Загруженность персонала: что это, расчет, примеры и методы оптимизации

загруженность персонала
Загруженность персонала: что это, расчет, примеры и методы оптимизации
Александра Полякова
16 марта 2023
Время чтения 4 минуты
11566 просмотров
Содержание статьи

Многие руководители хотят знать, сколько фактически работают их подчиненные. Но подсчет трудочасов не дает представления о продуктивности, так как никто не работает 100% времени. Ведь в рабочие часы сотрудники не только выполняют задачи, но и ходят в туалет, курят, пьют кофе, говорят по телефону или с коллегами.

В статье рассказываем, как рассчитать загруженность работников вручную и автоматически. Вы узнаете, как влиять на занятость команды, и как обеспечить контроль за действиями сотрудников на работе без хождения за их спинами.

Что такое загруженность персонала и зачем ее измерять

Загруженность персонала — это доля продуктивных трудочасов сотрудников в рамках рабочего дня. «Продуктивной» в данном случае считается загрузка сотрудников, связанная с решением должностных задач, их обсуждением и планированием. Все остальное время считается непродуктивным, так как фактически сотрудник занимается своими делами, а не должностными обязанностями.

Руководители компаний и отделов стремятся измерять загруженность специалистов, чтобы сделать рабочую нагрузку команды равномерной. Подход помогает избежать перегруженности специалистов, выявить бездельников и продуктивных сотрудников. Иногда нужно измерить загрузку, чтобы пересмотреть график подчиненных во избежании простоев.

Оценка загрузки особенно важна, если в компании наблюдаются резкие скачки клиентской активности. Например, в один месяц приходит очень много заказов, а в другой — сильно меньше. В таких случаях важно думать о реорганизации занятости или сокращении численности работников, чтобы персонал не просиживал один день, чтобы потом резко перетрудиться в другой.

Загруженность работника — это не то же самое, что учет рабочего времени. В первом случае руководитель оценивает часы, занятые продуктивной работой, а во втором — длительность рабочего дня. Закон обязывает компанию отслеживать рабочее время, чтобы не допустить переработок. В плане загруженности персонала такой обязанности нет.

Методы расчета загрузки персонала

методы учета загрузки персонала

Если работодатель стремится узнать, сколько времени человек проводит на работе, первым делом он считает трудочасы. В некоторых компаниях это делают вручную — сотрудники отмечают время прихода и ухода в журнале на вахте. Но чаще используют электронные отметки с помощью пропусков через турникет и системы контроля и управления доступом на предприятии.

Трудочасы — самый неэффективный метод оценки загруженности персонала. Сотрудник может физически присутствовать на рабочем месте и только имитировать бурную деятельность. Если разобрать трудовой день этого человека строго по минутам, обнаружится, что половину времени он играет в компьютер, сидит в соцсетях или переписывается в мессенджерах.

Для более целостной картины загрузки команды нужно не просто подсчитать часы, но и понять, чем именно заняты сотрудники на протяжении рабочего дня. Вычесть все перерывы, перекуры и чаепития, чтобы осталось только время, занятое работой. Это можно сделать вручную — в таблице или на бумаге, а также автоматически — через специальные программы.

Некоторые компании стремятся высчитать коэффициент загруженности, но при ручном подсчете путаются и ошибаются. К тому же, им приходится постоянно собирать данные по каждому специалисту, что неудобно в условиях большого предприятия с тысячами сотрудников. Если у вас нет отдельного человека, который бы занимался подсчетом часов, лучше отказаться от этого метода.

Разберем основные методы, которые может использовать руководитель для оценки загруженности персонала.

Самостоятельная оценка

Сотрудники могут сами оценивать эффективность своей работы в анкете или устном интервью. Этот способ подойдет для небольшой команды, когда нужно в деталях погрузиться в рабочий день человека. Инструмент требует, чтобы подчиненные были честны с работодателем и не стеснялись описывать нагрузку объективно.
Если зарплата персонала напрямую зависит от объема работ, способ не подойдет — сотрудники соврут о продуктивности и завысят результаты. Инструмент будет эффективен лишь в командах, где сложились достаточно доверительные отношения между руководством и работниками.

Еще один недостаток метода — люди не всегда могут справедливо оценить свою загруженность. Им кажется, что они работают 90% времени, когда по факту — 60-70%. Такая оценка почти всегда субъективна, а, значит, не вполне недостоверна.

Внешняя оценка

Сложно представить в современной компании надсмотрщика, который стоит над работниками и оценивает их загрузку. Но на некоторых предприятиях подобный анализ загруженности сотрудников все еще используют.

Оценка загруженности от другого человека менее субъективна и более информативна. Но факт слежки живого «контроллера» — унижение для сотрудников, признание их несамостоятельности. Если вам ценна ваша репутация как работодателя, не используйте этот метод.

Чтобы не допустить дискомфорта по поводу внешнего контроля, передайте задачу по оценке загруженности в руки руководителя. Начальник отдела обычно знает, кто и чем занят, может указать на бездельников и трудоголиков. Расчет загруженности будет достаточно объективным, чтобы наградить или наказать, кого надо.

Автоматизированная оценка

В связи с развитием технологий больше людей стали работать за компьютером. Это позволило использовать специальное программное обеспечение, чтобы оценить загруженность специалистов. В отличие от оценки сотрудником или начальником, софт измеряет продуктивность на основании объективной информации: опозданий, времени начала и окончания работы, прогулов и простоев. В результате у работодателя складывается четкое представление о загруженности отдельного человека или целой команды.

