Главная / Блог / Виды учета рабочего времени сотрудников

Виды учета рабочего времени сотрудников

 31.08.2022      328

Виды учета рабочего времени

 

В этой статье расскажем, какие сегодня бывают режимы рабочего времени, и чего в их отношении требует действующий Трудовой Кодекс. Также поговорим о том, как именно учитывать разные виды использования рабочего времени, с помощью каких средств и инструментов можно сделать процесс регистрации начала и окончания работы сотрудников максимально простым и удобным.

Зачем нужен учет рабочего времени

Учет рабочего времени ― это обязанность работодателя, закрепленная за ним действующим законодательством. Ст. 91 ТК РФ четко разъясняет, что такое режим труда и учет рабочего времени, а также дает понимание о допустимой длительности работы.

Соблюдение законодательных требований в отношении принципа контроля производственной деятельности не только защитит от претензий со стороны надзорных и контролирующих органов, но и поможет решить комплекс кадровых и управленческих задач.

  1. Мониторинг и выявление проблем, связанных с эффективностью трудозатрат.
  2. Справедливый расчет заработной платы сотрудников.
  3. Укрепление трудовой дисциплины внутри коллектива.
  4. Контроль сроков выполнения производственных задач и выявление возможных причин их срыва.

 
Осуществляя контроль времени работы, можно оперативно находить и ликвидировать слабые места в организации трудового распорядка дня, а также вводить адекватную и обоснованную систему денежной мотивации для добросовестных сотрудников.

Режимы работы предприятия: нормированный, ненормированный, сменный, свободный

Существуют разные виды режимов рабочего времени. Расписание может быть пятидневным, выстроенным по схеме 2/2, 3/2. Каждая организация сама для себя определяет, какой из вариантов наиболее предпочтителен. Выбирая лучшую схему организации внутреннего распорядка, руководители обычно опираются не только на действующие нормы труда, но и на масштаб бизнеса, его специфику и ряд других факторов, носящих индивидуальный характер.

Работодатель может установить нормированное, ненормированное или посменное расписание. Также допускается возможность работы по свободному графику. Выбранный вариант влияет на методику контроля служебного распорядка, а вместе с этим формирует следующие особенности функционирования компании:

  • длительность рабочего дня;
  • наличие перерывов для отдыха, их протяженность;
  • количество часов в трудовой семидневке;
  • порядок чередования выходных и рабочих дней;
  • возможность сверхнормативной производственной деятельности.

 
Рассмотрим подробнее, какие именно бывают режимы работы предприятия, а также поговорим о том, с какими особенностями придется столкнуться в отношении каждого из доступных вариантов.

1. Нормированный режим

Он обычно устанавливается для административного персонала, офисных сотрудников и служащих государственных органов. Нормированный режим труда обладает набором следующих характеристик.

  • Восьмичасовой рабочий день с суммарной протяженностью производственной недели до 40 часов.
  • Два фиксированных выходных ― обычно суббота и воскресенье.
  • Работа только в дневную смену.

 
Нормированный рабочий день, или так называемая «пятидневка» помогает равномерно распределить ежедневные производственные задачи и временные затраты на их выполнение. Именно в этом и состоит плюс данного принципа организации работы. Нормированное рабочее время, как правило, включает около 20 будних и 8 нерабочих дней в течение месяца. Точное количество может изменяться в зависимости от фактически отработанных часов, а также от протяженности самого календарного цикла. При превышении установленной законом нормы переработку сотрудника придется дополнительно оплачивать. Также можно компенсировать затраты лишним оплачиваемым отгулом.

2. Ненормированный режим

Этот распорядок, как правило, устанавливается для отдельных категорий работников и делается это по индивидуальной согласованности с руководством. Ненормированное расписание характеризуется следующими специфическими особенностями.

  • Отсутствие фиксированных временных границ начала и окончания производственной деятельности в течение дня.
  • 40 часовая рабочая неделя без четко установленных уик-эндов.
  • Учет объема выработки и служебных трудозатрат по недельной норме.
  • Переработки, вызванные производственной необходимостью, компенсируются работнику дополнительными днями оплачиваемого отпуска или денежной прибавкой к фиксированному заработку.

 
Ненормированный режим труда делает контроль отработанного времени более сложным, чем при «пятидневке». Однако и тут системный учет рабочего времени вполне возможен, если заручиться поддержкой специальных систем и инструментов.

