Ожидаемые результаты проекта: как сформулировать и достичь
По данным исследований успешности IT-проектов, которые проводили PMI и Standish Group, две трети среди них заканчиваются провалом. Команды срывают сроки, перерасходуют бюджет либо создают продукт, который не нужен заказчику. Главная причина неудач – непонятные и нечеткие цели на старте. Как перевести абстрактные идеи заказчика в ожидаемые результаты проекта и управлять ими? Читайте об этом в статье.
Что такое ожидаемые результаты проекта
Ожидаемые результаты проекта – это конкретные, измеримые продукты или ценности, которые появятся после его успешного завершения. Это реальное воплощение цели проекта. Именно ради ожидаемых результатов бизнес выделяет бюджеты, а люди ежедневно работают. Если проект не приносит понятной ценности, он превращается в бессмысленную трату времени.
Часто этот термин путают с задачами и вехами проекта. Это ошибка, из-за которой команда перестает понимать, к чему идет. Объясним, в чем разница между этими понятиями.
Задачи проекта – это конкретные шаги, которые необходимо выполнить ради достижения ожидаемой цели. Например, если результат проекта – новый готовый дом, то задачи – это рытье котлована, укладка кирпича и монтаж проводки. Основные характеристики задач:
- Всегда отвечают на вопрос «Что нужно сделать?», а не «Что мы получим в итоге?».
- Формулируются через действие. В формулировках задач доминируют глаголы или отглагольные существительные: настроить сервер, провести аудит, закупить лицензии, повысить продажи за период.
- Задачи проекта ценны лишь как инструмент достижения цели. Клиент или инвестор оплачивает не сам ход выполнения работы, а ее итоговую ценность. Успешное завершение всех задач как раз и приводит к созданию того продукта, который был заявлен в ожиданиях.
Вехи проекта (мильстоуны) – это контрольные даты в графике. Они отмечают завершение этапов или моменты принятия ключевого решения. Их можно сравнить с километровыми столбами на шоссе. Они показывают, сколько пути уже позади, но сами по себе дорогой не являются.
- Вехи проекта отвечают на вопрос «В какой точке мы сейчас находимся?». У вехи нет продолжительности.
- Веха фиксирует свершившийся факт. Например: «Техническое задание утверждено», «Первый транш получен», «Прототип передан на тестирование».
- Вехи помогают отслеживать график движения и контролировать риски. Они сигнализируют менеджеру, успевают ли сотрудники вовремя создать те самые ожидаемые результаты.
При правильном планировании проекта эти элементы дополняют друг друга. Задачи проекта определяют, какими шагами двигаться вперед. Вехи показывают, в каких точках графика проверять маршрут, а ожидаемые результаты проекта определяют конечный пункт назначения.
Типы ожидаемых результатов
Редко бывает так, что у проекта есть только один итог. Если руководитель этого не учитывает, он рискует упустить из виду важные детали, забыв про остальное. Чтобы этого не произошло, все ожидаемые результаты проекта делят на категории.
Внешние и внутренние
Эта классификация показывает, на кого именно направлен итог работы, и кто станет его главным выгодоприобретателем.
Внешние результаты – это продукты или изменения, которые создаются для клиентов, партнеров, инвесторов или рынка в целом. Они всегда находятся за пределами компании-исполнителя. Примеры – новое меню для сети ресторанов или проведенный для заказчика рекламный аудит. Внешние ожидаемые результаты влияют на прибыль и положение компании на рынке.
Внутренние ожидаемые результаты остаются внутри компании и улучшают ее работу. К примеру, разработанная CRM-система для собственного отдела продаж или автоматизированная программа бухгалтерского учета. Клиенты компании могут не знать о существовании этих продуктов, но бизнес за счет них экономит ресурсы и сокращает издержки.
Промежуточные и конечные
Завершенные части работы, которые открывают дорогу к следующему этапу проекта – это промежуточные итоги. Например, это утвержденный дизайн-макет сайта. Пользователи в интернете его не увидят, но без него программисты не смогут начать писать код. Такие результаты нужны, чтобы вовремя проверять качество и понимать, что проект укладывается в график.
Конечные результаты – ожидаемый итог, ради которого проект затевался. Это полностью укомплектованный, протестированный и готовый к эксплуатации продукт. В случае создания сайта конечным ожидаемым результатом станет работающий интернет-магазин, который принимает оплату и обрабатывает заказы пользователей.
