок владельца стартапа при управлении сотрудниками

Осознав необходимость ведения учета рабочего времени своих подчиненных, руководитель встает перед выбором типа программного обеспечения, которое будет внедряться в организации. Специализированные программы, контролирующие занятость сотрудника, могут просто собирать статистические данные, либо, в дополнение к этому, проверять электронную переписку сотрудника, делать снимки его рабочего экрана, фиксировать набранные поисковые запросы и даже сохранять вводимые пароли и прочие сведения для авторизации.

Читать полностью

Программа шпион или система контроля персонала

Осознав необходимость ведения учета рабочего времени своих подчиненных, руководитель встает перед выбором типа программного обеспечения, которое будет внедряться в организации. Специализированные программы, контролирующие занятость сотрудника, могут просто собирать статистические данные, либо, в дополнение к этому, проверять электронную переписку сотрудника, делать снимки его рабочего экрана, фиксировать набранные поисковые запросы и даже сохранять вводимые пароли и прочие сведения для авторизации.

Читать полностью