3. Сменный режим

Этот формат так же, как и нормированный ежедневный учет рабочего времени, считается одним из наиболее популярных. Посменный режим труда обычно устанавливают в компаниях, имеющих довольно продолжительный или круглосуточный график. Такой принцип работы обладает следующими специфическим чертами.

  • Возможность выхода сотрудников как в дневную, так и в ночную смену.
  • Вариативность длины трудового дня от 6 до 24 часов.
  • Посменное чередование производственных циклов с выходными, которые не обязательно должны совпадать с субботой или воскресеньем.
  • Двойная оплата за работу в уик-энд и выполнение служебных обязанностей праздничные дни.

 
Сменный режим труда для сотрудников предприятия предполагает необходимость соблюдения нормальной продолжительности рабочей недели. Она при любом типе организации остается равной 40 часам в неделю. Если же по итогу отчетного периода избежать переработок не удалось, то они должны быть компенсированы с помощью денежной выплаты или за счет увеличения числа разрешенных оплачиваемых отгулов.

Посменный режим работы предприятия, как и прочие варианты, не исключает возможности фиксированной оплаты труда. Она рассчитывается по числу фактически отработанных смен в течение отчетного периода. Некоторые компании устанавливают сдельную систему денежного вознаграждения. Это также не противоречит нормам закона.

4. Свободный режим

Напомним, что к допустимым видам учета рабочего времени относятся и так называемые особые гибкие графики. Правда, их применяют не так часто, как описанные выше схемы. Обычно свободно выстраивают свой распорядок только представители руководящего состава, командированные специалисты, а также те, кто работает на удаленке. При гибком расписании сотрудник сам определяет границы начала и окончания работы, а также волен по своему усмотрению устанавливать число и протяженность перерывов на отдых.

Для начисления заработной платы тем, кто трудится по свободному распорядку, учитывается количество фактически отработанных часов. Сверхурочная работа оплачивается в двойном размере или с использованием коэффициента 1,5.

Способы учета рабочего времени

Кадровые специалисты и эксперты в области права различают следующие виды учета рабочего времени.

  1. Поденный.
  2. Понедельный.
  3. Суммированный.

 
Каждый из вариантов присущ конкретному распорядку производственных циклов, выбранному предприятием.

Поденный учет времени строится на ежедневной фиксации часов, отработанных сотрудником. При использовании понедельной схемы контроля труда подсчет осуществляют только раз в семидневку. Применение же суммированного учета рабочего времени предполагает сложение часов, потраченных на профессиональную деятельность, за весь отчетный период. Его продолжительность устанавливается предприятием самостоятельно. Таким нормативным отрезком может стать месяц, квартал и даже год.

Решение о том, какой именно порядок учета рабочего времени использовать у себя в фирме, остается за работодателем. Выбор оптимальной методики зависит от расписания работы разных отделов компании, особенностей ее производственной деятельности. Предпочтительный способ, по которому будет вестись учет использования рабочего времени, должен быть отражен в локальном нормативном документе организации. К числу таких относятся, например, Правила трудового распорядка.

Какой бы из способов регистрации рабочего времени работников ни был выбран в конечном итоге, в проводимых бухгалтерией и HR-службой расчетах должны отражаться следующие переменные:

  • продолжительность оплачиваемых ежегодных отпусков;
  • количество отгулов, взятых по предварительной договоренности с работодателем;
  • дни, в которые сотрудник отсутствовал по болезни.

 
Ведя понедельный, суммарный или ежедневный учет рабочего времени, нужно не забывать сверяться с данными утвержденного общероссийского производственного календаря. В нем отражены даты проведения государственных и профессиональных праздников, есть указания о сокращенных предпраздничных днях. Здесь же можно найти сведения о нормах рабочего цикла при полной и сокращенной трудовой неделе. Помимо прочего, в общероссийском производственном календаре вы узнаете о допустимом количестве рабочих часов в каждом месяце или квартале. Вся эта информация крайне важна для грамотного учета рабочего времени без нарушений ТК РФ.

Особенности поденного учета рабочего времени

Данный формат широко распространен среди тех российских предприятий, который функционируют по нормированному распорядку. Поденный график удобен для подсчета трудозатрат тех сотрудников, которые работают ежедневно по 5-6 дней в неделю. Также он применим к штатным единицам из следующих категорий.

Сотрудники с ограниченной трудоспособностью.
Беременные женщины.
Специалисты с непостоянным количеством служебных дней в течение недели или месяца.

Поденный учет рабочего времени требует фиксации следующих параметров.

