Управление персоналом через тайм-трекер: метод «Большого брата» на страже продуктивности

Тайм-трекеры воплощают в реальность поговорку о том, что время - это деньги, поскольку ведут учет каждой секунды, не давая ей пропасть впустую. Но вариантов и разновидностей приложений в этой категории так много, а их функционал и методы столь разнообразны, что выбрать наиболее подходящее решение бывает непросто. Поскольку успех в достижении цели по увеличению производительности труда и минимизации утечек времени во многом зависит от используемого тайм-трекера, рассмотрим примеры лучших программ в данной области, которые хорошо зарекомендовали себя у пользователей.

Toggl

Это популярный тайм-трекер, который будет наиболее удобен для индивидуального учета рабочего времени или работы фрилансера, но подойдет и для командного использования (от 6 человек - только в платной версии).

Его особенность и одна из причин значительной популярности - это полнофункциональная бесплатная версия, которая содержит все стандартные возможности тайм-трекинга и отличается от платной (цена вопроса - 5-10 долларов в месяц с сотрудника, в зависимости от плана - начальный или премиум) лишь количеством совместно работающих пользователей (не более 6) и минимумом предоставляемых отчетов, количество которых в платной версии значительно расширяется.

Продукт может использоваться в онлайн- и оффлайн-режиме на всех популярных платформах: в виде десктопного приложения (с отслеживанием определенных действий и установкой напоминаний), в виде веб-интерфейса, расширений для различных браузеров и мобильного приложения. Кроме этого, Toggl способен синхронизироваться с более чем сотней популярных приложений и сервисов, что делает его удобным дополнительным инструментом к основным рабочим приложениям.

Интерфейс Toggl прост и понятен. Он позволяет создавать неограниченное количество проектов и задач внутри проекта, назначая каждому из них название и заказчика и выделяя их для наглядности разными цветами. Удобно, что в Toggl необязательно это делать перед началом работы: отредактировать данные можно и позже, не тратя время на предварительные настройки. Расширение для браузера добавляет красную кнопку таймера в любое веб-приложение, настойчиво напоминая о необходимости его запуска.

Настраиваемое время окончания мониторинга заставит таймер прекратить отсчитывать время с определенного часа, что избавит от необоснованно большой длительности учтенного интервала, если браузер или программа остались активными на ночь. Toggl умеет реагировать на простои, предлагая пользователю вычесть их время из интервала активности (что удобно, если пришлось срочно отойти или отвлечься на телефонный звонок). Также это решение может применять "прием помидора", инициируя короткие интервалы отдыха после заданных интервалов активности.

Интерфейс Toggl пока доступен только на английском языке, что может стать определенным неудобством для русскоязычных пользователей. Этот тайм-трекер удобен для индивидуальной работы или небольших команд, но при применении в крупной организации ежемесячная стоимость его использования может сравниться с покупкой полнофункциональной системы учета рабочего времени и контроля сотрудников.

Trello

Данное веб-приложение получило широкое распространение как решение для повышения личной продуктивности. Также его можно использовать как средство управления небольшой командой или проектом.

В первую очередь Trello представляет собой функциональный органайзер с интерфейсом в виде канбан-доски, на которой визуализируются планируемые ("To do"), выполняемые ("Doing") и выполненные ("Done") задачи. Это приложение подойдет тем, кому привычен такой стиль планирования. Синхронизация со всеми устройствами, поддержка различных платформ и бесплатное использование делают его доступным для широкого круга пользователей.

Основные функции Trello:

• Органайзер с функциями дневника;
• Возможность обсуждать вопросы между участниками команды посредством встроенного форума;
• Удобство работы с несколькими проектами: одновременный запуск и отслеживание состояния;
• Широкий спектр действий с задачами: назначение приоритетов и исполнителей, установка дедлайнов, указание комментариев, маркировка, перетаскивание, голосование;
• Создание чек-листов;
• Прикрепление файлов.

Собственно возможность учета рабочего времени представляет собой установку таймера на выполнение конкретной задачи. Это не позволяет наглядно увидеть загрузку и продуктивность каждого члена команды в течение рабочего дня, а также оценить эти параметры на протяжении произвольного интересующего отрезка времени. Поэтому Trello будет удобен скорее как виртуальный ежедневник и планировщик задач для личного пользования или для руководителя небольшого проекта, но не для ведения точного хронометража рабочего дня (с его последующим анализом) в условиях большого штата сотрудников.

TMetric

Простое и удобное веб-приложение, которое также может использоваться в виде десктопного и мобильного варианта. Поддерживаемые операционные системы: Windows, iOS, macOS, Linux, Android.

TMetric логирует все время до секунды, включая перерывы. Заполнение строки времени в течение дня отображается цветом. По итогам логирования можно просмотреть отчеты о занятости сотрудников с наложением интересующих фильтров, а также отследить деятельность в рамках задачи в произвольный момент времени. Поддерживается коммуникация между членами одной команды посредством встроенного функционала. Интеграция с различными системами управления проектами делает TMetric удобным дополнительным средством учета при использовании крупной корпоративной системы.

Для команд до 5 человек использование TMetric является бесплатным, без какого-либо ограничения по функционалу. Варианты платного использования для более крупных организаций и проектов начинаются с $48 в год. Они предполагают профессиональный и бизнес-план. Первый предоставляет дополнительные возможности по ведению клиентской базы, составления смет, планирования бюджета и выставления счетов на основе отработанного времени. Второй предполагает функции мониторинга и управления для крупных организаций с большим штатом сотрудников, куда включены широкие возможности по активации и деактивации пользователей, настройке их рабочего пространства, менеджменту рабочих групп и хранению данных.

Harvest

Этот тайм-трекер, известный с 2006 года, оптимален для отдельных фрилансеров или небольших удаленных команд, но может использоваться и на крупных предприятиях. Он работает с операционными системами Windows, macOS, iOS и Android, отслеживать время можно на компьютере (десктоп, веб) или смартфоне.

При помощи Harvest можно создавать для команды оптимальное расписание, следить за временем выполнения работ, просматривать информацию о временных затратах и прочих расходах по всем проектам в виде единой таблицы или диаграммы, задавать систему тарификации для оплаты выполненных работ.

Отличительной особенностью Harvest является то, что в него встроен ряд бухгалтерских функций по сканированию чеков для учета расходов, выставлению счетов и приема платежей (правда, последняя опция во многом ориентирована на держателей счетов в иностранных банках).

Удобно, что это решение может интегрироваться со многими сторонними разработками, что может превратить его в полноценную CRM-систему для взаимодействия с клиентами.

Некоторые пользователи отмечают не самый простой интерфейс Harvest и то, что предварительные действия по введению нового проекта или задачи могут потребовать больших манипуляций по сравнению с другими решениями в той же области. Отчеты здесь присутствуют, но гибкость настроек и фильтров может показаться недостаточной.

До двух проектов в Harvest можно создавать бесплатно, при потребности в большем количестве стоимость составит $12 в месяц на каждого пользователя.

Bitcop

Крупная или средняя организация может столкнуться с ситуацией, когда стоимость ежемесячного использования тайм-трекера с расширенным функционалом в пересчете на количество пользователей обойдется дороже, чем разовое внедрение полноценной системы учета рабочего времени и контроля сотрудников. В этом случае можно рассмотреть систему Bitcop, в функционал которой входит непрерывный подсчет времени, которое затрачивают пользователи ПК на выполнение различных задач.

Плюсом является то, что что такая система не требует самостоятельного запуска и остановки таймера со стороны пользователя. Она осуществляет независимый и непрерывный мониторинг, неявный для сотрудников. Все данные по хронометражу рабочего дня, интервалам работы с различными приложениями и интернет-ресурсами аккумулируются в виде набора удобных и детализированных отчетов с развитой системой фильтрации. Благодаря им удобно не только оценивать продуктивность сотрудников, но и выявлять допущенные нарушения.

Поскольку Bitcop - это система с более широким функционалом, чем базовый тайм-трекер, она позволит просмотреть поисковые запросы пользователей, скриншоты их экранов и даже введенные комбинации символов (кейлоггер в коробочной версии). Узнав больше о возможностях Bitcop, можно сделать вывод, что она оптимальна в качестве контроля занятости сотрудников и оценки их продуктивности, если требуется сторонний мониторинг (не зависящий от запуска и остановки таймера пользователем).

Возможности Bitcop в качестве тайм-трекера:

• С заданной периодичностью делает скриншоты экранов и хранит их установленное количество времени;
• Непрерывный мониторинг действий пользователей;
• Наличие API предоставляет возможность интеграции с различными внешними системами учета задач и проектов;
• Может быть быстро развернут в масштабах большой организации, поддерживает территориально распределенную структуру компании и наличие удаленно работающих специалистов, не нагружает корпоративные сетевые ресурсы;
• Обладает перечнем удобных и подробных отчетов с гибкой системой фильтрации, в которых можно отследить занятость сотрудников с точностью до секунды;
• Помогает точно оценить продуктивность, отражает интервалы бездействия, может активироваться только в часы, указанные как рабочие;

Система Bitcop доступна в коробочной и облачной версии. Поддерживает интеграцию с Active Directory для синхронизации данных о сотрудниках и их группах.