Контроль работы сотрудников

Контроль работы сотрудников
Александра Полякова
Александра Полякова
16 мая 2024
Время чтения 6 минут
299 просмотров
Содержание статьи

Главная цель любого менеджера проста и понятна – компания должна работать максимально эффективно. Как этого достичь? Прежде всего, через тесное сотрудничество с сотрудниками, ведь ваш бизнес – это люди, которые в нём задействованы. Одним из ключевых элементов кадрового менеджмента является тщательный контроль деятельности персонала. В данном случае контроль – это мониторинг продуктивности выполнения задач, поставленных перед сотрудниками компании. Без правильно построенного контроля невозможно добиться хороших результатов. Контролировать работу персонала необходимо одинаково тщательно, независимо от размеров вашего бизнеса. В этой статье мы расскажем о том, как организовать систему контроля, которая повышает эффективность труда на рабочем месте и помогает достичь поставленных бизнес-целей.

Зачем контролировать сотрудников

Контроль работы сотрудников – действенный способ выявить сильные и слабые стороны персонала. Это важная часть управления компанией, особенно если большая часть работы ведётся за компьютером, ведь в таких условиях очень легко имитировать бурную деятельность. Без контроля персонала вы не будете знать, как выполняются ваши задачи. Это позволит вам:

  • Выявить недобросовестных сотрудников. Вы легко сможете определить, кто и как относится к выполнению своих обязанностей. Вы узнаете, чем фактически они занимаются в рабочее время, какие веб-ресурсы посещают и как часто покидают рабочее место, чтобы перекусить, покурить, позвонить по телефону или пообщаться с коллегами.
  • Дисциплинировать свой персонал. Вы увидите, как часто сотрудники нарушают дисциплину, кто из них позже начинает работать или заканчивает раньше срока.
  • Определить потери рабочего времени. Зная, сколько времени фактически работают ваши сотрудники, будет понятно, сколько времени тратится впустую, и это положительно скажется на времени управления проектом.
  • Вовремя скорректировать план работ и быстро устранить возникшие ошибки. Благодаря этому результат работ будет более качественным, чем если бы ошибки накапливались на протяжении всего рабочего процесса.
  • Повысить ответственность сотрудников. Когда сотрудники знают, что работа не пущена на самотёк, они будут внимательнее относиться к своим действиям. Это поможет повысить производительность.
  • Улучшить репутацию и показатели своей компании. Регулярный контроль за деятельностью персонала позволяет обеспечить эффективность и производительность, что положительно отражается на коммерческом успехе компании и повышает её репутацию на рынке.

Организация контроля деятельность персонала – это не вопрос доверия или недоверия. Надо понимать, что это обязательный элемент управления, который должен использоваться даже в наиболее лояльных работодателю коллективах. Правильно выстроенный процесс контроля работы сотрудников – это систематичность и отсутствие чрезмерности. Тотальный контроль может сработать не так, как вы рассчитывали. Он демотивирует и разрушает отношения в команде. Недовольство сотрудников чаще всего возникает, когда руководитель:

  • начинает уделять слишком много времени выявлению мелких ошибок в работе персонала;
  • начинает сомневаться в компетентности своих специалистов и постоянно вмешивается в их работу;
  • обещает проверить работу сотрудников, но не делает этого;
  • не информирует сотрудников об установке системы контроля персонала, но сообщает об этом, если сотрудник показал низкие результаты.

Такой авторитарный стиль управления может значительно снизить лояльность работников к компании, поэтому важно найти баланс.

Что будет при отсутствии контроля персонала

Отсутствие контроля приводит к крайне негативным последствиям. Вот лишь некоторые из них.

Сотрудники перестанут работать

Самый очевидный и понятный результат отсутствия контроля можно описать одной поговоркой – «кот из дома – мыши в пляс». Если задачу можно проигнорировать, у многих возникает искушение отложить её на потом. И как только менеджеры перестают следить за ситуацией, дела внутри компании начинают разваливаться: сотрудники затягивают выполнение заданий и теряют мотивацию. Да, всегда есть высокомотивированные работники, которые прекрасно работают без всякого внешнего контроля. Но они не весь ваш персонал. Всегда найдутся те, кого надо контролировать, и общая эффективность обязательно снизится.

Сложно понять, кто работает хорошо, а кто плохо

Без отслеживания хода выполнения сложно понять, кто работает на совесть, а кто ленится. Из-за этого у вас не будет понимания возможностей ваших подчинённых, на что способен каждый из них. Эта проблема стоит особенно остро в тех случаях, когда привлекаются специалисты со стороны или персонал работает удалённо.

Непонятно, насколько хорошо справляется руководитель

Обычная вертикаль управления выглядит так: генеральный директор – руководители подразделений – подчинённые. В такой вертикальной цепочке топ-менеджеры часто знают о рядовых сотрудниках только то, что им рассказывают менеджеры среднего звена в отчетах, служебных записках. В результате получается так, что менеджер может что-то намеренно скрывать, предвзято относиться к сотрудникам, просто некачественно выполнять свою работу.

Виды контроля деятельности сотрудников

Виды контроля сотрудников

Виды контроля могут быть самыми разными. В зависимости от этапа выполнения работ традиционно выделяют предварительный, периодический, итоговый, поэтапный контроль деятельности сотрудников и мониторинг работы выборочного типа. Рассмотрим их подробнее:

  • Предварительный контроль производится до окончательного срока выполнения работы. Не рекомендуется использовать такой вид контроля слишком часто, но он полезен, если исполнитель – новичок или стажёр.
  • Периодический контроль персонала в компании проводится систематически и регулярно, в назначенную дату, независимо от этапа проведения работ.
  • Итоговый контроль необходим для проверки конечного выполнения задания и его отработки на практике.
  • Поэтапный контроль применяется, когда работу сотрудника можно разбить на несколько этапов. Выполнение каждого этапа контролируется отдельно.
  • Мониторинг выборочного типа. Руководитель отслеживает выполнение работы в любое время, без согласованного заранее плана.

Методы контроля работы сотрудников

Методы контроля бывают самыми разными, и они могут меняться в зависимости от поставленной вами цели. Перечислим самые основные.

Методы контроля бывают самыми разными, и они могут меняться в зависимости от поставленной вами цели. Перечислим самые основные.

Отчёты и собрания

Несмотря на кажущуюся банальность, отчёты и собрания могут повысить эффективность работы персонала. Благодаря им начальник узнаёт о результатах работы – что было сделано, какие ошибки были допущены, как они были исправлены. Важно не переусердствовать, чтобы работа персонала не превратилась в постоянную отчётность.

Аудио и видеонаблюдение

Такой контроль персонала организовывается при помощи технических средств. Видеонаблюдение позволяет контролировать перемещения сотрудников, отслеживать нарушения. Следует учесть, что у камер видеонаблюдения есть слепые зоны, также невозможно организовать такой контроль удалённых работников.

Аудиозапись телефонных разговоров даёт возможность оценить качество работы сотрудника и выяснить, кто прав, в случае конфликта.

KPI

KPI (ключевой показатель эффективности) показывает результаты сотрудников в цифрах. С его помощью можно ответить на вопросы:

    1. Какой результат был достигнут?
    2. сколько ресурсов было потрачено?
    3. Соответствует ли результат затраченным на него ресурсам или нет?

KPI также влияет на бонусы, которые сотрудник получит вместе с зарплатой. У него есть возможность влиять на свои доходы. Недостатком KPI является то, что личный KPI часто зависит от KPI всего коллектива. Ошибка одного человека будет стоить премии всему персоналу. Это может повлиять на отношения в команде или увеличить число увольнений.

Специальное программное обеспечение

Программы для контроля сотрудников

Описанные выше методы часто работают с работниками на производстве. Есть много людей, которые работают с компьютерами. Не все видеокамеры могут детально отображать мониторы компьютеров. Для таких случаев разработано специальное программное обеспечение.

Существует программное обеспечение разного назначения – для учёта рабочего времени, обеспечения безопасности конфиденциальных данных, мониторинга интернет-активности сотрудника, его переписки с коллегами, эффективности его общения с клиентами, использования ресурсов компании и т. д. Чтобы все было сделано по закону, необходимо уведомить сотрудников о том, что их действия отслеживаются программой.

Правила организации контроля работы сотрудников

Правила организации контроля сотрудников

Для того чтобы контроль за сотрудниками был максимально эффективным, вам необходимо придерживаться следующих правил.

Прозрачность

Каждый ваш сотрудник должен знать:

  • о самом факте того, что его деятельность контролируют;
  • инструменты, которые используются для контроля;
  • контрольные точки для оценки эффективности;
  • последствия, возникающие в результате надзора (премии/денежные штрафы).

Вам нужны четкие правила контроля сотрудников, которые определяют все важные аспекты контроля.

Предсказуемость

Это довольно просто – соблюдайте правила. Создав систему мониторинга своих сотрудников, придерживайтесь её. Это поможет создать ощущение стабильности, которое крайне важно для эффективности работы.

Это не означает, что правила нельзя время от времени дополнять или изменять. Просто постарайтесь не менять правила игры слишком часто. Больше внимания следует уделять планированию.

Объективность

Правила должны быть одинаковыми для всех. Вы должны сохранять беспристрастность. Это единственный способ заслужить искреннее уважение со стороны подчинённых. Следует учитывать, что человек всегда предвзят, поэтому рекомендуется использовать объективные средства контроля, такие как модули автоматического сбора данных об активности сотрудников за компьютерами и анализа полученной информации. Чем большую часть мониторинга вы автоматизируете, тем лучше будет работать вся система контроля.

Незаметность

Эффективный надзор подобен воздуху – он повсюду, но никто его не замечает. Вы должны быть в курсе каждого шага своих подчиненных. Вмешиваться в рабочие процессы следует либо по заранее составленному плану (например, на еженедельных инструктажах), либо в экстренных ситуациях.

Результативность

Сами по себе данные о сотрудниках вам ничего не дадут. Вы должны уметь работать с полученной информацией. Необходимо выявить проблемные места и продумать действия по их решению. Вам следует выявить перспективных специалистов и помочь им реализовать свой потенциал, чтобы получить максимальную отдачу от мониторинга.

Последовательность

Как только вы начнете контролировать своих сотрудников, поддерживайте такой контроль постоянно, на протяжении всего жизненного цикла проекта. Как только вы немного расслабитесь, вся система мгновенно рухнет.

Эффективность

Контроль работы сотрудников – одна из основных задач любого руководителя, но ни в коем случае не единственная. Вам необходимо организовать систему контроля, чтобы получить максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.

Подведём итоги

Выбор эффективной системы контроля сотрудников для вашей компании начинается с понимания структуры вашей организации, стиля руководства, характера работы и кадрового состава. Рассмотрев эти факторы в совокупности, вы сможете сделать осознанный выбор методов и видов контроля.

Ваша заявка
отправлена!

Ожидайте ответа от нашего менеджера в ближайшее время