Контроль действий сотрудников: виды, методы и инструменты

 
Контроль действий сотрудников — одна из главных задач руководителя в компании. В одних организациях ее осуществляют автоматические системы, в других — системы видеонаблюдения, а в третьих — сами менеджеры и их помощники.

Для контроля персонала существуют десятки методик, но не каждую из них может применить у себя российская компания. Мы собрали самые популярные и понятные способы проверки деятельности подчиненных, которые помогут повысить продуктивность команды почти любому бизнесу.

Для чего нужно контролировать сотрудников

Со стороны контроль за работой сотрудников выглядит как акт недоверия руководителя к подчиненным. Но мониторинг команды — лишь один из инструментов управления компанией наравне с планированием и обучением. Когда его используют правильно, подчиненные становятся более продуктивными, а руководители тратят меньше времени на организацию труда.

Контроль за сотрудниками решает сразу несколько задач бизнеса. Рассмотрим основные возможности, которые получает компания, когда начинает следить за действиями подчиненных.

Каким должен быть контроль сотрудников

Важно не путать контроль подчиненных с откровенным шпионажем и нарушением личного пространства. Если руководитель установит камеры в каждом метре офиса и поставит над подчиненными надзирателя — это не вызовет ничего, кроме раздражения. Все меры контроля действий сотрудников должны существовать в рамках закона и здравого смысла, особенно, если они подразумевают слежку в режиме реального времени.

Главный критерий для внедрения каких-либо инструментов мониторинга в компании — обоснованность. Вы должны понимать, какие задачи решит та или иная мера контроля, и уметь донести ее пользу членам команды. Не нужно внедрять методики мониторинга, если вы не понимаете, зачем они нужны, даже если их уже используют конкуренты.

Виды контроля сотрудников

Руководители компаний и подразделений используют разные виды проверки деятельности подчиненных. Одни оценивают результаты работы, другие — определенные этапы. Рассмотрим основные способы контроля сотрудников, которые применяют российские менеджеры.

Оценка результатов

Подход предполагает контроль сотрудников через оценку результатов их работы. Результативность труда измеряют различными показателями: объемами продаж, количеством заявок, обработанными звонками, отгруженными тоннами. Методика помогает руководству выявить сильные и слабые стороны работы персонала и принять меры по улучшению результатов.

Это наиболее универсальный способ измерить качество работы сотрудников в организации.

Предварительный контроль

Предварительный контроль персонала – это процедура, которую проводят перед началом трудовой деятельности. Он включает в себя проверку знаний и навыков сотрудников, а также оценку наличия необходимых ресурсов и материалов. Метод контроля используют, чтобы убедиться, что у команды достаточно навыков и компетенций для выполнения определенных задач.

Предварительный контроль в компании снижает риск того, что сотрудники не успеют выполнить работу или сделают ее некачественно. С ним руководители видят потенциальные проблемы и могут устранить их еще до запуска проекта.

Проверка этапов работы

Проверка этапов работы – это способ, который подразумевает разбиение работы на отдельные этапы и контроль за выполнением каждого из них. Поэтапный подход используют при управлении профессиональными командами, которые могут самостоятельно организовать себя.

Это не строгий способ контроля сотрудников, который основывается на доверии, так как при нем проверяется лишь формальное выполнение этапов. При этом, руководитель зачастую не видит «внутренностей» работы и не может полноценно контролировать каждого члена коллектива.

Поэтапный контроль помогает находить проблемы на ранних этапах рабочих процессов и находить пути для их устранения. С ним работа команды становится эффективнее, при этом, никто из коллектива не переживает, что за ним слишком строго следят.

Периодический контроль

Периодический контроль помогает оценить продуктивность команды в большом временном разрезе. Подход строится на том, что руководитель мониторит работу подчиненных через определенные интервалы времени. Например, раз в день, неделю или месяц.

Периодический контроль — один из самых популярных видов мониторинга. Его используют в компаниях, где подчиненные заняты однотипной работой. В таких организациях персонал регулярно отчитывается перед начальством в устной или письменной форме.

Инструмент позволяет руководству следить за работой персонала и выявлять проблемы, нарушения или отклонения от плана. Также периодический контроль помогает сотрудникам оценить свой прогресс и улучшить качество труда.

