Главная / Блог / Тайм-менеджмент сотрудников: руководство управления временем

Тайм-менеджмент сотрудников: руководство управления временем

 13.09.2022      231

тайм менеджмент сотрудников

 
Тайм-менеджмент — это совокупность методов и инструментов, которые позволяют более эффективно использовать свое время. Таким образом, управление временем сотрудников состоит из набора навыков, которые способствуют вашим специалистам выполнять свою работу более продуктивно.

В этой статье мы рассмотрим, какие преимущества дает тайм менеджмент на работе, отметим важность обучения по управлению временем на рабочем месте и рассмотрим методики по улучшению управления.

Каковы преимущества тайм-менеджмента на работе?

Если проанализировать ваш рабочий день, то можно прийти к выводу, что непредвиденные ситуации могут возникать часто. Допустим, у вас был четкий график на день, но ваши планы были нарушены тремя встречами подряд. Хотя встречи могут быть для вас не полезными, а иногда они не важны и тратят ваше драгоценное время.
Многие авторитетные исследования показывают, что собрания — одна из самых распространенных причин, по которой работники не выполняют свою работу в срок. Проводилось исследование hh.ru в 2018 — 2020 годы, в ходе которого принял участие 2001 сотрудник из российских компаний.

Согласно результатам этого исследования, сотрудники утверждают, что их самыми большими трудностями при выполнении работы являются:

  1. Бесполезные встречи – 57%.
  2. Лишние письма — 53%.
  3. Отвлечение коллегами — 15%.

 
Отвлекающие факторы сводят к нехватке рабочего времени для решения основных задач в срок. К отвлекающим факторам, которые мешают выполнять поставленные задачи можно отнести: громкие разговоры коллег, отвлекающие вопросы, чтение новостей, общение в социальных сетях. Главная цель заключается в том, чтобы выявить ключевые проблемы, а затем соответствующим образом адаптировать свой распорядок дня и свести к минимуму влияние отвлекающих факторов.

Преимущества тайм-менеджмента для менеджеров

Если вы руководитель группы или менеджер, вы обязаны знать больше о эффективном управлении временем, чтобы помочь своим коллегам оптимально организовать свой рабочий день. Рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента на работе, которые имеют важное значение для менеджеров или руководителей групп.

1. Выполнение заданий в срок

В процессе постановки задач для своих подчиненных всегда устанавливайте срок сдачи работ. Если сотрудник понимает, что данную задачу нужно выполнить точно в срок, мозг человека подсознательно стремиться выполнить работы в установленный срок. Это позволит вашим сотрудникам выполнять свою работу быстрее.

2. Повышение качества работы

Крайне важно, чтобы вы помогали членам вашей команды организовывать свой рабочий день и расставить приоритеты. Когда у ваших сотрудников есть четкие приоритеты, они могут сосредоточить свое внимание на выполнении важных задач. Сосредоточение внимания на одной задаче позволяет обеспечить высокое качество работы.

3. Сокращение задержек и стресса

У всех нас бывают такие дни, когда мы хотим отложить в “долгий ящик” выполнение ряда задач. Но с правильными навыками тайм-менеджмента ваши коллеги будут готовы справятся с нагрузкой и приступят к выполнению заданий. Это позволит справиться с пагубной привычкой откладывать все на потом. Научно доказано, чем меньше прокрастинация на рабочем месте, тем меньше стресса. Это позволит вашей команде равномерно распределить рабочее время и не столкнуться с проблемой, когда скопления большого объема работы, что может вызвать стресс.

Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников

Получение навыков тайм-менеджмента важно и для самих сотрудников. Давайте рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента для сотрудников.

1. Повышение производительности

Когда работники знают, как выставлены приоритеты, они будут стремиться в первую очередь решать самые важные задачи, не отвлекаясь на второстепенные. Это позволит повысить их профессиональный уровень и производительность.

2. Карьерный рост

Своевременное выполнение поручений вызывает доверие к сотруднику. Если отработав в компании несколько лет, сотрудник приобретает репутацию надежного опытного специалиста, то у него появляется больше шансов продвинуться по карьерной лестнице или добиться повышения заработной платы.

3. Оптимальный баланс между работой и личной жизнью

Вспомните то чувство, когда вы заканчиваете все важные задачи на один день раньше и наслаждаетесь свободным временем. При правильном управлении временем можно достичь баланса между работой и личной жизнью.
Мы узнали об основных преимуществах управления временем на работе. Перейдем к действенным методам, которые позволяют улучшить навыки управления временем у ваших сотрудников.

Важность обучения тайм-менеджменту для сотрудников

обучение тайм менеджменту сотрудников

Управление временем ценно не только для работодателей, но и для сотрудников. В этом разделе мы подчеркнем важность тайм-менеджмента для сотрудников. Чтобы повысить производительность и укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников, вам следует организовать обучение управлению временем.

Преимущества обучения тайм-менеджменту сотрудников

Рассмотрим основные преимущества по организации тренингов тайм-менеджмента для ваших сотрудников. Это обучение может быть весьма полезным и для менеджеров.

1. Выявить причины непродуктивного времени на работе

Как руководитель группы или менеджер, вы должны поговорить с каждым сотрудником, чтобы узнать, с чем он сталкивается на работе. Возможно, они перегружены или ждут недостающих данных, чтобы продолжить выполнение поставленных задач.

Чтобы выяснить, почему вашим сотрудникам не хватает времени, требуется провести аудит. Вот как это сделать:

  • Ваши сотрудники должны составить подробный отчет о использовании рабочего времени на протяжении одной недели.
  • Требуется мотивировать персонал отслеживать свое рабочее время в течение этой недели. Подчеркнуть важность, что процедура отслеживания позволит определить затраты времени на каждую задачу.

Сообщите своим сотрудникам, что проверка рабочего времени не повлияет на их положение в компании.
Когда вы проанализируете все отчеты подчиненных, вы сможете сравнить, как ваши коллеги думают, на что они тратят время на работе, с реальными данными об отслеживаемом рабочем времени.
Это сравнение заставит вас понять, что прогнозы, которые мы делаем, не всегда точны и реалистичны. Это поможет Вам узнать ответы на важные вопросы:

  • Что мешает вашим сотрудникам в процессе выполнения приоритетных задач?
  • На выполнение каких заданий вашим сотрудникам потребовалось больше времени, чем ожидалось?

 

Аудит времени — отличный способ узнать реальные причины отвлечений. После того, как вы определите важнейшие проблемы, с которыми сталкиваются ваши сотрудники, вы сможете оптимизировать бизнес-процессы, что позволит вашим специалистам эффективнее справляться с рабочей нагрузкой.

 

2. Улучшить планирование

При планировании времени на выполнение конкретных задач, мы иногда склонны полагать, что нам потребуется меньше времени, чем необходимо.
В психологии для такого поведения есть термин — ошибка планирования. Международная психологическая ассоциация определяет его как «склонность недооценивать время, необходимое для выполнения будущей задачи».
Чтобы избежать ошибок при планировании, вам следует внести изменения в текущий процесс. Базовое планирование руководителем включает составления графиков для подчиненных. На этом этапе вы можете помочь коллегам эффективнее использовать свое время.
Вот несколько способов изменить процесс планирования:

  1. Разбивайте большие проекты на более мелкие задачи. Это позволит вашим сотрудникам лучше управлять своим временем.
  2. Спросите своих коллег, не нужна ли им дополнительная помощь из других отделов, чтобы сделать работу более эффективной.
  3. Если у ваших работников слишком много совещаний, попробуйте уменьшить это количество. Это даст дополнительную возможность вашим сотрудникам сосредоточиться на своих приоритетных задачах.

 
Когда рабочий график составлен оптимально для всех ваших сотрудников, они смогут работать продуктивнее.

3. Открытое общение между менеджером и сотрудником

Коммуникация играет ключевую роль в отношениях менеджер-сотрудник. Важнейшей частью обучения сотрудников тайм-менеджменту является проверка ваших специалистов. Проведя анализ этой информации, вы сможете сказать, какие сегменты их производительности следует улучшить. Следует уточнять у своих подчиненных не перегружены ли они работой, так как это может приводить к выгоранию и снижать их производительность. Помните, что вы не должны ежедневно зацикливаться на коммуникации, раз в неделю будет вполне достаточно.

4. Правильное делегирование работы

Все сотрудники обладают своими сильными и слабыми сторонами. Постарайтесь лучше узнать своих подчиненных, чтобы раскрыть их потенциальные возможности.
При делегировании работы обязательно помните об этих фактах и ​​распределяйте задачи оптимально. Таким образом, вы можете рассчитывать на отличные результаты.

Стратегии обучения тайм-менеджменту

стратегия обучения тайм менеджменту

В настоящее время существует несколько стратегий обучения тайм-менеджменту, которые могут использовать компании:

1. Занятия в группе по обучению тайм-менеджменту

Менеджеры могут организовать обучение своих сотрудников тайм-менеджменту посредством различных групповых мероприятий, таких как:

  • Семинары,
  • Командные мероприятия.

 
Эти мероприятия улучшат общение между коллегами, что также приведет к более продуктивной совместной работе.

2. Обучение на рабочем месте

Это тип обучения тайм-менеджменту, который руководитель группы или менеджер лично проводит в рабочее время. Наиболее важными темами, которые должны быть затронуты в ходе тренинга, являются:

  • Постановка цели,
  • Умение расставлять приоритеты,
  • Организация рабочего дня в соответствии с ежедневными обязанностями сотрудников.

 

3. Онлайн-курсы по тайм-менеджменту

Это идеальный вариант для сотрудников, которые и без того слишком заняты в рабочее время. Формат онлайн-курсов позволяет каждому сотруднику выбрать, когда он будет заниматься на курсах тайм-менеджмента в течение недели.

Руководителям группы или менеджерам следует внедрять данные стратегии, чтобы укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников. В следующем разделе мы покажем, какие шаги может сделать каждый, чтобы лучше планировать свое время.

Как улучшить управление временем на работе?

