Главная / Блог / Контроль выполнения задач сотрудниками

Контроль выполнения задач сотрудниками

 30.12.2022      456

Контроль выполнения задач

В этой статье поговорим о том, какие существуют способы контроля за работой персонала в компании и расскажем, как руководитель может упростить процесс мониторинга за выполнением задач, поставленных перед сотрудниками, и чем ему в этом помогут специальные программы.

Почему важен контроль постановки задач?

Если выполнение поставленных задач будет осуществляться сотрудниками компании с нарушением сроков и иных договоренностей, то это ведет к деградации производственных процессов, снижению качества результатов работы, увеличению сопутствующих издержек и к потере конкурентоспособности. Однако руководителей должны интересовать не только сроки исполнения заданий, но и качество работы как отдельных сотрудников, так и всей команды в целом. Для развития компании важна заинтересованность персонала в повышении эффективности своего труда и правильная внутренняя организация работы, при которой все подразделения эффективно взаимодействуют между собой. Понять, насколько текущее положение дел соответствует желаемым параметрам руководителю помогает регулярный контроль выполнения задач.

Отсутствие системного мониторинга за ходом выполнения работ по проектам обычно приводит к следующим проблемам в компании.

  1. Деградация бизнеса из-за дестабилизации внутренних процессов и снижения обязательности персонала.
  2. Репутационные потери, связанные с нарушением взятых на себя обязательств.
  3. Снижение мотивации среди сотрудников компании.
  4. Рост напряженности в коллективе.
  5. Увеличение числа дисциплинарных нарушений со стороны персонала: отказ выполнять должностные обязанности, несоблюдение трудового распорядка дня и графика работ, воровство, промышленный шпионаж и прочее.
  6. Сокращение рентабельности компании из-за снижения ее реальных доходов.

Здесь нужно особо отметить, что контроль за выполнением задач не является путем поиска и наказания виновных. Эта работа преследует иную цель. Она заключается в выстраивании взаимовыгодных партнерских отношений между руководством компании и подчиненными, задействованным в непосредственном исполнении поставленных задач. Отслеживая работу штатных и удаленных сотрудников, мониторя то, как эффективно и оперативно они выполняют данные им поручения, то есть, по сути, занимаясь оперативным управлением проектом, руководитель компании получает возможность выявить и устранить следующие ошибки и проблемы.

  1. Неэффективная организация рабочих процессов внутри предприятия.
  2. Постановка на роль исполнителей и руководства сотрудников с недостаточным уровнем квалификации и опыта.
  3. Неравномерное распределение нагрузки среди персонала, занятого в выполнении задач по проекту.
  4. Отсутствие эффективных схем взаимодействия между подразделениями внутри компании.
  5. Ошибочное распределение материальных ресурсов, тормозящее работу отдельных сотрудников и всей организации.

Подводя промежуточный итог, подчеркнем, что системный контроль выполнения задач способен улучшить производительность труда внутри команды. Это способствует росту финансовой стабильности компании. Системный контроль выполнения задач и ведет к формированию благоприятной атмосферы внутри коллектива и способствует развитию корпоративной культуры в компании. Сотрудники видят, что их работа важна, и ее регулярно оценивают, руководитель готов к диалогу и помогает в устранении организационных ошибок, а значит, выполнять должностные обязанности становится проще, появляется не материальная заинтересованность в эффективном труде.

Как видим, контроль исполнения задач ― важная часть современного менеджмента и системы управления персоналом в компании. Данная работа строится по своим принципам и методикам. Существует множество эффективных способов контроля выполнения задач, но далеко не каждый из них можно использовать во всех компаниях. Иногда встречаются совершенно уникальные ситуации, к которым не применительны типовые решения. Руководителям предприятий с удаленной системой работы и гибким трудовым распорядком сложно понять, на какой стадии находится выполнение отдельных задач и достигаются ли сотрудниками компании поставленные цели. В этом случае обычный промежуточный контроль, осуществляемый посредством личного присутствия и регулярного сбора персонала на планерки и совещания, становится не эффективен. Тогда на помощь руководителю приходят новейшие технические средства мониторинга, которые способны объективно показать, выполняет ли конкретный специалист данные ему задания, в какое время он это делает, и сколько часов тратит на непосредственную производственную деятельность.

