Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта
Александра Полякова
Александра Полякова
25 января 2024
Время чтения 7 минут
4348 просмотров
Содержание статьи

В современном бизнесе все больше задач объединяется в рамках концепции проектов разного масштаба и сложности. Несомненно, каждый проект индивидуален и уникален. Однако все проекты будут иметь сходную структуру развития. У них у всех будет начало и конец, старт и завершение. И все они пройдут через определённую последовательность этапов. Этот процесс воплощения идеи от её появления до завершения как раз и называется жизненным циклом проекта (project life cycle).

Понимание особенностей и глубокий анализ всех фаз, является важным фундаментом для грамотного планирования и управления проектами. В этой статье мы выделим основные этапы и фазы жизненного цикла проекта, рассмотрим их особенности и выясним, как добиться эффективного управления для достижения поставленных целей.

Что такое жизненный цикл проекта и его особенности

Жизненный цикл проекта (ЖЦП) – эта та организационная структура, в рамках которой менеджер планирует и реализовывает проект, чтобы максимально эффективно достичь поставленных целей. Эта структура не зависит от выбранных методов и имеет схожие особенности для всех жизненных циклов в рамках проектов:

  • Уникальность Каждый проект уникален и требует индивидуального подхода. При планирование требуется учесть все особенности проекта и разработать наиболее эффективные стратегии реализации.
  • Итеративный характер Жизненный цикл обладает итеративным характером, то есть он может повторяться на разных этапах. Это позволяет более гибко управлять процессом и вносить корректировки при необходимости.
  • Разделение на фазы ЖЦП разделяется на фазы, каждая из которых имеет свои задачи и цели. Это помогает структурировать работу, обеспечить контроль и позволяет участникам проекта действовать наиболее эффективно.

Для эффективного проектного управления требуется учитывать все особенности на стадии планирования.

Фазы жизненного цикла проекта

фазы этапов проекта

Успешное управление проектом возможно только при прохождении пяти фаз:

    1. Инициация;
    2. Планирование;
    3. Исполнение;
    4. Контроль;
    5. Завершение.

В идеале, после завершения одной фазы команда, работающая над проектом, автоматически переходит к следующей, но так бывает не всегда. Иногда приходится возвращаться и вносить необходимые корректировки, потребность в которых возникла во время работы. Каждая фаза состоит из более мелких этапов и задач.

Давайте рассмотрим каждую фазу более подробно.

Инициация

Прежде чем приступить к конкретному планированию, необходимо определиться с основными положениями вашей будущей работы. Вот почему первую фазу жизненного цикла называют инициацией. Все проекты начинаются с этого шага.

Инициирование – это, по сути, предварительное планирование. Это период, когда создаётся концепция того, чего хочется достичь. Чтобы сделать это эффективно, необходимо провести высокоуровневую оценку желаемого и возможностей. Происходит предварительная оценка идеи и её осуществимости, анализ рисков и возможностей.

Менеджер проекта должен изучить состояние компании и собрать данные для формирования стратегии. Ключевая информация включает в себя:

  • Цели проекта;
  • Цели и видение компании;
  • Требования заинтересованных сторон;
  • Ожидания клиента;
  • Ожидаемые результаты;
  • Преимущества и риски;
  • Существующие и необходимые ресурсы;
  • Предполагаемый бюджет и сроки.

Скорость прохождения этой фазы зависит от размера всего проекта. Можно завершить фазу инициации за одну встречу, а можно потратить несколько недель только на сбор необходимой информации.

Прежде чем двигаться дальше, все заинтересованные лица и члены команды должны иметь возможность поделиться своими опасениями, предложениями и ожиданиями. Если нет безусловного согласия или одобрения, впереди возможны серьёзные проблемы.

В этот момент вы отвечаете на вопросы «что?», «зачем?» и «почему?», а не «как?». Более точное видение проекта поможет эффективнее планировать его на следующем этапе жизненного цикла.

Что необходимо получить в результате:

  • Экономическое обоснование, которое оправдывает потенциальную ценность и риски реализации проекта.
  • Положения проекта, которые определяют его масштаб, осуществимость, ограничения и преимущества.
  • Отдельное технико-экономическое обоснование, если проект достаточно велик и представляет собой серьезный риск.