Независимо от вашей должности в компании, убедитесь, что есть простые способы улучшить навыки тайм-менеджмента на рабочем месте.

Отслеживайте свое время

Bitcop - отслеживание времени

Как мы уже говорили ранее, контролируя свое рабочее время, вы будете знать, какие задачи требуют больше времени в течение рабочего дня. Итак, пусть эти задачи будут вашим приоритетом, и как только вы закончите с ними, сосредоточьтесь на задачах, которые требуют меньше времени.
Вы можете попробовать использовать Bitcop — инструмент учета рабочего времени сотрудников. Преимущества использования этого приложения:

  • Программа позволяет вести фактический учет времени потраченный на поставленные задачи, в рамках текущий проектов.
  • Система позволяет оценить продуктивность работы, в рамках рабочего дня и найти узкие места в бизнес-процессах, которые следует оптимизировать.
  • Приложение позволяет осуществлять интеграции с системами управления проектами, мессенджерами и ip-телефонией.

 
Подводя итог, когда у вас будут подробные отчеты рабочего дня, вы сможете составить оптимальное расписание, учитывая сложность каждой задачи.

Найдите свое продуктивное время

Мы не можем работать с одинаковой продуктивность весь день. Научно доказанный факт, что уровень нашей энергии не одинаков в течение дня. Существуют внутренние часы, которые меняют уровень нашей энергии в течение дня — наш циркадный ритм.

Итак, как работает циркадный ритм? После пробуждения вам понадобится несколько часов, пока вы не достигнете своего пикового уровня энергии. Обычно это происходит во второй половине дня. Но эти уровни начинают снижаться позже, и они достигают самой низкой точки около 15:00. Вот почему вы иногда чувствуете усталость после обеда. Ваша бдительность снова повысится во второй половине дня, а это значит, что ваш второй пик будет около 18:00. Уровень энергии будет продолжать снижаться в течение вечера, и он достигнет самой низкой точки около 3:30 утра. Тем не менее, ваша бдительность снова начнет расти утром, пока не достигнет первого пика около полудня следующего дня.
Описанная нами закономерность довольно распространена среди персонала в целом. Тем не менее, у нас есть две дополнительные категории людей из-за их циркадного ритма:

  • Жаворонки – утренние люди. У них пики энергетических уровней раньше, чем у среднестатистического человека.
  • Совы – ночные люди. У ночных сов, как правило, пик наступает намного позже, чем у обычного человека.

 
Поиск собственного циркадного ритма жизненно важен для вашей производительности, продуктивности на работе и общего управления временем. Поэтому, составляя планы на рабочие дни, не забывайте также учитывать циркадные ритмы.

Например, если вы считаете, что ваш ритм соответствует среднему, вам следует выполнять самые важные задачи в часы пик — около полудня или около 18:00. Распределяйте менее важные задачи на периоды с меньшей активностью — рано утром или около 15:00.

Используйте приложения для тайм-менеджмента

Чтобы максимально использовать свое время на работе, рассмотрите возможность использования некоторых из лучших приложений для управления временем. Независимо от ваших потребностей, вы можете попробовать множество программных решений для управления временем сотрудников.
Вот некоторые из наших предложений:

  • Milk — инструмент диспетчера задач. Это приложение поможет вам составить списки дел и определить дату выполнения для каждой задачи. Вы можете добавлять как личные, так и деловые задания.
  • Forest– фокусное приложение. С помощью этого инструмента вы узнаете, как не откладывать дела на потом и сосредоточить свое внимание на работе.
  • Rallly – планировщик встреч. Это приложение упрощает планирование встреч и конференц-звонков.
  • Thunderbird— приложение для управления электронной почтой. С помощью этого инструмента вы можете организовать свой почтовый ящик и отделить важные сообщения от других.

 

Не пропускайте перерывы

Даже в напряженные дни старайтесь делать несколько коротких перерывов в течение дня. Если вы пропустите перерывы, то понизится ваша концентрация и вы не сможете эффективно выполнять свои задачи. Регулярные перерывы сделают вас более продуктивными и готовыми справиться с нагрузкой.

Еще один полезный совет по тайм-менеджменту, который напоминает вам о необходимости делать перерывы, — это техника Pomodoro. Вот как работает метод Помидора:

  • Разделите свою рабочую нагрузку на 25-минутные рабочие сессии. Каждая из этих сессий называется Pomodoro.
  • Через 25 минут сделайте 5-минутный перерыв.
  • После того, как вы закончите четыре цикла, вы можете сделать более длительный перерыв на 15 минут.

 
Следуя этому простому правилу, вы будете более сосредоточены на работе во время рабочих сессий и сможете расслабиться во время перерывов.

Вывод

Умение управлять своим временем на работе имеет важное значение для вашей общей производительности и продуктивности. Рассмотрите возможность организации тренинга по тайм-менеджменту для своих сотрудников. Организовав этот тренинг, ваши коллеги смогут повысить навыки эффективного управления своим временем. В этой статье мы рассмотрели эффективные практики, которые каждый из нас может использовать для улучшения навыков тайм-менеджмента.