Главная / Блог / Стратегическое управление проектами: как согласовать работу с бизнес-целями?

Стратегическое управление проектами: как согласовать работу с бизнес-целями?

 26.05.2021      706

Стратегическое управление проектами

Каждый бизнес работает над достижением набора целей.

Но как создать комплекс проектов для достижения этих целей? Как вы расставляете приоритеты ресурсов между этими проектами? И какие гарантии вы даете, что не собьетесь с намеченного курса?

Стратегическое управление проектами может помочь вам ответить на эти вопросы.

Что такое стратегическое управление проектами?

Стратегическое управление проектами (СУП) включает в себя планирование, определение приоритетов и выполнение проектов для достижения бизнес-целей.

Оно существует с 2006 года. Однако внедрение данной концепции бизнес осознал только недавно.

Стратегическое управление и планирование проектов создает прямую связь между бизнес-целями и повседневной работой. В результате компании, которые стратегически управляют проектами, могут более эффективно достигать своих бизнес-целей. Исследования показали, что при стратегическом управлении на 38% больше проектов соответствуют бизнес-намерениям, а на 33% меньше проектов терпит неудачу.
В то время как управление проектами — это выполнение отдельных проектов, СУП — это выполнение проектов в оптимальном порядке.

Недостаточно сосредоточиться только на больших или важных проектах. Вместо этого СУП включает создание и управление портфелем проектов, поддерживающих бизнес-стратегию.

Функции стратегического управление проектам:

  • Создайте портфель проектов для поддержки бизнес-целей.
  • Распределите соответствующие ресурсы на основе стратегических приоритетов.
  • Корректируйте бизнес-стратегию и сроки проекта по мере изменения ситуации.

 

Рассмотрим на примере СУП в действии, чтобы лучше понять его.

Дистанционное управление: пример стратегического управления проектами

Пример стратегического управления

Согласно исследованию РИА Новости, в 2020 году 54% компаний перешли на удаленный формат работы. В первую очередь из-за COVID-19.

Этот переход потребовал огромных усилий. Многие команды должны были координировать свою работу и работать вместе, чтобы избежать сбоев в работе. В то время как каждая команда работала над своими проектами, каждый проект был согласован с общей бизнес-целью обеспечения плавного перехода.

Для этого перехода были выделены соответствующие ресурсы. Отделы кадров, операций и ИТ должны были работать в одночасье, чтобы внедрить политики, процессы и инфраструктуру. Финансовым группам пришлось выделить бюджет на оборудование для работы на дому.

Некоторые команды временно ушли в удаленный режим. Но по мере того, как пандемия разрасталась, им пришлось скорректировать сроки проектов удаленной работы.

Другие обнаружили, что удаленная работа позволяет им нанимать специалистов по всему миру. Этот факт позволяет нанять более квалифицированных специалистов по низкой цене. В результате они пересмотрели свои бизнес-цели, чтобы использовать новые возможности.

Справедливо сказать, что не все компании могли «сознательно практиковать» СУП во время удаленного перехода. Но те, кто это сделал, осознали преимущества, предлагаемые стратегической реализацией проектов.

Преимущества стратегического управления проектами

Когда команды осознанно внедряют СУП, они получают следующие преимущества:

  • Повышает направленность бизнеса: когда повседневная работа согласуется с бизнес-целями, все в организации сосредоточены в одном направлении. Это также помогает менеджерам расставлять приоритеты в задачах проекта.
  • Повышает эффективность бизнеса: компании, внедряющие стратегический менеджмент, видят, что на 38% больше проектов соответствуют бизнес-целям и на 33% меньше неудачных проектов.
  • Упрощает принятие решений: управление бизнесом в основном связано с управлением приоритетами. Когда каждый проект согласован с бизнес-целями, легко расставить приоритеты для проектов и ресурсов.
  • Повышает прозрачность бизнеса: риски и возможности, обнаруженные во время выполнения проекта, означают, что вы можете пересматривать свои бизнес-цели по мере изменения ситуации, а не ждать ежегодной проверки.
  • Лучшее распределение бюджета: с помощью СУП бюджеты распределяются в зависимости от того, насколько важна цель для бизнеса. Затем проекты, которые поддерживают поставленную цель, распределяются по приоритетам и соответственно получают средства.