Контроль на определенных этапах работы

Метод контроля предполагает контроль за работой сотрудников на этапах трудового процесса, которые наиболее важны для показателей бизнеса. Эти этапы могут быть связаны с прибылью организации, сроками выполнения заказов, качеством продукции и другими KPI. Мониторинг помогает выявить проблемы на этапах работы.

Выбор способа контроля зависит от задач компании, особенностей ее деятельности и потребностей персонала.

Методы контроля сотрудников

Руководители используют разные методы контроля персонала, чтобы управлять подчиненными. Одни подразумевают личное включение менеджера в процесс мониторинга, а другие проходят без его участия. Методики объединяет одно — с ними лидеру легче управлять командой и достигать результатов.

Для лучшего результата в компаниях комбинируют методы контроля — это делает надзор за качеством исполнения работы максимально прозрачным. Например, берут ручной мониторинг через планерки и объединяют его с автоматизированным через сервисы учета рабочего времени.

Рассмотрим несколько популярных методов контроля сотрудников, которые используют в современных компаниях.

Планерки

Планерки – это регулярные встречи руководства с сотрудниками для обсуждения текущей работы, принятия решений и обсуждения новых идей. Инструмент помогает установить доверительные отношения между руководством и персоналом, выявить ошибки и недоработки в трудовом процессе, а также принять меры для их устранения.

Этот метод мониторинга действий сотрудников подходит для бизнеса без строгой иерархии, где участники коллектива могут открыто обсуждать проблемы между собой. Подход подразумевает высокую степень доверия и не используется в командах, которые привыкли работать под строгим надзором.

Тайный покупатель

Для мониторинга трудовой деятельности сотрудников приглашают специально обученных людей — тайных покупателей. Они покупают товары и услуги компании, а также параллельно оценивают сервис, скорость решения проблемы и другие параметры. Инструмент используют в разных сферах бизнеса — от розничных сетей до интернет-провайдеров.

Преимущество метода — возможность выявить неочевидные особенности работы специалистов. Например, узнать, насколько они приветливы, соблюдают ли они скрипты, соответствует ли их внешний вид внутренним правилам бизнеса. Такой анализ более информативен, чем сухая оценка на соответствие KPI.

Возможная субъективность — главный недостаток подхода. При такой оценке невозможно исключить человеческий фактор и личную неприязнь. Чтобы результаты проверки были максимально непредвзятыми, покупатели не должны быть как-либо связаны с сотрудниками.

Аудио и видеонаблюдение

Аудио и видеонаблюдение – распространенный метод наблюдения за работой сотрудников. Инструмент используют в компаниях, где важна конфиденциальность информации или где существует высокий риск кражи, нарушения правил безопасности.

Наблюдение за персоналом в аудиоформате обычно применяют в коллцентрах или отделах продаж. Звонки с клиентами прослушивают специальные люди, которые потом выделяют ошибки сотрудников, нарушения регламентов и скриптов.

Нормирование труда

Нормирование труда – это метод контроля мониторинга работы сотрудников, который используется для определения стандартов труда и времени, необходимого на выполнение определенной задачи. Этот метод контроля помогает руководству оптимизировать трудовой процесс и увеличить эффективность персонала.

Для контроля за сотрудниками через нормирование труда нужно определить нормы производительности и качества работы для конкретной должности или задачи. Их можно установить на основе опыта предыдущих работников или на основе средних значений в отрасли. Затем нужно разработать план для каждого рабочего, который будет включать в себя описание задач и время на их выполнение.

После этого руководитель определяет степень выполнения задач каждым работником и сравнивает их результаты с установленными нормами производительности и качества работы. После этого становится понятно, насколько эффективен труд того или иного специалиста.

Отчетность

Отчетность — метод мониторинга работы сотрудников, при котором персонал представляет отчеты за определенный период, которые затем анализирует руководитель с помощью определенных критериев оценки. Инструмент помогает контролировать достижение целей, выполнение задач и общую продуктивность команды.

Отчеты могут быть устными и письменными, содержать только конкретные данные или свободное описание трудового процесса. Формат отчетности определяет руководство в зависимости от области деятельности и задач бизнеса.

Аттестация

Аттестация – это метод контроля, который используют для оценки профессиональных знаний и навыков сотрудников. Подразумевает проверку компетенций специалиста через тесты, практические задания, интервью, экзамены и другие форматы.