Виды управленческого контроля

Виды управленческого контроля

Внутри компании аудит текущей работы может осуществляться на нескольких уровнях. Отслеживать ход того, как идет выполнение заданий, может не только руководитель, но и его заместители, курирующие конкретные направления или сотрудники различных административных подразделений. Для них и прочих заинтересованных лиц доступны следующие виды контроля.

  1. Особый контроль. Подразумевает тщательный мониторинг продвижения дел по поручениям и задачам высокой важности.
  2. Внешний контроль. При использовании этого вида мониторинга отслеживать ситуацию в компании и оценивать качество труда ее сотрудников может не только исполнительный директор и руководитель предприятия, но и акционеры, совет директоров или другая вышестоящая организация или отдельно нанятые антикризисные менеджеры.
  3. Штатная система управленческого контроля, работающая внутри подразделений компании. Этот принцип организации мониторинга за тем, как персонал выполняет свою работу, используется в рамках оперативного руководства. Данная система контроля хороша в тех случаях, когда нет необходимости отслеживать ход выполнения задания сотрудником на уровне всей организации, достаточно простой проверки в границах департамента.

Системы мониторинга работ могут классифицироваться по периодичности проверок. В этой группе можно выделить следующие виды контроля выполнения задач.

  1. Выборочный.
  2. Периодический.
  3. Поэтапный.
  4. Предварительный.
  5. Итоговый.

Выборочные проверки работы персонала хороши своим эффектом внезапности. Эта методика контроля помогает руководителю поддерживать высокий уровень дисциплины среди сотрудников компании. Периодические проверки выполнения задач не дают такого эффекта, так как обычно привязаны к конкретному времени, но они позволяют всегда быть в курсе дел и своевременно вносить коррективы в план реализации проекта. Поэтапный контроль во многом похож на предыдущий тип мониторинга, но очередность проверок персонала привязана не к срокам и датам, а к стадиям работ. Предварительный контроль позволяет заранее определить, насколько те или иные сотрудники подходят для реализации проекта и выполнения задач, а итоговое отслеживание результатов и степени достижения поставленных целей дает возможность оценить труд подчиненных по эффекту от их работы, и тем самым мотивирует персонал компании к поддержанию курса на саморазвитие.

Какой тип контроля выбрать для отслеживания действий сотрудников, зависит от специфики стоящих перед командой задач и принципов управления самой организацией. Например, если руководство не использует императивного подхода к постановке целей, как это бывает в государственных и военных учреждениях, а поступающие поручения часто меняются, требуя от коллектива гибкости и высокого уровня адаптивности в работе, это характерно для команд IT-разработчиков или дизайнеров, то оптимально использовать комбинацию поэтапных и итоговых проверок, которые помогут достигать необходимых результатов без ущерба для уровня активности и мотивации среди сотрудников на местах. Благодаря такой схеме контроля руководитель всегда будет знать, насколько специалисты справляются с поставленными задачами в текущий момент времени, но при этом он сможет сохранить за ними право к самостоятельному принятию решений в рамках имеющихся должностных полномочий.

Эффективные методы контроля

Эффективный контроль

Мониторинг деятельности отдельных сотрудников и анализ результативности всей команды должны проводиться в открытой форме. Тогда подобные действия не будет восприниматься персоналом как некие репрессивные меры, а сами подчиненные станут более мотивированными к качественному выполнению своих должностных обязанностей и стоящих задач. Важно, чтобы между руководителем и сотрудниками среднего звена была налажена хорошая обратная связь. Только при этом условии персонал сможет работать так, как того требует уровень сложности проекта. При наличии эффективной схемы взаимодействия подразделений персонал компании будут своевременно получать информацию, необходимую для объективной оценки текущего статуса работ. Это позволит выполнять стоящие задачи в разы быстрее и с меньшим числом ошибок. Комплексный подход и открытость превратят обычный оперативный контроль в новый эффективный инструмент для оптимизации внутренних процессов и повышения производительности труда среди персонала.

