Управление командой проекта: стили, методы и инструменты

Каждый руководитель в компании обеспечивает управление рабочим коллективом. Если же организация планирует большое дело с участием разных сотрудников, например, выпуск нового продукта или проведение мероприятия, на его плечи ложится управление командой проекта. Разберемся, как работает проектный менеджмент, и какие инструменты помогут построить работу проектной команды.

Что такое управление командой проекта и зачем оно нужно

Команда проекта — это группа специалистов разных направлений, которые вместе работают над общей задачей. Каждый из них выполняет определенные функции в соответствии со своими навыками, например, рисует иллюстрации или проводит исследования рынка.

Под проектом обычно понимают большое дело, которым занимается несколько людей. В контексте бизнеса это может быть запуск нового продукта, масштабное исследование целевой аудитории, смена дизайна или открытие нового направления.

Чтобы эффективно управлять людьми в компании, важно понимать различие между проектами и обычной работой. Проект — задача, у которой есть определенный срок завершения, бюджет и видимый результат. Например, новый сайт или проведенная конференция. А «работа» — это в принципе любые продуктивные действия, которые совершает человек в течение рабочего дня.

Занятость многих сотрудников в компаниях состоит преимущественно из проектов. Но в некоторых сферах деятельности люди делают каждый день одну и ту же работу, и у нее нет конкретных сроков начала и окончания. Например, если водитель фуры каждый день приезжает на завод за новой партией товара, это не считается проектом.

Управлять проектами — не то же самое, что управлять людьми в компании. Одно дело организовать однообразную работу с предсказуемым результатом, а другое — синхронизировать труд нескольких специалистов, чтобы проект завершится в срок и не вышел за рамки бюджета.

Управление командой проекта — это организация и контроль работы каждого его участника: постановка целей и задач, мотивация, общение, обратная связь. Также в управленческий процесс входит налаживание коммуникации между разными сторонами — клиентами и исполнителями.

Состав команды проекта

По составу команды проекта бывают постоянными, временными и смешанными. Рассмотрим, чем они отличаются:

Легче всего управлять командой проекта, где участники хорошо знают друг друга. В подобных группах руководителю не нужно тратить время, чтобы найти подход к каждому сотруднику — достаточно сделать это один раз.

Сложности начинаются, когда менеджеру нужно наладить работу команды, члены которой едва знакомы или вообще не знакомы. В таком случае сотрудники могут не принять манеру управления руководителя, вступить в разногласия или выставить начальству определенные требования.

Роли в проекте

Чтобы проект не превратился в балаган, каждый участник должен четко понимать в нем свою и чужие роли. Поэтому перед началом работы руководитель знакомит всех членов группы между собой и описывает их обязанности. Это поможет очертить зону ответственности каждого члена команды, не запутаться в задачах и реализовать идею в срок.

Обычно в небольших проектах нет такой строгой иерархии, как в компаниях. Уровневость здесь ограничивается тремя основными этажами:

Между клиентом и проектным менеджером могут быть другие «этажи», например, когда одна компания заказывает реализацию проекта у другой. Наш пример — базовая структура, которую используют в небольших командах.

Как строится коммуникация в проекте

Главная задача руководителя проекта — обеспечить системный обмен информацией между клиентом и командой. Он призван избавить спонсора от необходимости лично описывать всем участникам команды каждое их действие. Также благодаря менеджеру исполнителям не нужно догадываться, что имел в виду клиент, когда ставил задачу.

Управленец отвечает за формулировки. Если он неправильно поймет задачу клиента — даст неверные указания специалистам. Сотрудники, в свою очередь, сделают не то, что ждал заказчик, и проект застрянет на согласованиях. Поэтому прежде, чем заняться управлением команды, project manager идет к спонсору и разбирается в его задаче.

После брифинга или интервью менеджер формулирует задачу своим языком и описывает клиенту. Это нужно, чтобы убедиться, что управленец понял все правильно. То же описание получают специалисты, которые работают на проекте.

Если коротко описать процесс общения в управлении командами проектов, он происходит так: сначала менеджер разбирается в задаче клиента, идет к исполнителям, и формулирует эту задачу для них. Затем команда совместно придумывает для заказчика решение, оформляет его и отдает обратно менеджеру. Управленец показывает решение, и, если спонсор его принимает, начинается работа над проектом.

По ходу того, как проект движется к реализации, manager согласует его по частям. Он собирает замечания клиента, а потом передает команде. Специалисты рабочей группы, в свою очередь, обращаются к менеджеру, когда нужно уточнить что-то лично у заказчика.

Стили управления командой проекта

Управление коллективом — это процесс, где нет строгих норм и регламентов. Менеджер владеет в проекте некоторой властью, и может сам определять, как он будет ставить задачи членам команды и контролировать их выполнение.

Стиль управления — это манера руководителя ставить задачи, общаться с подчиненными, давать обратную связь и контролировать выполнение работы. Стиль зависит от личности самого руководителя, специфики команды и проекта, а также управленческих норм в организации.

Современные руководители компаний используют разнообразные стили управления. Одни подразумевают более строгую иерархию и единоличную власть начальства, а другие стремятся к максимальному равенству среди всех членов группы. Некоторые стили управления используют более насильственные методы, при этом, считаются не менее эффективными, чем «мягкие».

Рассмотрим основные стили управления командой проекта, которые применяются на практике в компаний:

Инструменты и методы для управления командой проекта

Управленческие инструменты помогают ставить задачи и контролировать их выполнение. Их различают сотни, но мы выделим лишь базовые — их стоит освоить любому менеджеру, даже если в его подчинении всего пара человек.

Коммуникация

Одна из главных задач управленца — обеспечить обмен информацией между всеми членами команды. Для этого необходимо найти средства связи, которые будут комфортным всем участникам: соцсети, мессенджеры, корпоративные сервисы и программы для видеосвязи.

Обычно формирование команды проекта начинается именно с того, что менеджер налаживает связь между всеми участниками.

Делегирование

Менеджер коллектива формирует список задач и распределяет их по всем участникам. Даже если он может сделать что-то сам, управленец помнит, что его задача — перенаправлять задания в руки компетентных людей. При распределении руководитель также учитывает загруженность сотрудников, их ресурсы и навыки.

Контроль

Чтобы выполнение проекта не сорвалось из-за безответственности сотрудников, руководителю нужно найти способ отслеживать их занятость. Сейчас для этого не нужно стоять над подчиненными весь день — достаточно использовать автоматизированную систему контроля учета рабочего времени.

Планирование

Руководство командой проекта подразумевает планирование — четкое распределение задач по дням, неделям и иногда даже месяцам. Оно помогает точно знать, на какой стадии окажется проект через определенный срок и распределить нагрузку между исполнителями.

Планирование начинается с самого момента запуска проекта, сразу после постановки целей и задач. В зависимости от стиля управления оно может быть полностью или частично передано команде проекта.

Мотивация

Чтобы участники проектной команды были заинтересованы в проекте, у них должна быть личная мотивация. Она может быть выражена как физически, например, в деньгах и подарках, так и идеологически — в благодарности общества, признании и известности.

Менеджер создает мотивацию для команды и определяет KPI, по которым будет измерять достижение цели. Он также напоминает подчиненным, ради чего они собрались, и заряжает их на работу.

Решение проблем

Менеджер должен понимать, как действовать в непредвиденной ситуации. Если из-за ошибки его подчиненного сорвется целый проект — ответственность за это ляжет на руководителя. Поэтому управленец стремится заранее учесть возможные риски и изменить договоренности, если их не получается соблюсти. Например, предложить клиенту урезать второстепенные функции, чтобы точно выпустить проект в срок.

Автоматизация управления проектами

Управление почти любой проектной команды все больше переходит в режим онлайн. Менеджер отдает меньше устных поручений, а вместо этого ставит задачи в автоматическом таск-менеджере. Это экономит время на организацию работы и расширяет возможности управленцев.

Но иногда работа менеджера усложняется тем, что между автоматическими инструментами управления командой проекта нет четкой координации. Приходится использовать десятки разных сервисов, которые разносят данные по множеству папок и чатов.

Проблему несогласованности управленческих инструментов решает сервис Bitcop. Это программное обеспечение для контроля компьютеров и учета рабочего времени персонала, в котором есть все возможности для управления проектами:

Bitcop помогает следить за активностью участников проекта в режиме реального времени. Программа автоматически отслеживает действия на компьютерах, фиксирует нарушения и передает данные руководителю проекта. Это помогает увидеть, какие сотрудники способствуют реализации проекта, а какие — мешают.

Если вам интересно узнать, какие еще бывают сервисы мониторинга, смотрите наш рейтинг бесплатных систем учета рабочего времени.

Резюме

Выделим важные аспекты в управлении команды проекта, которые следует использовать для достижения поставленных целей: