Главная / Блог / Как ввести автоматизированный учет рабочего времени на предприятии

Как ввести автоматизированный учет рабочего времени на предприятии

 29.03.2021      206

автоматизированный учет рабочего времени

Содержание:

По статистике, не менее 30% рабочего времени штатные специалисты тратят на действия, не связанные с исполнением должностных обязанностей. В основном это общение в социальных сетях и мессенджерах. У работников, которые трудятся на удаленке, до половины рабочего времени расходуется неэффективно.

Внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени решает эту проблему. Существует несколько типов таких систем. У каждого – свои возможности и особенности. Некоторые могут эффективно интегрироваться между собой. Задача руководителя – подобрать оптимальный вариант и грамотно внедрить его на своем предприятии.

Учет рабочего времени: что это?

Учет времени

Промежуток времени, который сотрудник тратит на исполнение должностных обязанностей, называется рабочим временем. Согласно Статье 91 ТК РФ, рабочее время прописывается в должностной инструкции. На основании ТК компания составляет документ, называемый табелем учета рабочего времени. Каждый сотрудник имеет персональный табель (tabel).
В табеле прописывается, сколько часов надлежит отработать специалисту в отчетный период. Исходя из отработанных часов, персонал получает оплату труда (заработную плату). В ТК дается две формы табеля учета рабочего времени – Т12 и Т13. Они различаются тем, что двенадцатая форма заполняется вручную (как правило, бухгалтером или в отделе кадров). Тринадцатая форма предполагает наличие автоматической системы по учету рабочего времени сотрудников.

Отслеживание заработной платы специалистов на основании табеля учета рабочего времени (специализированная программа или фиксация в ручном режиме) позволяет упростить взаиморасчеты с ними. Например, в документе четко прописана оплата за стандартные трудовые часы и за переработки. Когда рабочий по необходимости выходит в дни, которые в Производственном календаре отмечены как выходные или праздничные, его оплата идет по увеличенному тарифу.

С целью учета рабочего времени персонала практично применять автоматизированный учет. Системы данного класса представляют собой комплекс программных, аппаратных или комбинированных мер, каковые позволяют фиксировать рабочую активность специалистов во время исполнения ими своих должностных обязанностей.
То есть, во внерабочее время автоматизированный (автоматический) учет не осуществляется, это противозаконно. Однако во время работы такой контроль вполне допустим и законен. Потому что работодатель фактически арендует личное время человека и это время из категории «личное» переходит в категорию «рабочее». В соответствии с этим фактом контроль специалиста юридически обоснован. Видеонаблюдение, отслеживание действий работника в браузере и мессенджере на корпоративном ПК – руководитель имеет полное право вести автоматизированный учет рабочего времени сотрудников, фиксируя эти моменты.

Системы контроля доступа

Система контроля доступа

СКУД – комплексное решение. Это не просто программа или приложение, осуществляющее автоматический учет рабочего времени. В действительности, для таких решений контроль за соблюдением рабочего графика – второстепенная задача. СКУД – это совокупность аппаратно-программных мер, в ее первостепенной компетенции:

  • ограничение доступа на территорию объекта и целевые локации внутри него;
  • идентификация лиц, пересекающих «точки доступа» (КПП, ворота, двери).

Меры по автоматизированному учету рабочего времени штатного персонала в этом случае достаточно ограничены. Однако можно фиксировать моменты прихода и ухода, вести базу сотрудников и посетителей, интегрировать «точки доступа» с системами безопасности – видеонаблюдением, охранной и пожарной сигнализацией.

Это не в полной мере автоматизированная система учета отработанного времени сотрудников. Она может интегрироваться в систему бухгалтерского учета (уровень интеграции зависит от ее характеристик). Но это даже не всегда рационально с точки зрения информационной безопасности и возможности инсайдерских сливов. Поэтому на особо ответственных объектах и объектах повышенной секретности сети устройств СКУД выполняются физически не связанными с другими информационными сетями.

Иными словами, автоматизировать работу персонала таким образом можно, но реально у СКУД другие цели. Для руководителя всё равно остается открытым вопрос – что работник делает за своим рабочим ПК? Потому что контроль доступа не позволяет контролировать сам процесс. Руководитель не знает, какие программы запускает его рабочий, сколько времени он в них проводит, какие сайты посещает. В случае с сотрудниками на удаленке СКУД не дает абсолютно никаких данных.

Учет использования рабочего времени подразумевает получение более детальных данных о действиях специалистов на предприятии во время исполнения ими должностных обязанностей. Также, в соответствии с современными реалиями, решение должно позволять осуществлять контроль в процессе выполнения задач, когда рабочий не находится в офисе компании. Значит, СКУД должна дополняться, либо вместо нее предпочтительнее использование других решений.