Существуют десятки систем для мониторинга работы сотрудников. Эти программы отслеживают то, когда сотрудник начал работать, какие программы открывал, заходил ли на сторонние сайты, как часто отходил от компьютера и другие показатели загрузки. 10 лучших сервисов мы сравнили между собой и составили рейтинг бесплатных систем учета рабочего времени сотрудников 2023 года.

Автоматизированный трекинг — самый удобный метод нормирования труда. Он фиксирует совершенно любую активность сотрудника в системе, а также отмечает долгое бездействие. Работодатель видит статистику по каждому подчиненному в виде дашборда, может выгрузить данные в таблицу или сравнить в результатами других членов команды.

Еще одно преимущество автоматизации — система может обработать огромный массив данных. Это позволяет работодателю отслеживать загрузку одновременно десятков, сотен и тысяч подчиненных.

Инструменты для оценки сотрудников

Bitcop структура дня

Разберем инструменты для оценки загруженности на примере Bitcop — автоматическая система контроля компьютеров и учета рабочего времени персонала. В программе для мониторинга есть весь набор функций, чтобы рассчитать загрузку работника и проконтролировать его занятость:

  • фиксация начала и окончания работы, запись опозданий, контроль уходов, пропуском и простоев;
  • автоматическое определение продуктивности сотрудника на основании программ и сайтов, которые он использует;
  • снимки экрана монитора с установленной заранее частотой;
  • мониторинг всех программ и веб-сайтов, с которыми взаимодействует член команды;
  • трекинг выполнения задач, которые отмечает сам сотрудник в системе;
  • настройка почтовых уведомлений о нарушении рабочего распорядка;
  • возможность блокировать нежелательные сайты, например, соцсети или видеохостинги;
  • отслеживание поисковых запросов, которые вводят подчиненные;
  • режим «невидимки» — сокрытие программы от работника;
  • DLP-система для защиты данных компании и предотвращения утечек информации.

Инструменты мониторинга помогают узнать, чем именно занимается сотрудник за компьютером. Если он будет час листать ленту во ВКонтакте или оформлять покупки в интернет-магазине, это отобразится в системе. Также программа покажет, какая доля рабочего времени была занята выполнением должностных задач и посещением релевантных страниц.

Bitcop интегрируется с разными сервисами: системами телефонии, календарями, системами СКУД и другими бизнес приложениями. Благодаря этому руководитель получит более детализированную информацию о том, какими задачами занимался подчиненный, какие разделы и файлы он открывал.

В Bitcop есть функция тайм-трекера — фиксации точных временных затрат на работу. Она позволяет сотруднику отмечать время начала и завершения выполнения задачи, чтобы узнать точные трудозатраты на тот или иной проект. Подробнее о функциях трекинг-программ читайте в нашей статье «Что такое тайм-трекеры».

Оптимизация загруженности персонала

По результатам расчета загруженности персонала вы узнаете, нужно ли оптимизировать занятость в компании. Если подчиненные работают слишком много или слишком мало — исправьте ситуацию, пока она не начала сказываться на результатах бизнеса.

Вам предстоит использовать разные методы оптимизации в зависимости от обстановки в компании. Например, если выяснится, что сотрудники перерабатывают:

    1. создать регламенты времени отдыха и перерывов;
    2. увеличить штат работников, чтобы команда успевала выполнять все задачи;
    3. отказаться от подработок и сверхурочных;
    4. ввести максимальную планку по задачам;
    5. установить напоминания об отдыхе.

Чаще возникает обратная ситуация. Работодатель видит, что сотрудники работают только половину рабочего дня, а все остальное время занимаются своими делами. В таком случае он может:

  • перевести на особый контроль или уволить самых непродуктивных специалистов;
  • поощрять высокую продуктивность, ввести систему мотивации, награждать лучших работников;
  • ввести нормы и планы по должностным задачам;
  • разрешать отлучаться с рабочего места только в перерыве;
  • улучшить условия труда.

Вводить изменения нужно постепенно, чтобы персонал успел привыкнуть к ним. Не стоит использовать для оптимизации загрузки насильственные методы, например, штрафы за невыполнение плана. Также не стоит пугать сотрудников строгим контролем каждой секунды их времени — такое только отобьет желание специалистов работать у вас.

Если люди в компании уже привыкли к определенному ритму труда, переучить их будет сложно. Придется объяснить, что новая система призвана не обеспечить тотальную слежку, а лишь сделать работу более прозрачной.

Резюме

    1. Загруженность персонала — это доля продуктивных трудочасов персонала во всем рабочем дне.
    2. Руководители компаний и отделов стремятся измерять загруженность персонала, чтобы сделать нагрузку команды равномерной.

    3. Если работодатель стремится узнать, сколько времени человек проводит на работе, первым делом он считает трудочасы. Но это неэффективно, так как ни один сотрудник не работает 100% рабочего времени.
    4. Работодатель может оценить загрузку специалистов разными способами: спросить у команды, узнать у руководителя, установить программу для отслеживания действий работников за компьютером.
    5. Автоматизированный трекинг — самый удобный метод оценки загруженности сотрудников. Он фиксирует совершенно любую активность подчиненного в системе, а также отмечает долгое бездействие.
    6. В программах для мониторинга есть весь набор функций, чтобы рассчитать загрузку работника и проконтролировать его занятость: фиксация начала и окончания рабочего дня, скриншоты экранов, уведомления о нарушениях, тайм-трекер и прочее.

Ваша заявка
отправлена!

Ожидайте ответа от нашего менеджера в ближайшее время