Контроль учета рабочего времени ваших сотрудников: как делать это законно и эффективно

Контроль рабочего времени сотрудников абсолютно законен. Работодатель может применять для этого различные способы – от расчета часов, затраченных специалистом на исполнение должностных инструкций, до отслеживания корпоративных чатов. Цель системы контроля работы сотрудников заключается не только в поддержании дисциплины и обеспечении соблюдения распорядка на предприятии.

Автоматизированный анализ трудовой деятельности персонала дает понимание сильных и слабых сторон компании. Учет времени на рабочем месте позволяет эффективно интегрировать новые практики для повышения производительности персонала, отделов и фирмы в целом. Результат грамотного мониторинга рабочего времени – увеличение прибыльности бизнеса.

Что говорит закон об отслеживании рабочего времени сотрудников

Контроль рабочего времени (или мониторинг работы персонала) имеет юридическую сторону и определяется действующим законодательством. Логично начать именно с этого аспекта. Если отвечать кратко, то да, контроль рабочего времени в коллективе работодателем имеет законные основания.

У руководителя есть право знать, чем работник занимается, исполняя должностные инструкции. Для этого он может применять в том числе системы учета рабочего времени или комплексные приложения, о которых речь пойдет ниже.

Главное, что нужно понять: юридически рабочее время не является личным, оно принадлежит не работнику, а работодателю. Все технические средства, которые использует персонал, тоже принадлежат фирме. Это относится не только к устройствам (ПК), но и к софту (мессенджеры), который на эти устройства установлен.

Работодатель имеет возможность установить на любой корпоративный ПК приложение для автоматизированного учета рабочего времени, чтобы оценивать и анализировать работу сотрудников. Он может читать корпоративные чаты, делать скриншоты и вести запись экрана монитора, отслеживать поисковые запросы. Кейлоггеры для оценки трудовой деятельности в штате компании тоже законны.

Комплексный учет рабочего времени на любом производстве для оценки эффективности труда и фиксации сроков выполнения проектов обоснован потому, что наемный специалист на добровольной основе делает собственное время рабочим и получает за это оплату. В соответствие с должностной инструкцией он обязуется не опаздывать и использовать каждую минуту для осуществления действий по предписанному распорядку.

Примеры конкретных ситуаций

Для контроля рабочего времени сотрудников начальник устанавливает на ПК комплексное решение, которое в том числе позволяет ему читать переписку по e-mail. Если руководитель читает переписку на корпоративной почте – проблем нет. Но если он получает доступ к собственной почте специалиста (даже если это делается через корпоративный компьютер компании), его действия незаконны.

Нюанс в том, что даже когда начальник таким образом вскрывает факт инсайдерского слива, у него нет возможности использовать этот факт против специалиста. Суд не примет его во внимание. Но суд примет во внимание нарушение Статей 23 и 24 Конституции РФ, которые гарантируют неприкосновенность частной жизни. Так что учет рабочего времени персонала на компьютере вовсе не предоставляет начальнику абсолютную власть над наемным специалистом.

Зато, например, если с помощью такой программы начальник осуществляет мониторинг использования рабочего времени и видит, что в корпоративном чате специалист обсуждает свои должностные инструкции с третьими лицами, им обнаруживается нарушение Статьи 37 ФЗ о госслужбе. Тогда специалисту помимо увольнения может грозить штраф.

Зачем отслеживать режим рабочего времени

Система контроля доступа и оценки рабочего времени призвана дать однозначный ответ на вопрос «Что отдельный сотрудник организации делает в те часы, пока ему начисляется заработная плата». Контроль работников на их рабочих местах помогает понять, почему продажи не растут, хотя в маркетинг влиты серьезные бюджеты. Почему сайт интернет-магазина еще не доделан, хотя дедлайны давно истекли.

В 9 из 10 случаев причина замедленного выполнения проектов заключается в сниженной производительности коллектива, которая в свою очередь зависит от элементарных ситуаций. Вместо общения с клиентами менеджер играет в онлайн игру, а программист общается с друзьями полдня, хотя должен заниматься разработкой сайта. Примеры банальные, но эффективный мониторинг рабочего времени на производстве показывает, что именно за это платят многие руководители. За то, что трудовые кадры занимаются личными, а вовсе не рабочими задачами.

Контроль рабочего времени действующего персонала может подразумевать систему контроля доступа, видеонаблюдение, графики для проверки прихода, другие методы и расчеты. Любая система учета рабочего времени должна опираться на трудовой режим:

Важно правильно выбрать способ, как эффективнее контролировать коллектив при том или ином трудовом режиме. Но на системе контроля учета рабочего времени сотрудников свет клином не сошелся. В том смысле, что всегда есть другие аспекты помимо правильного отсчета трудовых часов и обеспечения уверенности в том, что они тратятся не на личные вопросы. Нельзя забывать о законодательной стороне. При ненормированном трудовом режиме персонал получает три дополнительных дня к отпуску.

О видах учета времени работы сотрудников

Для работников предусмотрено несколько способов сбора информации о том, какое количество часов они потратили на исполнение должностных инструкций. Обычно упоминают поденные, понедельные и суммированные отчеты. Но это концепции, а не конкретные методы, которые дают руководителю возможность эффективнее оценивать трудовую активность работников.

Методы проверки и учета рабочего времени вашего персонала отражают алгоритм применения тех или иных инструментов. В качестве инструментов могут выступать, например, формуляры по нормам в журналах, заполняемые специалистами в конце рабочего дня или недели. Но сегодня этот подход не используется. Таблицы в Excel уже не отвечают потребностям современного бизнеса. Эффективно контролировать труд специалистов и исполнение ими должностных инструкций в установленный срок позволяет только одна группа методов – программные и программно-аппаратные. Рассмотрим их подробнее.

Методы контроля установленного режима рабочего времени

Чтобы повысить производительность персонала, необходимо фиксировать, когда они приходят, когда собираются домой, делают ли перерыв строго по регламенту, какой софт используют в момент решения трудовых задач, сколько всего часов тратят на те или иные задачи. Получается огромный пласт сведений, который мало собрать, его нужно структурировать и систематизировать. Для этого сегодня используют следующие возможности.

Бухгалтерские программы

Обычно в пример ставят «1С:Бухгалтерию», которая представляет собой специализированную конфигурацию на базе «1С:Предприятия» для автоматизации расчетов бухгалтерской и налоговой отчетности по действующим нормам. Этот продукт действительно удобен для формирования законодательно регламентированной документации (табель учета рабочего времени действующих сотрудников).

Софт позволяет контролировать оборот средств и документов внутри фирмы, но для отслеживания трудовой активности подходит не лучшим образом. Потому что ничего не говорит о действиях работника. Мы лишь узнаем, сколько он номинально отработал, сколько дней пропустил (по болезни или иным причинам). Но как хорошо работник решал поставленные задачи и сколько часов потратил на свои прямые обязанности? Эти вопросы остаются без ответов.

Системы контроля и управления доступом

СКУДы рассматрива как удобные системы контроля прихода и ухода ваших сотрудников. Вы точно узнаете, если кто-то будет регулярно опаздывать и фиксировать все прогулы. Хотя здесь многое зависит от того, где установлены точки доступа, чтобы фиксировать факт прохода. Например, КПП на главных воротах завода или биометрический замок буквально на каждой двери.

Второй вариант предпочтительнее, особенно если комбинируется с установкой камер. Оценка перемещения штата, это отличная защита от несанкционированного доступа и инсайдерских сливов. Но остается открытым вопрос фиксации использования работником программных ресурсов рабочего места.

Видеонаблюдение

Включать камеры в алгоритм контроля персонала целесообразно почти всегда. Ведь речь идет о контроле использования специалистом рабочего времени в контексте его перемещений, в том числе недопустимых. Фирма не может заниматься установкой камер в туалетах и раздевалках, но на складах, в коридорах, локациях для курения и на лестничных площадках – вполне.