 

Стратегическое управление проектами против традиционного управления

Существует значительное совпадение между традиционным управлением проектами и стратегическим управлением проектами. Используя СУП, вы смотрите на управление проектами на организационном уровне. И ваша цель – достижение бизнес-целей.

С другой стороны, управление проектами — это деятельность на уровне команды. А цель — добиться результатов проекта.

В то время как стратегическое управление изучает будущее развитие бизнеса, управление проектом осуществляется только на протяжении всего проекта.
Какие проекты реализуются и как они расставляются по приоритетам, зависит от бизнес-стратегии. В то же время на стратегию влияют успех и неудача проекта.

Как согласовать проекты с бизнес-стратегией?

согласование проектов в бизнесе

Для достижения бизнес-целей требуются ресурсы. Когда проекты поддерживают бизнес-цели, происходит прогресс. Итак, как вы согласовываете свои проекты и бизнес-стратегию?

Создайте комплекс проектов для поддержки бизнес-целей

Во-первых, высшее руководство должно решить, какие бизнес-цели должны соответствовать бизнес-целям на определенный период времени. Этот период может составлять от года до пяти лет.

После того, как бизнес-цели заморожены, следующим шагом будет привязка проектов к этим бизнес-целям.

  • Свяжите каждую цель хотя бы с одним проектом. Если у цели нет проектов, никакой работы по ее достижению не произойдет. Измените свой портфель проектов, включив в него проекты, которые будут поддерживать поставленную цель. Кроме того, для достижения некоторых целей вам может потребоваться несколько проектов.
  • Расставьте приоритеты в проектах, которые поддерживают поставленную цель. Если проект не помогает в достижении бизнес-целей, он поглощает ресурсы, не принося стратегических результатов. Удалите такие проекты из своего портфеля.
  • Избегайте дублирования проектов. Вы не хотите, чтобы проекты пересекались с двумя или более целями. Такие проекты приводят к дублированию усилий, и требуется больше времени на координацию приоритетов.

 

Распределение ресурсов на основе стратегических приоритетов

Ресурсов всегда мало. Людей и бюджета никогда не хватает на каждый проект. Кроме того, в некоторых случаях несколько проектов могут конкурировать за одни и те же ресурсы.

Пусть ваши стратегические приоритеты определяют распределение ресурсов.

  1. Расставьте приоритеты перед проектами. Первоочередные ресурсы получают более приоритетные цели. Вместо того, чтобы выбирать между проектами, расставьте приоритеты и распределяйте ресурсы на более приоритетные задачи.
  2. Получите предварительную оценку проекта. Прежде чем включать проект в портфель, убедитесь, что у вас есть возможность его реализации на основе оценки требуемых затрат времени и денег, а так же квалифицированных.
  3. Отслеживайте доступность ресурсов. Люди могу уволится или уйти в отпуск, а оборудование может выйти из строя. Отслеживание доступности ресурсов помогает предотвратить неожиданные сюрпризы и конфликты на рабочем месте.

Корректируйте бизнес-стратегию и сроки проекта

Со временем меняются принцы работы и как следствие бизнес-приоритеты.

На фоне внесения изменении в бизнес-процесс, требуется проверять соответствие вашего проекта и стратегии, чтобы не сбиться с пути.

  • Бизнес-стратегия — это ежегодное упражнение. Однако реальная работа происходит в проектах. Таким образом, проектные группы могут заранее определять риски и возможности. Вот почему так важно периодически проверять соответствие проекта целям. Не нужно сходить с ума. Просто добавьте пункт в повестку дня вашего еженедельного собрания по проекту, чтобы проверить согласованность.
  • Скорректируйте сроки проекта для достижения целей. Стратегические проекты не могут поддерживать бизнес-цели, если они не завершены вовремя. Если бизнес-приоритеты меняются, вы должны быть готовы скорректировать сроки своего проекта и распределение ресурсов для достижения меняющихся целей.

 

Заключение

Мы рассмотрели базисные аспекты и основные преимущества стратегического управления проектами. На примере выявили важность внедрения данной модели с целью оптимизации бизнес-процесс.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам внедрить СУП, обеспечивая прозрачность всех проектов в вашей организации. К ним относятся:

Оптимальным решением является, использование интеграции бизнес-приложений с системами контроля работы персонала за компьютером и анализа продуктивности.