Аттестация проводится регулярно и позволяет руководству выявить проблемы в работе персонала, чтобы принять меры по их устранению. Этот метод контроля также помогает определить потребности в дополнительном обучении и развитии.

Выбор методов контроля сотрудников зависит от конкретных задач компании и особенностей ее деятельности. Где-то лучше сработает проверка тайными покупателями, а где-то — отчеты и нормирование труда. Каждый инструмент обладает сильными и слабыми сторонами, на которые стоит смотреть при выборе методики.

Автоматизация

Автоматизация — подход к мониторингу персонала, при котором отслеживание происходит через программное обеспечение на компьютере или другом устройстве. Система автоматически фиксирует ошибки, простои, переходы на сомнительные сайты и другие нарушения в трудовой деятельности, и передает данные руководству.

Инструмент позволяет контролировать удаленных и офисных работников и знать в деталях, как проходит их рабочий день. Программа также считает время, потраченное человеком на работу, количество выполненных задач и другие важные показатели.

Контроль разных типов сотрудников

Подход к контролю работы персонала зависит от того, какие задачи выполняет человек в команде. Проще всего оценить рабочий процесс рядовых сотрудников, деятельность которых подчиняется регламентам и четким показателям эффективности. Само наличие KPI уже намекает на то, за чем именно стоит следить.

В предыдущих разделах мы рассмотрели методы надзора за линейными работниками. Но иногда в компаниях есть не только рядовой персонал, но и удаленные сотрудники, руководители, а также люди, занятые абстрактной деятельностью — творчеством, креативом, мотивацией. Обычно у них нет строгих регламентов, а показатели эффективности сильно размыты. Но даже в таком случае их труд полезно отслеживать и оценивать. Рассмотрим, как это лучше сделать.

Удаленные сотрудники

Если сотрудники физически не присутствуют в офисе, один из способов их контролировать — установить на ПК систему учета рабочего времени. Это специальная программа, которая отслеживает, на какие сайты заходит человек, во сколько начинает и завершает работу.

Также следует проводить через корпоративную систему проверки действий сотрудников, контроль KPI или соблюдение графика. Но эти инструменты не дают такой подробной картины, как системы учета рабочего времени.

Сравнение лучших сервисов анализа рабочего времени читайте в статье: Честный рейтинг бесплатных систем учета рабочего времени сотрудников 2023 года

Руководители

Если в компании всего пара руководителей, которые управляют всем штатом, их работа не нуждается в контроле. Когда же в организации существует более сложная иерархия, у топ-менеджеров появляется задача проследить за работой подчиненных — руководителей отделов.

Контроль за деятельностью руководителей обычно сводится к проверке результатов работы, но может подразумевать и экспертную оценку. Обычно экспертами выступают высшее руководство, приглашенный специалист, а иногда даже подчиненные менеджера.

Творческие сотрудники

Если работник занимается монотонной работой, его эффективность обычно легко оценить. Достаточно посчитать объем товаров и услуг, которые он производит за определенный отрезок времени. Когда же человек выполняет в организации более абстрактную работу, например, генерирует идеи, измерить его труд становится сложнее.

Для оценки труда творческих сотрудников используют экспертную оценку. Но в компаниях обычно не держат отдельного человека, который бы следил за работой персонала. Поэтому контроль над сотрудниками сводят к отчетности.

Для творческих работников не всегда получается вывести ключевые показатели эффективности. А отчет — универсальный способ убедиться, что на работе человек занимался своими задачами, а не имитировал занятость.

Еще больше об измерении эффективности труда сотрудников вы можете узнать в нашей статье: Оценка эффективности персонала: критерии и методики

Системы для автоматического контроля сотрудников

Сервис Bitcop автоматизирует контроль действий сотрудников в компании. Программное обеспечение автоматически фиксирует действия специалиста за компьютером в системе и передает данные руководству. Помимо этого, программа позволяет:

Ошибки в контроле персонала

Когда в компании проводят контроль над работой персонала, допускают частые ошибки:

 
Мониторинг сотрудников «для галочки» не принесет результатов, даже если будет проведен по всем стандартам. Чтобы сделать контроль персонала инструментом управления, а не простой формальностью, его нужно внедрять осознанно.

Резюме

Подведем итоги статьи и выделим основные преимущества внедрения анализа работы: