Главная / Блог / Система управления организацией

Система управления организацией

 08.12.2022      613

система управления организацией

 
Привести компанию к успеху ― задача не из простых. Она требует системного подхода и внимания к деталям. Без базовой теоретической подготовки невозможно организовать процессы взаимодействия внутри корпорации так, чтобы они способствовали развитию бизнеса. Именно поэтому мы решили поговорить о таком фундаментальном понятии, как основы системы управления организацией. Из этой статьи вы узнаете, что из себя представляет данный комплекс, из каких элементов он состоит и какие функции выполняет. Здесь же поговорим о том, какие принципы нужно учитывать при формировании руководящего аппарата. В статье будут рассмотрены базовые правила менеджмента, которые помогут ответить на вопрос, как выстроить систему управления в компании и сделать ее максимально эффективной.

Сущность и функции системы управления

Система управления организацией ― это совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, работающих на обеспечение жизнеспособности компании. Она представляет собой довольно сложный механизм, который направляет хозяйствующий субъект к достижению поставленных целей и стратегических задач. Если управление предприятием ― это непрерывный процесс влияния на все составные элементы компании с целью извлечения максимальной пользы из имеющихся у нее ресурсов, то система управления представляет собой набор методов и инструментов, с помощью которых данный процесс осуществляется.

Чтобы лучше понять сущность рассматриваемого нами предмета, поговорим о его составных частях. Начнем описание с перечисления субъектов управления. Их роль выполняют представители руководящего звена:

  • менеджеры;
  • начальники филиалов и подразделений, производственных участков, других частей, образующих органы функционального, линейного или общего управления организацией;
  • бригадиры.

 
Объектами системы управления в компании выступают те элементы, деятельность которых подчинена вышестоящим структурам:

  • департаменты и отделы;
  • цеха;
  • бригады и группы исполнителей;
  • конкретные сотрудники.

 
Эти штатные единицы непосредственно участвуют в производственном процессе, но решений, влияющих на управление хозяйственной деятельностью организации и развитие бизнеса не принимают. Они обладают ограниченным спектром полномочий, который определяет обязанности каждого сотрудника.

Как видим, архитектура комплекса управления состоит из двух подсистем:

  • управляющей;
  • управляемой.

 
Однако не стоит думать, что ее воздействие направлено только на сотрудников, а цель функционирования сводится лишь к повышению производительности труда. Эффективность работы хозяйствующего субъекта зависит от того, насколько успешно выстроены принципы процесса оперативного управления внутри разных взаимосвязанных частей:

  • маркетинг и реклама;
  • производство;
  • финансы и материальное обеспечение;
  • кадровый резерв.

 
Все эти элементы также входят в общий состав системы управления предприятием, которую нужно рассматривать как совокупность служб и каналов коммуникации, обеспечивающих заданное функционирование и стабильное развитие.

Как видим, изучаемая нами структура обладает сложным строением. Она объединяет в себе методы, технологии, процедуры, принципы и органы управления компанией. Концепция менеджмента считается организованной, если определены следующие значимые условия:

  • границы влияния;
  • входящие в состав элементы;
  • структура взаимодействия отдельных частей и сотрудников;
  • функции составных элементов единого производственного процесса.

 
Структурно сформированная и отлаженная система управления компанией способствует стабильному развитию бизнеса, так как с успехом справляется с выполнением следующих значимые функций.

  1. Следование корпоративным ценностям и миссии.
  2. Распределение управленческих и производственных функций.
  3. Установление порядка взаимодействия между разными элементами организации и ее сотрудниками.
  4. Оптимизация внутренних процессов, их модернизация.
  5. Обеспечение эффективного взаимодействия бизнеса с внешней средой.
  6. Снижение риска финансовой дестабилизации.

 
Осуществление всех этих функций управления предполагает совершение целого набора согласованных действий, которые и приводят к достижению поставленной перед компанией цели.

Задачи управления в организации

задачи управления в организации

Основатели теории менеджмента по-разному формулируют задачи управления организацией. Наиболее четко их обозначил Г. Файоль, включив в свой список следующие потребности.

  1. Следование корпоративным ценностям и миссии.
  2. Распределение управленческих и производственных функций.
  3. Установление порядка взаимодействия между разными элементами организации и ее сотрудниками.
  4. Оптимизация внутренних процессов, их модернизация.
  5. Обеспечение эффективного взаимодействия бизнеса с внешней средой.
  6. Снижение риска финансовой дестабилизации.

 
Эти задачи, составляющие основу механизма управления, были сформулированы еще в XX столетии. С тех пор многое в производственной деятельности изменилось. Настоящая научная революция, произошедшая в естественных дисциплинах, высокий темп технического прогресса и повсеместная цифровизация повлияли на принципы организации эффективного управления. Сегодня методики принятия системно значимых решений активно меняются, модернизируются и средства мониторинга их исполнения. Появился новый формат работы ― так называемая удаленка, а вместе с ней пришла и своя система контроля сотрудников. Наряду с этим, скорректировались принципы управления финансами, что в основном связано с внедрением электронных способов взаиморасчетов. Сформировалось понятие, как тайм-менеджмент, которое диктует свои принципы распределения ресурсов. Поэтому классический список задач управления хозяйственной деятельностью компании можно дополнить следующими актуальными на сегодня потребностями.

  1. Сбор, обработка и хранение массивов данных с возможностью обеспечения быстрого доступа к нужной информации для всех сотрудников.
  2. Внедрение инноваций и разработка новых продуктов.
  3. Создание благоприятного климата внутри коллектива, разработка способов мотивации, противодействие конфликтным ситуациям.
  4. Организация эффективного взаимодействия с другими компаниями, в том числе и посредством использования мер маркетинговой и рекламной активности.

 
Список тактических целей может корректироваться и расширяться. Он формируется под влиянием таких характеристик, как масштаб компании, специфика ее работы, особенности внешней среды, в которой приходится функционировать. Не зря современный менеджмент называют искусством управления, сравнивая его со сложной комбинационной игрой, требующей от участников гибкости, открытости и доступа к новейшим средствам коммуникации.

Типы современных систем управления

В вопросах организации концепции менеджмента руководители все реже ориентируются на теоретические постулаты, а все чаще внедряют собственные механизмы управления, основанные на актуальных рыночных реалиях и опыте других игроков. Однако та модель, которая хорошо работает в одной компании, при внедрении в другой может давать сбои. Поэтому используемые организационные структуры могут отличаться, а выбор оптимальной схемы и порядка управления остается индивидуальным решением. Как правило, оно базируется на следующих факторах.

  1. Отрасль работы.
  2. Степень вовлеченности во внешнеэкономическую торговлю.
  3. Характеристики предлагаемых товаров и услуг.
  4. Покупательская способность внутри рыночного сегмента.
  5. Стратегические цели организации.

 
В России даже внутри одного экономического сектора не существует универсальных подходов, что связано с географическими характеристиками страны. Огромное количество регионов с разными климатическими, социально-демографическими и культурными особенностями обязывает бизнес подстраиваться под конъюнктуру, отказываясь от типовых схем организации управления. Но мы можем выделить несколько ключевых моделей, которые входят в основу современного менеджмента.

  1. Программно-целевая система управления элементами организации. Она предполагает учет и контроль целей бизнеса, имеющихся ресурсов, действий, необходимых для достижения нужных показателей, а также полученных результатов. Данная модель управления хозяйственной деятельностью компании достаточно гибка и эффективна, позволяет добиться желаемого при минимальных затратах, подходит для внедрения в работу проектов самого разного масштаба. Существуют в ней и минусы. Ее применение требует порядка в организации управления. Все цели компании должны быть обязательно доведены до сотрудников, которые могут принимать участие в их формировании.
  2. Бюджетная схема управления. Ее суть заключается в планировании возможных трат, прогнозировании движения денежных потоков и будущих финансовых показателей. Особенности управления на основе бюджетирования заключаются в том, что руководству нужно уметь четко разграничивать обязанности компании и имеющиеся у нее ресурсы. При внедрении данной модели успех достигается путем безошибочного расчета финансовых показателей. Построение бюджетной системы управления основывается на базе четких регламентов, отступление от которых недопустимо. В итоге данная модель позволяет добиться финансовой устойчивости компании, но лишает ее гибкости, снижая тем самым конкурентоспособность.
  3. Небюджетная концепция управления. Принципиально новый подход, который базируется не на строгом следовании правилам, а на принятии решений соответствующих целям и миссии компании. Организация внутрикорпоративной управленческой деятельности с использованием небюджетной модели предполагает высокую внутреннюю мотивацию со стороны персонала, а также требует соблюдения принципов прозрачности и ответственности. Большое внимание уделяется планированию, координации и поощрению. Использование небюджетной модели системы управления делает компанию гибкой, снижает ее затраты, но требует большого внимания к формированию корпоративного духа и сплоченной команды единомышленников.

 
Перечисленные организационные структуры имеют свои плюсы и минусы. Они подходят для реализации разных стратегий и форматов ведения бизнеса. При выборе оптимального порядка управления важно помнить, что он должен способствовать формированию такой работы, при которой изменения, происходящие во внешней и внутренней среде, не будут отменять целей компании, а приведут лишь к своевременной корректировке промежуточных задач. Только в этом случае можно говорить о том, что в компании заложены принципы эффективной системы управления.

Структура системы управления

Менеджмент может строиться с использованием разных методик и технологий. Принципы управления компанией формируются поэтапно. Основные шаги при построении модели руководства выглядят следующим образом.

  1. Создание общей структуры управления.
  2. Формирование руководящего состава и разработка принципов взаимодействия между его элементами.
  3. Проверка и корректировка созданного механизма.

 
По принципу подчиненности элементов система управления в организации может быть вертикальной (иерархической) и горизонтальной (органической). В первом случае элементы нижестоящего уровня подчиняются тем, что находятся выше них внутри структуры. Если же отделы расположены на одном уровне управления, то между ними устанавливаются горизонтальные связи. Такие структурные единицы, подчиняются общему руководящему центру или генеральному директору.

Чем более разнообразна деятельность компании, тем более сложной будет ее структура управления. В ней могут смешиваться горизонтальные и вертикальные связи. Действующий принцип организации системы управления крайне важен для выбора подходящих методов воздействия. Например, построение эффективной вертикальной структуры невозможно без административных инструментов влияния, а поддержание горизонтальных связей требует, бюджетных способов мотивации, которые основаны на законах рыночных отношений.

Вертикальная организационная структура управления

Вертикальная структура управления

Вертикальная структура управления обладает следующими характерными признаками:

  • строгая подчиненность звеньев общей цепи;
  • четкое распределение обязанностей;
  • преобладание вертикальных взаимосвязей между составными элементами.

 
Данная структура знакома многим компаниям. Она проста во внедрении и использовании, но ведет к снижению эффективности процесса управления. Это связано с длинным путем поступления информации от одного звена к другому и возможным искажением сведений в ходе передачи различных поручений.

Горизонтальная организационная структура управления

Горизонтальная структура управления

Управление хозяйственной деятельностью предприятия, при котором команда состоит из элементов, не находящихся в прямом подчинении друг у друга, требует высокого уровня организации взаимодействия между ее членами. Добиться этого непросто, но если решение подобной задачи все-таки становится возможным за счет привлечения креативных и инициативных сотрудников, тогда процесс управления становится простым и эффективным, а компания существенно выигрывает в конкурентной борьбе, так как получает гибкую концепцию менеджмента. Отсутствие многочисленных бюрократических проволочек при передаче информации и принятии решений способствует увеличению скорости реагирования на внешние и внутренние изменения и повышает качество исполнения данных поручений. Этим органическая система управления выгодно отличается от иерархической вертикальной.