Что касаемо конкретных способов и инструментов отслеживания действий сотрудников и хода выполнения задач, то их придумано немало. Все существующие методы контроля доказали свою эффективность, а потому заслуживает внимания руководителей, желающих повысить производительность труда среди персонала компании.

  1. Планерки и общие собрания сотрудников. Помогают эффективно довести до персонала стоящие цели и задачи, формируют единый командный дух, способствуют выявлению тех проблем и деталей, которые известны исполнителям на местах, но незаметны для административного звена. Проводить совещания и планерки для сотрудников компании оптимально на ежедневной или еженедельной основе. При соблюдении этого правила собрания станут непродолжительными (до 1 часа) и обеспечат всесторонний контроль реализации проекта и текущих задач.
  2. Технический надзор. Для контроля за действиями персонала руководитель компании может использовать системы аудио и видеофиксации, которые помогают в режиме реального времени отслеживать выполнение поручений и саму деятельность сотрудников на рабочих местах. Если речь идет об удаленных специалистах, то для контроля за таким персоналом потребуется тайм-трекинг задач. Он не только позволит специалисту понять, в какой последовательности выполнять данные ему поручения, но и поможет управленческому звену оперативно выявить случаи недобросовестного использования рабочего времени.
  3. Методика «Тайный покупатель». Применяется преимущественно компаниями из сектора B2C (торговые предприятия, сервисные центры, кафе, рестораны, отели и прочее). Подобная система контроля выявляет ошибки персонала в общении с клиентами, а также помогает улучшить уровень сервиса во всех точках контакта. Методика хороша в тех случаях, когда сотрудники компании должны строго соблюдать прописанные скрипты и корпоративные стандарты. Такой способ контроля помогает оценивать уровень профессионализма персонала и дает представление об имеющихся недоработках, которые обычно отпугивают клиентов.
  4. Система KPI. Итоги работы отдельных сотрудников и всего персонала оцениваются на основе ключевых показателей, принятых еще на этапе планирования и постановки задач. Чтобы такой контроль приносил пользу, KPI должны быть понятными и достижимыми. В противном случае мотивация персонала будет крайне низка, и это негативно скажется на производительности труда.
  5. Мониторинг персонала в режиме реального времени. Реализуется посредством личного общения руководителя с сотрудниками на местах. Подобный метод помогает выборочно контролировать участников проекта

Для индивидуальных и групповых задач могут использоваться свои инструменты мониторинга. Если команда состоит из большого числа сотрудников (от 20 человек), то здесь очень важно организовать системный учет рабочего времени и позаботиться о прозрачной схеме постановки задач, которая бы защитила от потери данных поручений в потоке. Поможет в этом набор современных программ и приложений для автоматизированного контроля за тем, как сотрудники выполняют текущие задания. Доступное ПО обладает разнообразными функциями и подбирается под конкретные требования предприятия.

Системный подход в организации контроля

Анализ качества исполнения поручений ― это комплексная работа, которая требует внимания к большому количеству разных деталей. Чтобы выполнить эту задачу хорошо и получить ожидаемый положительный эффект от надзора за реализацией проекта, важно придерживаться следующих принципов системного контроля.

