Методы расчета утилизации персонала
Утилизация персонала – это показатель, который отражает степень использования рабочего времени сотрудников для выполнения задач, приносящих компании доход. Она помогает оценить, насколько эффективно используется время, что напрямую влияет на финансовые результаты организации. Оптимальное распределение трудовых ресурсов способствует улучшению бизнес-процессов, увеличению производительности и снижению издержек.
Назначение показателей утилизации
Показатель утилизации персонала – инструмент, который позволяет компаниям оценивать эффективность использования трудовых ресурсов. Утилизация помогает измерить время, которое работники проводят за выполнением задач, напрямую влияющих на доход, и служит базой для анализа их производительности. Прямое влияние утилизации на эффективность бизнеса проявляется в том, что правильное использование времени способствует снижению издержек и повышению производительности, что улучшает финансовые результаты.
Для чего используется показатель утилизации:
- Управление кадровой политикой. Полученные данные помогают выявлять «узкие места» в распределении проектов и загруженности сотрудников, что позволяет перераспределять рабочие ресурсы. Показатели помогают оценить потребность в дополнительных кадровых единицах или выявить излишки трудовых ресурсов. Это позволяет оптимизировать процессы, предотвращая как недостаток, так и переизбыток рабочей силы.
- Мотивация персонала. Сотрудники, вовлеченные в проекты, которые оцениваются как продуктивные, чувствуют свою значимость и ценность для компании. Мотивационные системы, основанные на утилизации, могут стимулировать к более продуктивной работе с помощью дополнительных бонусов за высокие показатели. Это способствует повышению вовлеченности и заинтересованности в результатах своего труда.
- Расчет стоимости услуг. Понимание того, как используются ресурсы, позволяет более точно рассчитать себестоимость работы. Можно определить, сколько часов уходит на выполнение каждой задачи или проекта. Это помогает сформировать адекватную цену на услуги, обеспечивая конкурентоспособность на рынке.
- Управление персоналом. Руководители могут оперативно реагировать на снижение утилизации, перераспределять проекты и вводить корректировки в рабочие процессы. Контроль утилизации позволяет предотвратить ситуации перегрузки или недозагруженности персонала, что влияет как на общую производительность, так и на психологический комфорт.
Основные виды утилизации сотрудников
Чаще всего рассчитывается три типа утилизации, расскажем о них подробнее.
Базовая утилизация
Отражает общее количество времени, которое сотрудники проводят на рабочем месте. Это не только часы, которые они тратят на выполнение производственных или коммерческих задач, но и периоды, которые могут не быть непосредственно связаны с генерацией дохода, например, совещания, перерывы, обучение или административные обязанности. В рамках базовой утилизации ресурсов говорят о полезных трудозатратах, которые предполагают непосредственную работу над проектами, и трудозатратах, под которыми понимается общий объем времени, проведенного на рабочем месте.
Основное преимущество базовой утилизации ресурсов заключается в том, что она помогает отслеживать общее отработанное время (доступные трудозатраты), сравнивать их с полезными затратами и оценивать, правильно ли организован рабочий день. Если сотрудник слишком много доступного времени проводит за непроизводственными задачами, это может свидетельствовать о неэффективности организации труда или о том, что распределение проектов требует пересмотра.
Коммерческая утилизация
Предполагается учет только того времени, которое было непосредственно потрачено на проекты, оплаченные клиентом. Все административные задачи, совещания и обучение, которые не приносят непосредственного дохода, в расчет не включаются.
Коммерческая утилизация важна для понимания того, насколько сотрудник, отдел или компания активно работают над проектами, генерирующими прибыль. Высокие показатели коммерческой утилизации свидетельствуют о том, что ресурсы эффективно задействованы в решении основных задач, связанных с бизнес-деятельностью.
Компании используют коммерческую утилизацию для оценки производительности и эффективности сотрудников. Показатель утилизации помогает определить, какие работники или подразделения вносят наибольший вклад в прибыль, и оптимизировать рабочие процессы для улучшения результатов.
Оплаченная утилизация
Это расчет времени, после затрат которого была получена прибыль. Оплаченная утилизация важна для предприятий, которые могут не получить оплату за свои услуги. Например, компания выполнила работу, но клиент не принял ее, поэтому объем принесших доход услуг сократился, как и общая прибыль.
Оплаченная утилизация дает возможность понять, каково соотношение между оплачиваемым и коммерчески продуктивным временем. Этот показатель важен для оценки расходов на персонал. Он позволяет рассчитать, сколько ресурсов компания вкладывает в обеспечение сотрудников, и оценить, насколько это оправдано.
Как рассчитывают доступное время
Полезное время – то, которое потрачено на непосредственную работу над проектами или заказами. Для точных расчетов потребуется учитывать доступное время. Это общее количество часов, отработанное за определенный период.
Расчет доступного времени – важный этап анализа утилизации. Для него применяют следующие методы:
- Расчет доступного времени, принимаемого за фиксированную величину. Например, оно определяется как 2 080 часов в год, что соответствует стандартной 40-часовой рабочей неделе. Этот метод часто используют крупные компании, особенно в производственных отраслях, где важно сравнивать показатели между различными подразделениями, филиалами и регионами. Такой подход к утилизации дает возможность проводить обобщенные расчеты, не углубляясь в детали индивидуальных графиков работы каждого сотрудника.
