Таск-менеджеры: что это такое, как работают и как выбрать подходящий

Такс-трекеры
Александра Полякова
Александра Полякова
5 марта 2024
Время чтения 6 минут
1353 просмотров
Содержание статьи

Когда бизнес растет, а отделы расширяются, задачи часто начинают теряться, а дедлайны срываться. И тут приходит на помощь планирование в таск-менеджерах. В статье рассказываем, чем полезны таск-менеджеры и как выбрать подходящую программу для планирования.

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер (от англ. task manager) — программа, которая помогает организовать дела и управлять проектами. Можно использовать не только для проектной работы, но и для повседневных задач.
Таск-менеджер ценят за помощь в грамотной организации рабочего времени. Так, VoucherCloud.com провели исследование и выяснили, что офисные сотрудники продуктивно работают лишь 3 часа из 8, и главным отвлекающим фактором оказались соцсети. На втором месте чтение новостей.

Программы для планирования помогают командам:

  • Структурировать работу. В таск-менеджерах можно создавать проекты, сложные задачи разделять на подзадачи и поручать их сотрудникам.
  • Сделать процессы прозрачными. Всегда понятно, кто и чем занимается в конкретный момент.
  • Планировать работу. Сотрудники видят прогресс задач и сроки. Легко понять, какая задача срочная, а какая может подождать.
  • Оптимизировать рутину. Например, создание повторяющихся и ежедневных задач можно автоматизировать. Также некоторые сервисы позволяют настроить автоматическое назначение исполнителей, установку дедлайнов, перенос задач из одного проекта в другой.

Как выбрать хорошую программу для управления проектами

Соберите вводную информацию

Представьте, что решили купить дом. Недостаточно найти самый большой и красивый. А то возьмете особняк в отдаленном районе, а у вас работа в центре и дети, у которых занятия в городе. Придется принять во внимание много нюансов: сколько человек будет жить в доме, куда и как часто им нужно ездить, какой бюджет. Примерно так же нужно подходить к выбору программы для командной работы.

Вот несколько критериев:

  • Бизнес-процессы в компании. Если коротко, это ваши основные задачи для получения конечного продукта и прибыли.
  • Масштаб организации — сколько отделов, сотрудников, проектов.
  • Сколько вы готовы платить за одного сотрудника в месяц.
  • На каком языке работает команда.
  • Готовы ли сотрудники учиться — некоторые сервисы довольно сложные.

Определите, какие функции вам необходимы

Чтобы не пришлось переплачивать за ненужный функционал, следует сразу определить, что вы хотите получить от таск-менеджера. Например, можно задать себе следующие вопросы.

Вопроc: в команде применяют гибкие методологии управления проектами?
Функции: канбан-доски, наличие бэклога и планирования спринтов.

Вопрос: задачи планируются на месяцы вперед и жестко привязаны к дедлайну?
Функции: календарь, ежедневник, диаграмма Ганта.

Вопрос: вы отслеживаете время работы сотрудников?
Функции: трекинг времени, статистика выполненных задач и затраченных часов.

Вопрос: расставляете задачи по приоритетам?
Функции: цвета, теги, дополнительные статусы для приоритетных задач.

Вопрос: в компании работает много человек?
Функции: возможность разделить сотрудников по отделам (разным пространствам), поставить несколько исполнителей на задачу.

Вопрос: кто-то, кроме сотрудников, должен просматривать документы или задачи в программе?
Функции: настройки приватности, гостевой доступ.

Это далеко не все, но с этого можно начать. Проанализируйте ваши рабочие процессы, чтобы найти, какие специфические инструменты вам нужны.

Подберите сервис под ваш бизнес и протестируйте его

На сайтах сервисов есть обучающие видео и обзоры программы. С ними вы поймете, есть ли там нужные функции и вообще, заинтересовал ли вас сервис. Осталось только скачать таск-менеджеры, зарегистрироваться и тестировать. Программы имеют пробный период, а значит, у вас будет время разобраться и принять решение.

5 популярных таск-менеджеров

Практически все зарубежные сервисы невозможно оплатить из России, поэтому в списке только отечественные программы.

ЛидерТаск

Сервис для управления командами и личными делами. В досках вы сможете работать по системам Kanban, Agile, SCRUM или организовать обработку заявок от клиентов. В навигаторе есть вкладки для поручений: «Поручено мной», «Поручено мне», «Готов к сдаче», «Непрочитанные». Одно из главных преимуществ ЛидерТаска — офлайн-режим. Приложение доступно, где бы вы не находились, и синхронизирует все изменения между устройствами, как только появляется доступ к интернету.

Для работы в команде у ЛидерТаска предусмотрен бизнес тариф — от 375 рублей ежемесячно за работника.

Пространства

Программа для совместной работы с проектами и регламентами. На досках отображаются иконки пользователей, которые просматривают их прямо сейчас. Можно добавить вкладки с документацией и пользовательские вкладки с сервисами (гуглдок, figma и др.). К задачам можно добавлять несколько участников, а также просматривать историю задачи с момента ее создания. Также вы можете создавать регламенты (подробные инструкции) с тестами, чтобы обучать персонал и делиться опытом с командой.

Для команд более 10 человек нужно оформить платный тариф — 225 рублей за сотрудника в месяц.

Kaiten

Российский сервис для управления процессами компании. Проекты, задачи, сотрудники, документы, чаты, отчеты, заявки — все в одном приложении. Удобно как для длинных проектов, так и для коротких заданий. В канбан-досках есть wip-лимиты — рекомендации по количеству выполняемой работы. Есть функции для Scrum-команд — спринт, бэклог, обратный отсчет и отчеты.
В Kaiten на бесплатном тарифе доступны все базовые функции. А вот за дополнительные модули придется доплачивать. Платные тарифы начинаются от 420 руб. за пользователя.

Shtab

Инструмент для управления проектами, в котором реализовано множество вариантов отображения задач: список, канбан-доска, матрица Эйзенхауэра, календарь.

Сервис состоит из комнат, в которых создаются еще комнаты — и так до бесконечности. Вы можете поделить компанию на отделы, команды, проекты. Тайм-трекер отследит затраченное время на задачи и соберет отчеты по работе сотрудников. Так вы узнаете, на что тратится время, и оптимизируете рабочие процессы. А для личной продуктивности есть встроенный таймер Pomodoro

До 5 участников бесплатно. Тарифы с дополнительными функциями — от 100 рублей в месяц за сотрудника.

Яндекс.Трекер

Сервис от Яндекса для организации работы всех подразделений. Он справляется с любыми объемами задач и подходит для работы больших компаний. Его используют в самом Яндексе. Получается, сделали для себя.

Из интересных функций — автоматизация процессов. С помощью автодействий, макросов, расширений и триггеров вы сэкономите время на рутине. Например, автоматическое удаление и добавление задач. В ЯндексТрекер интегрируются другие сервисы Яндекса. Среди них Yandex Cloud Organization и Яндекс 360 для бизнеса.

До 5 пользователей бесплатно. А далее тарифы рассчитываются ступенчато — для первых 100 пользователей доступ стоит 440 руб/мес за сотрудника, для следующих 150 — 400 руб/мес, если же подключено уже больше 250 человек — 360 руб/мес.

Тайм-трекер как альтернатива таск-менеджеру

Тайм-трекер — это программа, которая позволяет контролировать работу команды и получать информацию о том, сколько времени сотрудник затратил на то или иное задание.

В каких случаях лучше использовать тайм-трекер:

  • Если фокус на процессе. Например, когда у персонала почасовая оплата. Когда сотрудник начинает работу — включает трекер, заканчивает — выключает.
  • Если нужна дисциплина и строгий контроль за работой команды. Программа делает скриншоты рабочего стола. Сразу видно, чем занимался сотрудник.
  • Если нужно понимание, сколько времени специалист тратит на однотипные задачи.

Не стоит внедрять тайм-трекер для контроля руководителей и специалистов творческих профессий. Это снизит мотивацию и желание работать. По-простому — они сбегут.

5 популярных тайм-трекеров

Bitcop

Поможет увеличить эффективность работы на 30%. Сервис ведет учет рабочего времени, выявляет непродуктивных работников, фиксирует поисковые запросы сотрудников, ведет хронологию действий во время работы. Также умеет делать скриншоты экрана и даже ведет отчет состояния компьютеров. Есть интеграции с другими сервисами: календари, мессенджеры, телефония. У Bitcop открытое API, что позволяет интегрировать любое бизнес-приложение, например, 1С.

Тарифы начинаются от 144 рублей в месяц за пользователя. Для личного использования сервис бесплатный.

Time Doctor

Зарубежная программа учета рабочего времени от основателей Staff.com. Представьте, вы начали работать и вдруг осознали, что уже целый час смотрите YouTube. С Time Doctor так не получится. Сервис не оставит вас в покое: уведомления будут появляться, напоминая, что пора вернуться к делам.

Программа отслеживает затраченное время и действия сотрудников. Помогает разобраться в проблемах с оборудованием. Также в сервисе есть отчет об отслеженных часах, использованных приложениях и сайтах, пользовательский доступ для клиентов и экспорт данных.

Ознакомиться с Time Doctor можно с 14-дневным пробным периодом. Месячные подписки начинаются от 5,9$ за человека (около 530 рублей).

Toggl

Простое программное обеспечение для отслеживания рабочего времени команд. Приятный современный дизайн приложения понравится молодому коллективу. Подойдет для фрилансеров, маленьких команд и больших корпораций.

Просмотр задач в формате календаря, который интегрируется с Google и Outlook календарями. Есть автономный режим, а также более 100 интеграций, например, с Notion, Chrome и Adobe.
Фрилансерам подойдет бесплатная подписка. Для команд больше пяти человек тарифы начинаются от 9$ за пользователя в месяц (около 800 рублей).

Clockify

Бесплатный тайм-трекер с интуитивно понятным интерфейсом. Но бесплатный — не значит плохой. Его используют миллионы, в том числе сотрудники Sony и Disney.

Из функций хронометража — календарь, расписание, отслеживание рабочего времени и времени, которое вы проводите на сайтах и в приложениях. Предусмотрены инструменты для отчетности: дашборды с кратким обзором всего отслеженного времени, подробные и сводные отчеты, их экспорт и настройка. А также отслеживание локации пользователей.

Harvest

Тайм-трекер со встроенными бухгалтерскими функциями, но без русского языка.Из функций — отслеживание времени, отчеты и анализ, простое выставление счетов и быстрые онлайн-платежи. Интеграция с бухгалтерией — автоматическое копирование счетов и платежей. Более 100 интеграций (Asana, Google Workspace, Outlook и другие).

Бесплатно для одного человека и двух проектов, а также пробный период на 30 дней. Профессиональный тариф — 10.8 $ в месяц за пользователя (около 900 рублей).

Ваша заявка
отправлена!

Ожидайте ответа от нашего менеджера в ближайшее время