Это достаточно простое решение задачи в аспекте отслеживания соблюдения персоналом регламента труда. Потому что срок выполнения сотрудником своих обязанностей в течение дня определять по его перемещениям. Но это тонкий момент, который не получится автоматизировать. И всё равно метод не дает руководителю понимания – сколько часов, находясь за PC, человек исполнял обязанности, а сколько занимался своими делами.

Системы контроля рабочего времени специалистов на компьютере

Это комплексные решения, которые с одинаковой результативностью применяют руководители всех уровней. Внедрение такого софта позволяет перманентно собирать полный набор данных о том, что входит в понятие «труд» для каждого отдельного специалиста. Чтобы было понятно, как софт для мониторинга рабочего времени сотрудников поможет контролировать их, обозначим основные функции этих приложений.

GPS-трекеры

Время, которое персонал тратит на свои обязанности, является ключевым фактором для тайм-менеджмента. Но это далеко не единственный фактор в контексте контроля и управления над фирмой. GPS-трекер – инструмент, позволяющий точно определить позицию того или иного рабочего и техники в настоящий момент времени.

К примеру, машина с грузом отбыла из производственного цеха на склад. Как вы можете быть уверены, что водитель не остановится в придорожном кафе и не просидит в нём пару часов вместо работы? GPS-трекеры решают эту проблему. Дополнительно они решают проблему контроля доступа – когда специалист пытается попасть в локацию вне пределов своей компетенции. Такая ситуация связана с инсайдерским сливом или нарушением трудовых регламентов.

Как выбрать систему контроля рабочего времени ваших сотрудников

Камеры, контроллеры, карты доступа, CRM, бухгалтерский софт – осуществляют мониторинг работы персонала по-разному. Вопрос всегда заключается в результативности выполнения тех или иных действий. Средства могут быть строго программными, аппаратными или комбинированными. Никто не запрещает применять одновременно камеры, GPS-трекеры и специальный софт для PC.

В любом случае отслеживание времени работы ваших сотрудников невозможно без включения приложения для комплексного контроля их работы на срок выполнения должностных инструкций. Это обусловлено одним простым фактом: мониторинг работы каждого исполнителя со стороны его непосредственного начальника необходим на протяжении всего срока, классифицируемого как период рабочей активности.

Тут карты доступа не помогут, нужно точно знать, что человек делает за PC. Только тогда следует говорить о том, что начальство на каждом уровне организационной иерархии владеет полным объемом актуальных сведений о деятельности трудовых ресурсов и может в считанные минуты оценить их результативность. Альтернативы у этого подхода просто нет, и не имеет значения, сколько человек в фирме – десять, сто или тысяча.

Выводы

Работник заключает договор с фирмой и по закону обязан выполнять должностные инструкции. Но если его деятельность за корпоративным PC не отслеживается, как начальнику быть уверенным в компетентности сотрудника? «Голые» отчеты не дают объективности, особенно если они составлены на основании работы целого отдела.

Главное, что нужно понять, – фирма платит специалисту за то время, которое определено как рабочее. Но в эти часы он вполне может общаться в мессенджерах с друзьями, смотреть ролики на YouTube, играть в игры. Еще бывает так, что кадровики ошиблись и исполнитель некомпетентен, поэтому просто не может достичь поставленных целей, а в результирующих отчетах это не отображается, так как они суммирующие по команде. Либо на одного сотрудника нагрузка чрезмерная, а другому действительно нечем заняться в течение дня. Плюс уже упомянутая опасность инсайдерских сливов, которые могут стать причиной крупных финансовых потерь.

Но всё решаемо, есть несколько результативных подходов. В этой статье мы перечислили основные. В GPS-трекерах нет смысла, если у вас фирма на 5 человек, и все сидят в одном помещении. СКУДы тоже нужны далеко не всегда, как и видеокамеры. Но приложения типа Bitcop незаменимы для любого бизнеса, вне зависимости от его масштабов, числа исполнителей и их статуса (в том числе удаленные сотрудники).