Планирование

  • Индивидуальным обязанностям;
  • Возможным решениям потенциальных рисков;
  • Плану ресурсов для закупок;
  • Графику выполнения работ;
  • Установлению контрольных точек;
  • Плану взаимодействия;
  • Процедуре внесения изменений.

В этот период распределяются обязанности каждого участника, которые должны чётко понимать свою роль и свою зону ответственности, пишутся пошаговые инструкции членам команды.

Что необходимо получить в результате:

Результатом этой фазы должен стать план — документ, который определяет охват задач, управление командой проекта, формы и время контроля, а также критерии оценивания проведённых работ.

Исполнение

Наконец, пришло время заняться делом. На третьем этапе вы переходите непосредственно к воплощению вашего плана в жизнь.

Ваши действия будут во многом зависеть от выбранной вами модели управления проектом, но всё равно вам в этот период придётся заниматься:

  • Дополнительным обучением команды (при необходимости);
  • Распределением ресурсов;
  • Информированием заинтересованных сторон.

На выполнение этого этапа потребуется больше всего времени. Как раз в этот период вы увидите, насколько хорошо был составлен план, сможете ли вы выполнить все поставленные задачи, удержаться в рамках заложенного бюджета и соблюсти сроки. Именно на этом этапе вы или потерпите неудачу, или преуспеете.

Что необходимо получить в результате:

Принятый заинтересованными сторонами результат, отвечающий требованиям, сформулированным на начальном этапе.

Контроль

Для большинства команд эта фаза начинается ещё на этапе инициации и длится в течение всего периода проведения работ.

Необходимо контролировать и при необходимости принимать корректирующие меры в отношении:

  • Бюджетных расходов и трат;
  • Выполнения ключевых задач;
  • Корректировки объема проекта;
  • Преодоления сложностей.

На протяжение всего цикла вы должны производить учёт времени, которое реально потратил на выполнение заданий каждый член команды. Так вы сможете корректировать нагрузку и эффективно использовать человеческий ресурс компании. Посмотрите обзор приложений для учета рабочего времени, чтобы упростить себе эту задачу.

Своевременный контроль позволяет быстро принять меры, если что-то вдруг пошло не по плану (а такое случается). Также менеджер может наделять функциями контроля и других членов команды, усиленный контроль не повредит общему делу.

Завершение

Это – завершающая фаза проекта. Все задачи выполнены, все цели достигнуты, решены все проблемы, возникшие во время работы. Пришло время подвести итоги и определить степень успеха или неудачи.

Вот список того, что необходимо сделать на этом этапе:

  • Анализ эффективности проекта. Проанализируйте, был ли ваш проект успешным или нет. Смогли ли вы реализовать проект в установленные сроки и не выйти за рамки бюджета? Доволен ли клиент результатом или нет?
  • Оцените эффективность команды. Внимательно изучите работу членов вашей команды. Смогли ли они выполнить свою работу вовремя? Соответствовала ли их работа стандартам качества?
  • Подготовьте проектную документацию для передачи заказчику.

На этой стадии, пока впечатления ещё свежие, полезно провести обзорное совещание, чтобы обсудить сильные и слабые стороны работы команды на всех этапах, что пошло не так, как избежать промахов в будущем, а также определить, какие успехи были достигнуты.

Типы жизненных циклов проекта

модели управления проектом

Хотя стадии и фазы и этапы жизненного цикла проекта будут одинаковыми для всех команд, существуют различия в том, как именно эти стадии воплощаются в жизнь. Существуют разные типы ЖЦП, которые менеджер может использовать в зависимости от типа проекта, над которым он работает.

Вот пять наиболее распространенных типов ЖЦП:

Водопад (каскад)

Это наиболее традиционная и простая для понимания модель. Все работы выполняются в полном соответствии с планом с заранее определённым графиком, затратами и объёмом работ. Эта модель не предполагает гибкости, проект следует в линейной прогрессии через все пять этапов: инициирование, планирование, выполнение, контроль и завершение. Команда переходит к следующему этапу только после завершения предыдущего и выполняет каждый этап один раз.

Итеративная (повторяющаяся) модель

Итеративный ЖЦП также состоит из пяти фаз, но линейной прогрессии здесь нет. Каждый этап выполняется столько раз, сколько необходимо. Например, команда проекта может несколько раз переходить от этапа исполнения к стадии контроля, прежде чем перейти к завершению.