  1. Ответственность сотрудников за соблюдение сроков. Если работник не успевает выполнить поручение к назначенному дедлайну, он должен заранее об этом предупредить. Систематическое нарушение сроков одним и тем же сотрудником требует делегирования его обязанностей и функций другим специалистам или изменения принципов организации производства.
  2. Мониторинг текущих процессов и задач. Если реализация проекта осуществляется поэтапно, то его нужно разделить на отрезки с наибольшей вероятностью убытков. В таких критических точках требуется особый контроль за качеством решения стоящих задач. Мониторить ситуацию и оценивать риски нужно всегда заблаговременно, чтобы не упустить возможность выявить и исправить возможные ошибки.
  3. Анализ результатов. Руководитель должен уметь обозначать не только те задачи, которые стоит выполнять в первую очередь, но и те, что требуют периодического отслеживания. Это позволит понять, что именно нужно контролировать постоянно, а что требует анализа лишь на подготовительном или завершающем этапе. После реализации проекта стоит внимательно изучить полученные результаты и совместно с исполнителями найти пути для оптимизации аналогичных процессов в будущем.
  4. Контроль сроков и результатов выполнения задач должен проводиться с обязательной фиксацией данных. Это позволит в любой момент вернуться к сведениям о проекте и при необходимости повторно их проанализировать. На основе такой работы могут вноситься изменения в ход текущей деятельности. Также фиксация данных важна для сбора статистики и принятия объективных управленческих решений.

Даже самый опытный руководитель, не застрахован от ошибок, возникающих в системе менеджмента и управления персоналом. Свести риск их появления к минимуму поможет автоматизация повседневного контроля за исполнением задач. Надо сказать, что внедрение специальных утилит и так называемых таск-менеджеров упрощает постановку совместных поручений, делает работу над ними прозрачнее. Программа для контроля за деятельностью сотрудников и тем, как они выполняют стоящие задачи, особенно актуальна, если на ручной мониторинг персонала тратится значительная часть времени или в штате есть специалисты, работающие удаленно.

Инструменты для контроля выполнения задач

Внедрение автоматизированных средств мониторинга делает управленческую работу значительно проще и удобнее. С помощью специальных программных комплексов сотрудники видят перед собой алгоритм дальнейших действий и могут планировать свои следующие шаги, а руководитель получает информацию о текущем уровне загруженности персонала и статусе тех или иных задач. Таск-менеджеры позволяют выстраивать поручения по уровню приоритетности и дают подробную информацию о сроках их выполнения. Благодаря внедрению программ автоматизации контроля, работа становится более систематизированной и удобной, ее становиться проще контролировать. При этом все файлы и документы по открытым проектам остаются всегда под рукой у персонала, доступ к базе можно настраивать в соответствии со статусом и функциями конкретного сотрудника.

Сегодня на рынке представлено множество IT-продуктов, помогающих отслеживать то, как продвигается выполнение поставленных задач в режиме реального времени. Некоторые программные комплексы предоставляются бесплатно, другие требуют оформления подписки. Цена таких продуктов обычно зависит от количества подключенных аккаунтов и числа поддерживаемых функций. Ниже мы собрали 3 наиболее удачных варианта ПО для автоматического отслеживания того, как сотрудники выполняют стоящие перед ними задачи. Среди этих IT-продуктов вы сможете подобрать то решение, которое лучше других подойдет для специфики вашего бизнеса.

Bitcop

Bitcop структура дня

Это мощная система контроля выполнения задач и учета рабочего времени, которая способна анализировать все действия персонала за ПК, что позволяет выявлять узкие места и оптимизировать бизнес-процессы. Система позволяет собирать данные о фактических затратах рабочего времени на задачи и проекты. Bitcop состоит из двух приложений. Одно, Bitcop Agency, собирает данные об активности сотрудников, мониторит их работу за компьютером, а второе, Bitcop Server, анализирует ту информацию, которая стекается на сервер со всех подключенных аккаунтов. ПО интегрируется с другими цифровыми решениями (Redmine, Jira, IP-телефония, СКУД и т.д.), что позволяет собирать дополнительные данные и агрегировать их в системе.

Среди возможностей Bitcop стоит выделить следующие интересные функции.