  1. Часы и минуты прихода на работу и ухода домой.
  2. Количество обязательных часов ежедневной отработки.
  3. Объем сверхнормативной работы, если такая была.
  4. Количество и продолжительность перерывов в течение рабочего дня.

 
Если в ходе выполнения служебных заданий возникла потребность в переработках, они покрываются одним из следующих способов:

  1. денежная компенсация, добавляемая к фиксированному заработку;
  2. оплачиваемые отгулы в течение трудовой недели;
  3. дополнительные дни отдыха, предоставляемые в рамках ежегодного отпуска.

 
Каким именно методом будут возмещены ненормативные переработанные часы, устанавливается в индивидуальном порядке по личной договоренности между сотрудником и работодателем.

Осуществляя регулярный поденный учет рабочего времени на предприятии, важно учитывать требования ст. 94 ТК РФ. Она устанавливает разную длину трудового дня для отдельных категорий граждан. Например, подростки 14-15 лет не должны работать больше 4 часов в сутки. Если же они при этом совмещают трудовую деятельность с получением высшего или среднего профессионального образования, то отведенные временные рамки сужаются до 2,5 часов. Распорядок дня для инвалидов и лиц с ограниченной трудоспособностью устанавливается на основе выданных им медицинских заключений. Сотрудники же вредных и опасных производств не должны быть на работе более 6-8 часов в сутки в зависимости от установленной длительности их производственной недели. Представители творческих профессий (актеры, режиссеры, писатели, литераторы и прочие) ограничены лишь условиями заключенного трудового или коллективного договора, попадающего под регламенты отдельной законодательной базы.

Особенности понедельного учета служебного времени

Эта форма хорошо себя зарекомендовала среди предприятий, функционирующих в ненормированном распорядке. Однако этим область применения методики не ограничивается. Иногда данная схема может применяться и в компаниях, где большинство сотрудников трудится по нормированному производственному графику, но среди них есть и исключения. Например, кто-то из штата перераспределяет нагрузку, чтобы освободить нужное ему количество дней на неделе. Это обычно актуально для молодых родителей или работников, содержащих на иждивении недееспособных родственников. Естественно, перераспределение служебных часов возможно только по предварительной договоренности с руководством, но оно делает неудобным принятый для остальных традиционный поденный контроль. Тогда используются комбинированные решения. Это значит, что основной режим труда на данном предприятии остается без изменений, и к основной массе персонала применяется тот метод учета работы, который зафиксирован в локальных нормативных документах, а для сотрудника, работающего по гибкому расписанию, его фактически отработанные часы подсчитываются раз в неделю.

Какая бы причина ни стояла за выбором понедельного контроля, сам процесс должен отвечать ряду обязательных правил. Речь идет о фиксации фактически отработанных часов. Она должна осуществляется ежедневно. При этом общий подсчет и сравнение с нормой делается только раз в неделю. По итогам этого периода данные о количестве отработанных часов отправляются в бухгалтерию, где на их основе формируется ежемесячная заработная плата. При понедельном учете фактического времени работы, так же как и при поденном, все переработки должны быть компенсированы посредством прибавки к зарплате или за счет увеличения длительности отдыха.

Особенности суммированного учета рабочего времени

Иногда бывает так, что типовые виды учета рабочего времени (подневный или понедельный) неудобны. Тогда решением проблемы может стать метод суммированной фиксации продолжительности работы. Этот способ учета фактически отработанного времени вполне применим как для всего коллектива, так и для отдельных работников.

Методика базируется на том, что руководитель по соглашению с сотрудником сам устанавливает тот период, который будет считаться отчетным. На его протяжении фиксируется все время, потраченное на производственную деятельность, а финальный подсчет и выплата заработной платы ведется только по окончании установленного отрезка. Длительность отчетного периода и выбранный режим работы сотрудников внутри организации указывается в заключенном с ними официальном соглашении. Здесь же нужно отразить и следующие принципиально важные условия.

  1. Порядок учета часов, затраченных для выполнения работы.
  2. Допустимые рамки начала производственной деятельности и ее окончания (исключение ― свободный график, когда сотрудник сам на ежедневной основе определяет границы для решения стоящих перед ним производственных задач).
  3. Наличие выходных, их количество, а также периодичность чередования уик-эндов с рабочими сменами.
  4. Норма разрешенных рабочих часов (до 40 часов в неделю).

 
Суммарный учет рабочего времени ― это довольно универсальное решение, и потому может применяться в разных ситуациях. Вот лишь список наиболее частых причин для выбора подобной схемы контроля.