Материальные и нематериальные
Ожидаемые результаты проекта могут иметь физическую форму или оставаться неосязаемыми. И те, и другие одинаково важны для бизнеса. Физическое или цифровое воплощение имеют материальные результаты, их легко измерить или посчитать. Это, например, построенное здание, закупленные парк техники или строки программного кода. Их можно продемонстрировать заказчику и зафиксировать в актах выполненных работ.
Нематериальные итоги измерить сложнее, но часто от них зависит успех бизнеса. Примеры таких ожидаемых результатов – рост узнаваемости бренда после рекламной кампании, повышение лояльности клиентов, новые профессиональные навыки сотрудников. Нематериальный результат работает на перспективу, формируя дополнительную ценность бренда.
Как определить ожидаемые результаты
Зафиксировать итоги необходимо, чтобы очертить жесткие границы проекта. Сотрудники сразу видят критерии качества, а заказчик знает, каким будет финальный продукт. Что нужно сделать для формулировки ожидаемых результатов?
Шаг 1. Определить запросы
Работа над проектом начинается со сбора требований со стороны заказчиков и будущих пользователей. Возможные источники информации:
- Инвесторы проекта и пользователи. Проведите с ними интервью или анкетирование. Абстрактные задачи вроде «сделать быстро и удобно» сразу превращайте в конкретные характеристики финального продукта (например, «возможность принимать оплату от клиентов на сайте»).
- Рынок и конкуренты. Изучите аналогичные продукты, которые уже продаются на рынке. Выпишите их характеристики, чтобы ваш итоговый продукт не уступал им по качеству и возможностям.
- Законы и стандарты. Проверьте требования законодательства к вашему типу продукта. Например, если софт для частного бизнеса собирает контакты клиентов, он должен соответствовать закону о персональных данных ФЗ-152, а если принимает оплату – стандарту PCI DSS.
По итогу коротко зафиксируйте, какую проблему закрывает проект, кто заказчик и кто конечный пользователь.
Шаг 2. Сформулировать ожидаемые результаты
Итог проекта – это конкретный объект: продукт, система, документ, настроенный процесс, обученная команда.
Хорошая формулировка ожидаемых результатов отвечает на вопрос «что именно будет готово?». Плохая – описывает действия в процессе работы над проектом: «провести анализ», «обеспечить взаимодействие». Например:
- Плохо: улучшить состояние сайта.
- Хорошо: обновленный сайт с новой структурой и текстами, готовый к публикации.
Шаг 3. Добавьте измеримые показатели
Чтобы оценить достижение ожидаемых результатов проекта, нужны понятные и проверяемые критерии.
- Количественные – числовые показатели, которые определяют измеримый объем работы по проекту. Например, итоговый бюджет, количество созданных единиц продукта, охват аудитории.
- Качественные критерии определяют соответствие результата проекта установленным требованиям, техзаданию или стандартам
- Временные – сроки выполнения задач и всего проекта, соблюдение дедлайнов. Для визуализации и контроля сроков используют тайм-трекеры. Они позволяют оценить фактические трудозатраты в разрезе проектов и задач.
Шаг 4. Согласуйте заказчиком или командой
После формулировки ожидаемых результатов их нужно согласовать. На личной встрече или в чате задайте вопрос: «Если мы сдадим работу с этими показателями и в этот срок, проект будет успешным?». Финальные согласованные формулировки необходимо закрепить в письме, чтобы зафиксировать договоренности.
Управление результатами проекта: 5 советов
Как убедиться, что команда создаст именно то, что требовал заказчик, и проект принесет реальную ожидаемую пользу бизнесу? Несколько рекомендаций:
-
-
Формулируйте ожидаемые результаты проекта четко и полно. Хороший итог описывает конкретный объект – то, что можно увидеть, проверить или передать. К нему добавляют критерии: по каким признакам понятно, что проект выполнен. Сроки, объем, стандарт качества – все это часть формулировки.
-
Сообщайте сотрудникам об ожидаемых показателях. Человек может видеть общую задачу, но не понимать, что именно от него ждут и как его работа влияет на итог проекта. Поэтому общего брифинга недостаточно. Каждый участник должен знать, что он делает, в какой срок и как его задача стыкуется с работой остальных. Проговорите ожидания лично или в небольших группах. Убедитесь, что человек действительно понял задачу.
-
Организуйте работу в системе управления проектами. Таблицы в Excel и переписка в мессенджерах плохо масштабируются. Когда участников больше трех, а задач много, важные договоренности теряются, и никто не видит общей картины. Автоматизированные системы управления проектами эффективно решают эту проблему. В них можно зафиксировать задачи и план проекта, назначить ответственных, поставить сроки и отслеживать статус.
-
Держите команду в курсе через регулярные отчеты. Отклонение от первоначальных планов – нормальная рабочая ситуация. Но если все участники узнают об этом только в финале работы, времени внести корректировки уже не остается. Чтобы этого не произошло, нужна система коротких, но регулярных отчетов. Удобно использовать, например, электронные канбан-доски. Люди видят, что работа движется, понимают контекст решений и не тратят время на выяснение того, что уже известно коллегам.
-
Оценивайте успех проекта после завершения работы. Это нужно для проверки его реальной пользы. Важно увидеть, окупились ли вложенные деньги и заработали ли новые процессы. Анализ позволяет разобрать ошибки в расчетах и организации процессов, чтобы не повторять их в будущем.
-
Внедрите практику «входного контроля» — прежде чем принять результат от сотрудника, сверьте его с критериями качества, оговоренными в задании. Это снижает количество доработок.
Наглядные примеры ожидаемых результатов
Чтобы проиллюстрировать, как могут выглядеть ожидаемые итоги и что учесть в работе, приведем несколько примеров конкретных проектов.
Редизайн сайта компании
Ожидаемая цель – обновленный сайт с новой структурой, текстами и визуальным оформлением, готовый к публикации до 1 сентября.
Что входит:
- переработанная навигация — е больше трех уровней вложенности;
- новые тексты для всех ключевых страниц, проверенные редактором;
- адаптивная верстка под мобильные устройства и планшеты;
- скорость загрузки каждой страницы – не дольше трех секунд;
- все формы обратной связи протестированы и работают корректно.
Заказчик проверяет сайт по чек-листу, подписывает акт и дает добро на публикацию. Если после проверки появляются правки, они будут устранены в течение пяти рабочих дней.
Запуск программы адаптации новых сотрудников
Цель проекта – готовая программа адаптации на первые 30 дней в коллективе, внедренная в HR-процессы компании до 15 октября.
Состав ожидаемых результатов:
- описанный план на каждую неделю с конкретными задачами, встречами и материалами для изучения;
- приветственный пакет документов: структура компании, внутренние правила, контакты;
- шаблон встречи с руководителем на первой и третьей неделе;
- анкета обратной связи, которую новый сотрудник заполняет по итогам месяца.
Критерии приемки проекта: программа должна пройти тестовый запуск на двух новых сотрудниках, HR-менеджеры умеют работать с ней, все материалы загружены во внутреннюю систему компании.
Исследование целевой аудитории для нового продукта
Цель – отчет о ЦА с выводами и рекомендациями, готовый к презентации до 20 ноября.
Что входит в результат проекта:
- 15 глубинных интервью с представителями целевой аудитории, расшифровки и аналитика по ним;
- описание ключевых сегментов;
- карта пути пользователя для каждого сегмента;
- список гипотез с обоснованием и приоритетами.
Критерий приемки: отчет представлен на встрече с командой проекта и руководством. По итогам встречи утверждаются следующие шаги.
Автоматизация обработки входящих заявок
Цель – настроенная система автоматической обработки входящих заявок, которая сокращает время ответа клиенту с 24 часов до 2 часов. Готова к работе до 10 декабря.
Состав ожидаемых результатов:
- интеграция CRM с формами на сайте и почтой;
- настроенная маршрутизация: заявка сразу уходит ответственному менеджеру по типу запроса;
- автоматическое письмо клиенту с подтверждением, что заявка принята, и ориентировочным временем ответа;
- дашборд для руководителя с ключевыми показателями: количество заявок, среднее время обработки, доля просроченных.
Критерий приемки проекта: система прошла нагрузочное тестирование на 50 одновременных заявках. Менеджеры обучены работе с новым процессом. В течение двух недель после запуска среднее время первого ответа не превышает двух часов
Подведем итоги
Чаще всего проекты срываются не потому, что люди плохо работают, а потому что каждый понимал задачу по-своему. Четкая формулировка ожидаемых результатов – это общий язык для всех участников проекта. Заказчик еще до начала работ понимает состав финального продукта и получает инструмент для контроля инвестиций. Руководитель может объективно отслеживать работу коллектива и оценивать задачи на основе понятных метрик. А члены команды знают зоны ответственности и защищены от внезапного изменения требований.
