Главная / Блог / Управленческий менеджмент компании – методы и системы

Управленческий менеджмент компании – методы и системы

 20.02.2021      158

Управление эффективностью

Управление эффективностью деятельности персонала – это комплекс мер, контролирующих рабочие показатели специалистов на местах. Анализ этих показателей дает объективную оценку работе сотрудников, наглядно показывая, какие бизнес-процессы не достигают оптимального уровня и почему.
Таким образом, задача любой системы управления эффективностью бизнеса сводится к ответу на вопрос – как вы оплачиваете работу сотрудников, за что именно вы им платите? Анализ основных параметров и результативности работы позволяет скорректировать каждый аспект рабочего процесса. Так достигается повышение экономических характеристик компании – посредством устранения фактов неэффективного использования рабочего времени сотрудниками.

Эффективность персонала определяется тем, как точно сотрудники организации исполняют должностные обязанности, сколько времени они тратят на решение поставленных задач. Если времени уходит нецелесообразно много, нужно выявить причину и устранить ее. Это может быть:

  • несовершенство текущих бизнес-процессов;
  • ошибки и неточности в системе менеджмента;
  • непродуктивное использование рабочего времени.

 
Управление персоналом организации как системный подход призвано перманентно вскрывать и решать эти проблемы. В англоязычной литературе управление результативностью работы персонала обозначается оборотом Performance management.
Существует несколько теоретических подходов к внедрению таких решений. Существует целый ряд программных средств, разработанных для того, чтобы облегчить управление организации через отчеты и прямой мониторинг работы специалистов. Ниже мы остановимся на пяти системных инструментах управления персоналом и разъясним, каким образом они внедряются.

Управление эффективностью персонала – что должен учесть руководитель

Performance management

Если у вас небольшая фирма и анализ базовых процессов показывает хороший результат, означает ли это, что менеджмент у вас на высоком уровне? Вполне вероятно. Тогда логично задать себе вопрос – нужно ли вам управление эффективностью бизнеса, если основные экономические параметры вас устраивают?

Необходимо понимать, что performance management – это не одно конкретное решение. Это подход, в рамках которого меняется всё – от корпоративной культуры до системы вознаграждений. Причем менеджмент вознаграждений — базовый момент. Он определяет, сколько и кому, а главное – за что вы платите. Сюда входят собственно заработная плата, премии и тд.

Управление использования персонала имеет еще один важный аспект – сложившаяся корпоративная культура. У вас в любом случае уже сформирован корпоративный климат, есть определенные стили лидерства, к которым все привыкли и которые работают. Соответственно управление результативностью привнесет изменения в эту систему. Ваша задача – сделать данный процесс безболезненным настолько, насколько это возможно.

Метод 1 – Постановка задач и оценка их решения

Метод постановка задачи

К сожалению, этот метод эффективного управления только кажется очевидным. Во многих российских компаниях руководитель любого уровня уверен, что их специалисты точно знают, что и для чего они делают. А ведь без внедрения данного способа контроля мы не можем говорить о таком понятии как «эффективный персонал».
На деле часто управление по целям просто не реализовано. Сотрудников почти не готовят, они представляют свои задачи лишь в общих чертах, работают по условным алгоритмам, не понимая, как повысить экономический потенциал своей деятельности. Разумеется, они колоссальный объем времени тратят впустую.
Внедрение системы Performance Management логично начать с самого простого метода – поставить каждому работнику конкретные задачи в соответствие с его должностью. Затем определить ключевые показатели и модификаторы, ввести мотиваторы (вознаграждения) и санкции (штрафы) за выполнение или невыполнение плана.

Эффективное управление в организации подразумевает, что при увольнении сотрудников все четко понимают, почему это произошло. Все знают, почему тех или иных специалистов повысили. Постановка задач и результат (его оценка) должны быть не только регулярны, но и на 100% прозрачны.

 

Метод 2 – Обратная связь

Метод обратной связи

Менеджмент эффективного и прозрачного управления всегда работает взаимно. Это значит, что не только руководитель вправе требовать от специалиста выполнения должностных обязанностей. Но и специалист имеет право запросить, чтобы руководитель дал разъяснения, обеспечил поддержку и предоставил прямую помощь в пределах его компетенции.
Для повышения эффективности персонала мало поставить ему задачу и периодически проводить анализ по отчетам. В американских компаниях перечень этих принципов лежит в основе самого понятия – управление предприятием. Специалист всегда может обратиться к своему руководителю с любым вопросом, и быть уверенным в честной и прозрачной обратной связи.
Эффективное управление прогрессивным предприятием предполагает, что обратная связь тесно взаимодействует с двумя понятиями – корпоративная культура и так называемый «Метод 360 градусов». Суть этого метода в том, что оценку деятельности специалиста проводит не только топ-менеджер, но также его коллеги, специалисты других отделов, даже клиенты.

«Метод 360 градусов» позволяет оценить абсолютно все процессы, с которыми связан конкретный работник. Насколько анонимной и прозрачной должна быть такая оценка со стороны коллег – решает руководитель. Как раз этот момент определяется корпоративной культурой конкретной компании.

 

Метод 3 – Вовлечение специалистов

Метод вовлечения специалистов

Согласно опросам, эффективность работы персонала напрямую определяется его вовлеченностью. Во-первых, когда руководство советуется со специалистами на местах, оно получает честные и прозрачные сведения, которые не получить через отчеты по основным процессам. Во-вторых, специалист, который лично работает в этой области, может дать топ-менеджеру много важных советов по повышению эффективности работы. Потому что он знает все практические нюансы.
В-третьих, работник видит, что его ценят. Это может увеличить продуктивность работы до 45%. Управление работой ваших сотрудников в контексте обеспечения вовлеченности основывается на следующих позициях:

  • обратная связь;
  • система мотиваций;
  • открытость решений;
  • поддержка энтузиазма;

 

Российские специалисты понимают, что вовлеченность сотрудников работает в связке с эффективностью и качеством управления современной организацией. Но в отличие от зарубежных коллег, наш менеджмент кадров имеет недостаточный уровень зрелости. Потому что не хватает опыта конкретно в сегменте управления эффективностью деятельности предприятия.

Чтобы опыт пришел, нужно понять главное – невозможно обеспечить вовлеченность работников только за счет обратной связи. Или только за счет тимбилдинга. Управление сотрудниками – это всегда комплексная задача, поэтому она требует всестороннего мульти-подхода.

 

Метод 4 – Горизонтальный менеджмент

В американской теории управления эффективностью организации этот метод называется «out the box» («вне коробки»). Идея в том, что эффективность управления в успешной организации проистекает не из иерархического контроля. Это колоссальная проблема большинства российских компаний – когда рядовой специалист почти не имеет возможности пообщаться напрямую с начальником. Как следствие – снижается управляющая динамика с эффективностью работника.

Для примера возьмем компанию Google. В ней помимо отделов есть команды, которые формируются в основном для решения конкретных задач. То есть когда компании нужен новый поисковый алгоритм для YouTube, она формирует группу из нескольких десятков разнопрофильных специалистов. Группа включает менеджеров средних и высших звеньев. Но все они работают за одним столом, буквально в одном кабинете. Это и есть горизонтальный менеджмент.

 

Гугл действительно отличный пример эффективной системы управления. Целевые (фокусные) команды внутри компании образуются и распадаются постоянно, они не статичны, в этом нет смысла. Поэтому каждая задача решается с максимальной результативностью в минимальный срок. С организационной эффективностью управления в этом случае всё в порядке, потому что лидер группы контролирует работу подчиненных напрямую.

Метод 5 – Коучинговый подход

Коучинговый подход

В США система управления эффективностью персонала не мыслится без коучей – сторонних специалистов экстра-класса, которые повышают квалификацию ваших работников. В России крупные компании только-только приходят к осознанию того, что прямое управление эффективностью работы – это лишь надводная часть айсберга.

Слабые места мало выявить, их нужно устранить. Одно дело – когда система контроля персонала выявляет, что работник вместо исполнения должностных обязанностей переписывается в ВК. Вы штрафуете его, перекрываете доступ к площадке, нагружаете дополнительной работой, продолжаете отслеживать его деятельность через специализированное ПО. Если нарушения повторяются – увольняете.

Но оценка эффективности системы управления предприятием может выявить другую проблему. Допустим у специалиста недостаточно квалификации, опыта, знаний. Он не понимает, как реагировать на те или иные ситуации. У начальников, особенно молодых, может просто не быть нужных навыков, как управлять персоналом.

Крупные зарубежные компании разрабатывают собственные институты внутреннего коучинга. Например, у Nokia есть свой коучинг-центр, в который на старте вложили более 1,2 миллиона евро. Российские компании пока не готовы это принять, хотя очевидно, показатели KPI при реализации принципов Performance Management растут не сиюминутно, а перманентно.

 

Цель – получить стабильный результат в перспективе. Отчеты – это важно, но они не должны становиться самоцелью. Ведь реальный параметр совсем другой – это прибыль компании. Пока высшие эшелоны не поймут этого, ни одно решение из области Performance Management не даст требуемый результат.

Современные системы для повышения эффективности управления компанией

Повышение эффективности управления

Выше мы рассмотрели методы и принципы, позволяющие не просто увеличить показатели KPI, а комплексно оптимизировать все внутренние процессы вашего бизнеса с целью повышения его прибыльности. Резюмируя, для успеха необходимо внедрить следующие решения:

  • четкая постановка задач и прозрачный результат;
  • своевременная обратная связь на всех рабочих уровнях;
  • повышение вовлеченности работников в рабочий процесс;
  • переход на горизонтальный менеджмент;
  • реализация коучингового подхода.

 

Но на практике мало знать методы эффективного управления персоналом. Нужно понимать, как именно внедрить их в компании. Для этого разработано несколько гибких адаптивных систем. Тезисно рассмотрим каждую из них.

MBO (отслеживание по целям)

Через специализированное ПО задачи распределяются внутри должностной иерархии. Контроль осуществляется в форме автоматизированной отчетности – то есть не специалист заполняет форму, указывая, сколько контрагентов он обзвонил, а система сама фиксирует все его звонки, сама отсылает реестр начальнику.

Формализация рабочих процессов тесно связана с эффективностью управления персоналом посредством системы МВО. Каждый работник точно знает, что ему нужно делать, единственный критерий оценки – достижение нужных параметров. У системы лишь одно слабое место – она точно говорит «что», но не объясняет «как».

BSC (менеджмент сбалансированных параметров)

Эта система формирует не задачи, а стратегию организации. Регулярный мониторинг со стороны топ-менеджера позволяет дать оценку по компетенциям и по необходимости скорректировать рабочие процессы.

Для обеспечения эффективности и качества управления работой сотрудников необходимо внедрить менеджера в рабочую иерархию. Это можно сделать посредством специализированных программных решений, в которых менеджер будет видеть прогресс каждого специалиста, сможет давать оперативную обратную связь для разъяснения рабочих ситуаций.

OGSM (количественные и качественные параметры)

Это комплексный менеджмент, который дает ответы на следующие вопросы:

  • Куда мы идем, каковы наши цели? Определение общей стратегической задачи компании.
  • Как это будет выглядеть, когда мы достигнем цели? Описание задачи конкретными параметрами в цифрах.
  • Как мы доберемся до цели? Свод принципов, разъясняющих каждому работнику, что и как он должен делать по своей компетенции.
  • Как мы узнаем, что движемся к цели? Количественный список параметров, отражающих прогресс по стратегической задаче.

 

Эффективность управления персоналом крупной организации оценивается тем, насколько просто каждый специалист может найти ответы на перечисленные вопросы. Чтобы получить нужные показатели, необходима разработка формализованных регламентов и рабочих алгоритмов. Как правило, метод реализуется посредством Системы контроля взаимоотношений с клиентами (CRM).

KPI (ключевые показатели результативности)

Самая популярная и распространенная система, которая, сегодня признается наименее продуктивной из всех рассмотренных. Через формализацию рабочих процессов определяются конкретные количественные параметры, которых должен достичь специалист или отдел. Достижение параметров считается успехом и премируется. Не достижение – это провал, он приведет к лишению премии или санкциям.

OKR (цели и ключевой результат)

Это модифицированный вариант предыдущей системы управления офисной работой. Разница в том, что здесь цели всегда конкретно экономические, как правило – прибыль от конкретных действий специалиста. При этом OKR мотивирует специалиста делать больше, потому что в этом случае вырастает прибыль, а значит и его выгода.

С данной точки зрения первый полномасштабный проект эффективного управления рабочими кадрами – это плановая экономика СССР. Сегодня можно реализовать те же цели, но в рамках небольшой фирмы. Для формализованного мониторинга используются уже упомянутые CRM или комплексные специализированные решения, о которых мы скажем ниже.

Как технически реализуется этот перечень принципов на примере Bitcop

Bitcop

Эффективность управления персоналом компании – это не только теория. Практически ни один метод, ни одну систему невозможно внедрить без специализированного софта. Можно, конечно, все отчеты писать от руки, а за каждым работником приставить персонального наблюдателя, но едва ли это будет логично и экономически целесообразно.

Раньше для оценки системы управления и отслеживания рабочих параметров использовали уже упомянутые CRM. Проблема данного ПО в том, что оно клиентоориентированное, исключительно в этом его миссия. С ним вы знаете, что работник говорит клиенту и сколько он совершил сделок, но не представляете, где и как он ищет рабочие методики, с кем взаимодействует на горизонтальном уровне. А главное – вы не знаете, что специалист делает в те минуты, пока не говорит с клиентами по телефону.

Некоторое время в качестве удобного дополнения CRM применялись тайм-трекеры. Это узкоспециализированные программы, которые позволяли отслеживать, сколько времени специалист тратит на решение конкретной задачи. Картина получалась более детальной, но не решалась проблема отсутствия перманентного контроля. Сегодня эксперты признают, что на вопрос, как эффективно управлять персоналом, может быть лишь один ответ – это выбор комплексной системы учета рабочего времени.

В качестве примера рассмотрим решение Bitcop. С ним фирма может рассчитывать на номинацию во всероссийском проекте «Эффективное управление кадрами», потому что система включает весь необходимый функционал для достижения поставленной цели. В том числе:

  • фиксация начала, окончания рабочего дня, несанкционированных прогулов и перерывов;
  • мониторинг программ и сайтов, блокировка по предустановкам, отправка отчета руководству;
  • подробный трекинг задач, автоматические отчеты с наглядной оценкой продуктивности;
  • скриншоты рабочего стола, отслеживание поисковых запросов, кейлоггер, система уведомлений;

Таким образом, комплексное решение Bitcop позволяет без лишних сложностей внедрить на предприятии OKR, OGSM, BSC или любую другую систему. С ним можно работать, отталкиваясь от принципов постановки задач и оценки результата (показатели KPI), повышать вовлеченность работников, реализовывать идею горизонтального взаимодействия. То есть делать всё, что требуется для грамотного Performance management.

Попробовать бесплатно