  1. Специфика рабочего процесса не позволяет установить единую норму для обязательной ежедневной или посменной отработки.
  2. Длительность еженедельной производственной деятельности нельзя назвать постоянной, она меняется от периода к периоду.
  3. Вахтовый режим труда, действующий на предприятии, с оплатой раз в год или полгода (здесь регистрация рабочего времени регламентируется статьей 300 ТК РФ).
  4. Сменные производственные циклы с разным числом выходов за отчетный период (переработки на одном отрезке компенсируются недоработками на другом).

 

Суммарный учет рабочего времени требует правильного выбора протяженности отрезка, который будет принят за отчетный период. Это может быть квартал, полугодие или даже год. Главное, чтобы расчеты и проводились ежегодно, как того требует часть 1 ст. 104 ТК РФ, а для вредных производств ― не реже 1 раза в 3 месяца.

 
При использовании суммарного режима учета фактического рабочего времени так же, как и во всех других методиках, предусмотрена компенсация переработок. В конце установленного отчетного периода может выясниться, что сотрудник отработал больше положенного общероссийским производственным календарем. Эти дополнительные часы могут быть возмещены сверхнормативными оплачиваемыми отгулами или путем включения в зарплату денежной компенсации. Выходные при суммарном типе учета рабочего времени могут быть плавающими, но они должны быть установлены так, чтобы хотя бы один раз в неделю работник отдыхал на протяжении 42 и более часов.

Как ведется контроль и учет рабочего времени: доступные формы и средства

Основным инструментом, позволяющим фиксировать рабочее время и в дальнейшем использовать эти данные для составления отчетов и начисления заработной платы, являются табели. Они разработаны Госкомстатом и утверждены Постановлением №1 от 5 января 2004 года.

Табели статистики труда, по которым и ведется поденный, почасовой, понедельный или суммарный учет рабочего времени бывают двух форм.

  1. Т-12. Этот учетный документ заполняется вручную специально назначенным сотрудником предприятия
  2. Т-13. Документ составляется автоматически с использованием специального программного обеспечения, которое подбирается под конкретный режим рабочего времени фирмы и его отдельные виды, разрешенные для разных подразделений или сотрудников.

 

Содержание рабочих табелей также довольно четко определено. Эти документы должны отражать следующий набор сведений.

  1. Явка работника.
  2. Количество отработанного учетного времени
  3. Специфика работы (дневная или ночная смена, сверхурочный труд, выход в праздничные дни).
  4. Причина отсутствия сотрудника в случае его неявки в предусмотренное соглашением время.
  5. Количество отпускных дней.

 

За работодателями остается право использовать иные учетные формы с тем набором сведений, которые ему нужны для начисления зарплаты и отчета перед контролирующими органами.

Помимо табелей учета рабочего времени, в арсенале руководителей есть и другие вспомогательные средства, применяемые ко всем видам и формам режима труда. Здесь речь идет о следующих инструментах.

  1. Учетные журналы времени прихода и ухода, ведущиеся на посту охраны.
  2. Пропускные устройства, основанные на цифровой или биометрической идентификации.
  3. Системы контроля доступа в служебные помещения (магнитные и цифровые пропуска, кодовые замки и прочее).
  4. Видеокамеры, системы сигнализации и другие средства, фиксирующие вход на территорию предприятия и выход с нее. Подобные технологические решения должны устанавливаться открыто и с согласия работников.
  5. ПО для мониторинга активности за компьютером (приложение тайм-трекер, DLP-система). Эти решения в большей степени подходят для контроля специалистов, выполняющих производственные задачи удаленно.

 
Инструменты для учета рабочего времени многообразны, и выбор оптимальных технологических решений, так же как и принципов контроля за кадровым резервом, зависит от специфики бизнеса, его масштаба, порядка работы и многочисленных других факторов. Грамотно сформированный арсенал технических средств поможет не только оставаться в согласии с законодательством, но и упростит мониторинг производственной деятельности, сделает процесс начисления заработной платы максимально быстрым, точным, удобным и прозрачным.

Итог

Мы разобрали, что такое режим работы, поговорили о том, какие виды учета рабочего времени соответствуют требованиям ТК РФ, рассказали, зачем нужно следить за соблюдением распорядка, а также выяснили, как именно можно контролировать количество фактически отработанных часов. Теперь, когда вы знакомы со всеми тонкостями кадрового учета, вам будет легче выбрать оптимальную схему его ведения и поиск подходящих для этого технических решений не составит большого труда.