Методы управления организацией

Методы управления организацией

В своей повседневной работе управленцы могут прибегать к разным инструментам и технологиям влияния. Многие из известных методик тесно взаимосвязаны друг с другом, так как часто возникают как дополнение к ранее выработанным принципам и правилам. Такие инструменты обычно работают в комплексе, но могут быть эффективными и при самостоятельном применении.

Классифицировать методы управления современной организацией можно по разным признакам.

  1. Степень вовлеченности.
  2. Направленность воздействия.

 
В первом случае выделяют ручные и системные методы управления организацией. Каждый из этих способов подходит для определенных ситуаций и условий. Системные методы управления не требуют прямой координации со стороны руководящего звена. Они базируются на общих правилах, регламентах и нормах, знакомых всем участникам трудового коллектива. А вот ручные методы управления обычно применяют для решения нестандартных проблем, и их использование невозможно без глубокой вовлеченности со стороны руководящего аппарата.

Если классифицировать управление современной компанией по направленности воздействия, то здесь можно выделить следующие группы методов и технологий.

  1. Степень вовлеченности.
      • организационно-стабилизирующие управленческие методы (формируют основу трудовой активности, включают в себя нормирование рабочих процедур и необходимых результатов, составление производственных регламентов, инструктирование сотрудников);
      • методы дисциплинарного воздействия (нацелены на поддержание порядка внутри компании и производственной линии, предполагают использование выговоров и взысканий);
      • распорядительные методы управления (применяются для адаптации бизнеса к меняющимся условиям работы, а также для корректировки ранее упущенных деталей в организации производственной деятельности, включают в себя распоряжения, дополнительные приказы и инструкции к ранее выпущенным регламентам для сотрудников).

     

  2. Экономические инструменты. Формируют взаимодействие между структурными элементами, используя для этого материально-денежные ресурсы. К подобным методам управления относятся:
      • выплата сотрудникам заработной платы, рассчитанной на базе данных учета рабочего времени или на основе фактических результатов трудовой деятельности;
      • проведение хозяйственных расчетов;
      • использование фондов производственного развития;
      • кредитование;
      • формирование политики ценообразования;
      • инвестиционная активность.

     

  3. Социально-психологические инструменты. Эти методы ведения управленческой деятельности нацелены на развитие принципов эффективного взаимодействия между членами коллектива, а также на повышение производительности труда путем влияния на отдельных работников. В группу социально-психологических инструментов входят командообразующие мероприятия, меры по формированию и поддержанию благоприятного микроклимата внутри коллектива и действия, связанные с потребностью в саморазвитии и раскрытии потенциала сотрудников.

 
Создание организационной системы управления и выбор методов для экономического или социально-психологического воздействия осуществляется на индивидуальной основе. Набор используемых технологий может периодически меняться в зависимости от стоящих целей и имеющихся у компании ресурсов.

Вывод

От того, насколько грамотно выстроена структура и принципы управления зависит финансовая устойчивость всей компании и возможность к дальнейшему развитию бизнеса. Механизм ведения хозяйственной деятельности влияет на особенности функционирования всех отделов и подразделений. На его основе складываются принципы решения имеющихся производственных, административных, финансово-экономических задач. Поэтому выбор модели эффективного управления имеет фундаментальное значение.

В этой статье мы рассказали о том, на какие принципы современного управления организацией стоит опираться, поговорили об этапах формирования единой концепции менеджмента. В качестве итога напомним, что универсальных решений не существует, а потому при выборе подходящих методик и технологий стоит опираться на данные анализа актуальных рыночных потребностей и имеющихся в вашем распоряжении ресурсов.