  1. Формирование отчетов и наглядных графиков по затратам рабочего времени.
  2. Оценка продуктивности разных временных интервалов.
  3. Мониторинг открытых окон и заголовков в документах.
  4. Отслеживание оффлайн-активности сотрудников (фиксация презентаций, конференций, встреч с клиентами и прочих мероприятий, которые можно считать продуктивным временем, проведенным в отрыве от ПК).
  5. Контроль нарушений и уведомление о таковых по email.
  6. Периодическое создание скриншотов экрана ПК и их хранение в архиве.
  7. Возможность установления нерабочего времени, в течение которого система не будет отслеживать действия сотрудника за компьютером.

В бесплатной версии ПО Bitcop будет выполнять мониторинг действий за 1 монитором. Для изменения и расширения списка аккаунтов стоит приобрести лицензированный продукт с платной подпиской. В коробочной версии к общему числу опций добавится кейлоггер. Эта функция позволяет устанавливать и отслеживать сочетания клавиш, которые могут представлять угрозу информационной безопасности.

Redmine

Redmine

Довольно популярное веб-приложение для контроля сотрудников и стоящих задач, которое отличается гибкостью и широкой функциональностью. Система работает на основе политики open source и при необходимости может улучшаться за счет интеграции дополнительных плагинов и утилит.

В список ключевых возможностей системы Redmine входит:

  • отслеживание статуса стоящих задач и того, как персонал их выполняет;
  • формирование графиков с использованием диаграмм Ганта;
  • поддержка календаря;
  • контроль доступа на базе предоставленных ролей;
  • e-mail уведомления и постановка задач по электронной почте;
  • создание пользовательских полей для вопросов, записей и заметок

Redmine обладает простым и понятным интерфейсом. Все изменения внутри сервиса вносятся на основании утвержденных прав пользователя. Удобно и то, что условия поставленной задачи и графики работ, которые нужно выполнить в ходе проекта, легко и быстро редактируются.

Jira

Jira

ПО хорошо подходит для больших команд от 100 человек. В нем есть модули для разных методов управления проектами и задачами (Kanban, Scrum и прочие), что особенно понравится разработчикам. Здесь также предусмотрены специальные решения для отслеживания работы сотрудников отделов маркетинга и продаж (Task management, Process management, Project management).

Система Jira обладает следующими интересными возможностями.

  1. Интеграция с различными приложениями (их более 3 тыс. в Jira Software), легкое изменение настроек работы программы автоматического контроля.
  2. Поддержка документооборота: систематизация файлов, сохранение часто используемых форм, просмотр версий.
  3. Работа с кодом внутри задач, реализована за счет интеграции с хостингом исходного кода.
  4. Разработка дорожных карт для эффективного планирования командной деятельности.
  5. Постановка задач из чата техподдержки.
  6. Широкая отчетность: 16 видов диаграмм, графиков и полезных сводок, которые отражают, какие задачи и в какие сроки нужно выполнить.

Система Jira заслуженно пользуется высокой популярностью, хотя эту программу и нельзя назвать абсолютно универсальным решением.

Вывод

Управлять компанией, не уделяя должного внимания контролю работы сотрудников, невозможно. Однако эффективно отслеживать деятельность персонала не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Тщательно выстроенная система контроля требует скрупулезного отношения к таким вопросам, как правильное распределение нагрузки между работниками, оперативное отслеживание скорости и качества выполнения поставленных задач, формирование понятных схем взаимодействия между подразделениями и принципов удобного документооборота. Мониторинг всех этих аспектов может отбирать много сил. Сократить трудоемкость процесса помогают современные IT-решения, которые дают руководителя четкое представление о качестве работы персонала компании, статусе выполнения задач в режиме реального времени. Подобные программные системы, используемые вместе с иными мерами воздействия, позволяют предприятиям существенно улучшать ключевые показатели эффективности и выходить на качественно новый уровень в развитии бизнеса. Поэтому сегодня, находясь в условиях постоянно меняющейся высококонкурентной среды, пренебрегать подобными инструментами крайне нежелательно.