- Более точный метод расчета доступного времени основывается на производственном календаре конкретного региона. В этом случае из общего количества рабочих часов вычитаются официальные выходные и праздничные дни, что дает реальную картину доступного времени.
- Третий метод основывается на индивидуальных расписаниях рабочего времени сотрудников. Он особенно полезен для компаний, где сотрудники работают над проектами по гибким графикам или неполной ставке. Например, если человек трудится на половину ставки, его доступное рабочее время составит 986,5 ч. в год. Этот подход позволяет более точно учитывать отработанные часы и использовать их для расчета утилизации или производительности.
- Четвертый метод контроля доступного времени схож с третьим, но включает в расчет отсутствие работников по различным причинам – из-за болезни, отпуска или других вынужденных перерывов в работе.
- Пятый подход ориентирован на сотрудников с почасовой оплатой. В этом случае доступным временем считаются все оплаченные часы, которые человек отработал и зафиксировал в своих таймшитах. Этот метод чаще используется на предприятиях, где персонал работает по гибкому графику или над конкретными проектами с почасовой оплатой. Он особенно популярен в высокотехнологичных компаниях и консалтинговых фирмах, где сотрудники получают оплату за каждый фактически отработанный час.
Разные уровни управления в одной и той же компании могут использовать различные методы расчета доступного времени в зависимости от задач. Например, на уровне высшего руководства может применяться фиксированная константа для упрощенного анализа утилизации, а на уровне отделов – индивидуальные графики для более точного расчета реальной загрузки. В России наиболее распространены третий и четвертый методы, которые ориентируются на индивидуальные расписания и учет отсутствия на рабочем месте. Пятый метод постепенно становится востребованным.
Формула расчета утилизации
Чтобы рассчитывать утилизацию, используют следующую формулу:
Пут=(ФОВ/ДВ)*100%,
где:
Пут — показатель утилизации.
ФОВ — фактически отработанное время.
ДВ — доступное время.
Для расчетов утилизации необходим контроль рабочего времени. Классический способ – использование таймшитов. Они позволяют сотрудникам фиксировать, сколько часов они потратили на выполнение конкретных проектов в течение рабочего дня или недели.
Требования к подобной системе учета:
-
-
Для точного управления утилизацией требуется, чтобы этот процесс был как можно более простым, но важно не просто фиксировать потраченное время, но и указывать, какие именно задачи они выполняли.
-
Важно учитывать, являются ли проекты полезными для бизнеса. Для этого все виды работ, вносимые в таймшит, должны иметь маркировку – коммерческие они или неоплачиваемые. Коммерческие проекты – это те, за которые клиент платит, они составляют полезное время. Неоплачиваемые задачи не приносят непосредственного дохода и считаются некоммерческими.
-
Для точного расчета утилизации нужно учитывать расписания сотрудников. Оно меняется в зависимости от рабочих графиков, отпусков, больничных и других факторов.
-
В качестве примера рассчитаем коммерческую утилизацию для сотрудника.
| Проект | Трудозатраты (часы) |
| Проекты, которые оплачивают клиенты | 124 |
| Решение задач вне работы над проектом | 30 |
| Время простоя | 19 |
| Отсутствие на рабочем месте | 16 |
Общий итог – 189 ч.
Для расчета используем данные календаря рабочих дней. В марте текущего года норма составляла 175 ч. Из общего количества часов работы сотрудника за месяц мы определяем полезное время – это 124 ч., потраченные на коммерческие проекты, которые приносят доход.
Теперь можно рассчитать утилизацию по представленной выше формуле. В данном случае результаты будут следующими:
Показатель утилизации персонала = 124 / 175 х 100 = 71%.
Такая утилизация указывает на то, что 71% времени работы сотрудник использовал для выполнения коммерчески значимых проектов. Оставшиеся 29% были потрачены на непроектные задачи, простой и отсутствие.
Такой контроль утилизации ресурсов помогает лучше понимать, насколько эффективно они используются, и определять области, где можно улучшить производительность. Чтобы он был точным, эффективным и быстрым, современные компании с большим количеством работников используют приложение тайм-трекер, которое позволяет учитывать рабочее время всего персонала предприятия и значительно облегчают расчет утилизации.
Нормы утилизации
Управление утилизацией предполагает установку целевых значений утилизации, к которым стремится компания. Эти нормы могут различаться в зависимости от отрасли и задач предприятия. Высокая утилизация не всегда является хорошим показателем, так как она может указывать на перегрузку сотрудников и снижение их эффективности в долгосрочной перспективе.
Для каждого предприятия важно учитывать пороговое значение утилизации. Чрезмерная загрузка может привести к выгоранию, что снижает лояльность сотрудников. Если же показатель утилизации ниже установленного уровня, это может свидетельствовать о неэффективном использовании доступных ресурсов и необходимости пересмотра эффективной загрузки персонала.