Биометрические системы

Биометрические системы

Автоматизированные биометрические системы продолжают идею систем контроля и управления доступом, но переводят процесс на принципиально иной уровень. Здесь важно разграничивать понятия, потому что рабочий и его время могут контролироваться разными путями с использованием биометрических данных или биометрического образа. На сегодняшний день существует два типа биометрических систем, которые можно применять, как часть системы учета рабочего времени:

  • Биометрические системы аутентификации (или просто биометрическая аутентификация). Для преодоления «точки доступа» или активации какой-либо функции (например, включение ПК) рабочий должен предъявить параметр, являющийся неотъемлемой частью его самого. Это может быть отпечаток пальца, термограмма лица, радужная оболочка глаза, рисунок папиллярного узора. Процесс полностью автоматизированный, данные направляются в корпоративную базу данных, где фиксируются и обрабатываются.
  • Биометрические системы идентификации. От системы аутентификации отличаются тем, что не дают доступа в целевую зону или к целевому объекту. Они лишь фиксируют факт прохода или активации. Наглядный пример – биометрическая идентификация, установленная в корпоративном автомобиле. Такое решение может определить, какой именно сотрудник сел за руль. Это в том числе даст возможность отслеживать рабочее время.

Биометрическую аутентификацию, идентификацию или комбинирование решений можно применять в качестве системы учета рабочего времени. Специальные терминалы автоматически фиксируют, когда сотрудник попадает в зону своей компетенции. В случае с системой аутентификации, интегрированной в рабочее место, руководитель также может видеть, когда конкретный сотрудник получил доступ к конкретному оборудованию.

Кажется, что биометрия как часть автоматизированной современной системы учета рабочего времени дает 100% информации о том, что делает рабочий. Вот только биометрическая автоматизация ведет совсем не тот тип учета. На некоторых предприятиях она необходима и даже жизненно важна, но такие решения отличаются значительной стоимостью, их внедрение – сложный и длительный процесс, требующий внушительных затрат. И всё равно они не дают ответа на вопрос, как именно рабочий использует свое время.

Программы учета рабочего времени

Система учета рабочего времени

Автоматический (автоматизированный) учет рабочего времени в программе специализированного типа – один из наиболее прогрессивных и удобных вариантов в контексте нашего вопроса. Контроль за сотрудниками с помощью таких систем проще рассмотреть на конкретном примере. Возьмем Bitcop.
Данная система автоматизированного учета рабочего времени – это приложение, которое позволяет вести подробный мониторинг действий сотрудника. То есть вы точно знаете, что тот или иной рабочий делал в то или иное время. Автоматический учет использования рабочего времени в рассматриваемой программе осуществляется на основании отслеживания и анализа действий специалиста, например:

  • решение фиксирует, какие приложения запускает сотрудник, какие сайты он открывает, сколько времени на них проводит;
  • решение может блокировать доступ к приложениям и сайтам по предустановке, либо отправляет руководителю отчет об их активации/посещении;
  • есть функция фиксации поисковых запросов, плюс функция кейлоггера (вся переписка пользователя доступна руководителю, включая переписку в мессенджерах, социальных сетях, иных сервисах);
  • осуществляется автоматический учет структуры, хронометража и продуктивности дня на основании времени, которое рабочий тратил на решение той или иной задачи;
  • программа фиксирует момент прихода, ухода, обеденный перерыв, все санкционированные и несанкционированные перерывы (несанкционированные определяются как простои);
  • программное решение может делать скриншоты рабочего экрана с заданным интервалом или в ответ на определенные действия;
  • руководитель имеет возможность в любой момент получить оперативную сводку по всем сотрудникам, в программе есть трекинг задач, предусмотрен «невидимый» режим работы.

Это далеко не полный перечень возможностей Bitcop. Например, программу можно интегрировать с системами СКУД, что позволяет получать максимально подробную детализацию и вести полный учет рабочего времени специалистов. В программе есть всё необходимое для того, чтобы руководитель в любой момент времени мог узнать, что делает его работник, насколько он продуктивен, на что тратит рабочие часы.

Бесплатный демонстрационный режим доступен в течение 14 дней после активации. Демо-режим, на протяжении которого автоматический учет рабочего времени сотрудников осуществляется бесплатно, не имеет никаких ограничений, что позволяет в полной мере оценить все возможности программы и принять решение о необходимости ее внедрения на предприятии.

Вывод

Существует целый ряд программ, сервисов и аппаратных решений, которые позволяют осуществлять автоматизированный контроль рабочего времени сотрудников с разной степенью точности и комплексности. Конкретно с точки зрения оценки продуктивности, отчетности, фиксирования несанкционированных действий и простоев наиболее оптимальный вариант – программы вроде Bitcop. Их интеграция с системами СКУД обеспечивает руководителю полный перечень инструментов для качественного контроля над организацией. В том числе – в контексте предупреждения инсайдерских сливов.