Эта модель отлично подходит в тех ситуациях, когда объем проекта неясен, но заказчик хочет получить лучшее решение. В конце каждого этапа ожидаются отзывы заказчика, которые и служат основой для следующего этапа, поэтому планирование осуществляется непрерывно на протяжении всего ЖЦП.

Инкрементная модель

При инкрементальной модели жизненного цикла проекта основная задача разбивается на несколько отдельных задач, каждая из которых состоит из линейного прохождения пяти фаз проекта до завершения. И каждая задача должна быть решена, прежде чем переходить к следующей. Это позволяет постепенно наращивать функциональные возможности и эффективность.

Такая модель отлично подходит для масштабных проектов крупных компаний.

Адаптивная модель

инкрементальные элементы. Этот тип цикла не следует линейному прогрессу и наиболее открыт для изменений. Начальная фаза происходит только один раз, а стадии планирования, выполнения и контроля выполняются итерациями, обычно несколько раз.

Адаптивные методы являются предпочтительными для быстро меняющейся среды, когда требования к проекту и его содержание сложно определить заранее.

Гибридная модель

Гибридная модель ЖЦП — комбинация любых других моделей, которые менеджер сочтёт подходящими для успеха своего проекта.

Программные решения – помощь в управлении проектами

Простые и небольшие проекты не требуют каких-то сложных технологий. Однако с масштабными проектами менеджеру придётся задействовать современные программные решения, если он хочет добиться максимально эффективного развития и результата.

Структура дня

Система Bitcop – надёжный помощник, который помогает повысить эффективность работы персонала на 30%. С этой программой вы сможете:

  • Получить визуальное представление о структуре рабочего дня персонала, увидеть активность сотрудников за компьютером в течение рабочего дня, их задачи, конференции и звонки. Благодаря этому можно понять реальную степень загруженности работников.
  • Произвести оценку продуктивности рабочего времени на основании используемых персоналом программ, сайтов и приложений.
  • Оценить интенсивность использования программ, сайтов и приложений сотрудниками в течение рабочего дня.
  • Вести учёт рабочего времени сотрудников за компьютером с подробной детализацией активных и неактивных трудозатрат, опозданий, ранних уходов и переработок, с учетом отпусков, больничных и отгулов.
  • Увидеть фактические трудозатраты сотрудников на соответствующие задачи в рамках бизнес-процессов или проектов.

Большой плюс системы Bitcop – возможность интеграции с внешними системами и приложениями, с которыми уже привыкли работать сотрудники. Программа позволяет охватить более 10 000 сотрудников, обеспечивая надёжный контроль и учёт. ПО постоянно развивается путем расширения функциональности и растет количество новых интеграций со сторонними системами.

Подведём итоги

Процесс выполнения проекта и воплощение его в жизнь может показаться сложным и запутанным для менеджера, но всё становится проще, если выбрать правильную стратегию. Понимание принципов и структуры ЖЦП – это ключ к формированию правильной стратегии. Жизненные циклы проекта включают в себя все стадии роста: от подготовки к запуску проекта до его закрытия и сдачи. Конкретные этапы могут меняться от одного типа проекта к другому, в зависимости от того, о каком виде работы идёт речь.

Без логичных жизненных циклов проекта можно легко расслабиться и отвлечься на другие задачи. Соблюдение последовательности жизненного цикла проекта поможет поддерживать устойчивый темп и не отставать от поставленных сроков. Это и есть цель ЖЦП.

Необходимо понимать, что жизненный цикл проекта – не панацея и не гарантия стопроцентного успеха. Это – основа, которая действует как система подсказок. По мере прохождения этапов вы будете знать, что вам делать дальше. Это позволяет быть уверенным, что ничто не будет упущено из виду. Это ориентир, который следует пересматривать, обновлять и уточнять по мере необходимости, чтобы со временем он стал точным представлением хода вашего проекта от идеи до завершения.

Что включает в себя жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта является последовательностью стадий, начиная от его инициации и заканчивая завершением. Он представляет четкую структуру и отражает последовательность действий на каждой стадии процесса. Оценка жизненного цикла позволяет оптимально распределять ресурсы и осуществлять управление рисками на каждой стадии для достижения поставленных целей проекта.

Кто участвует в жизненном цикле проекта?

В жизненном цикле проекта могут участвовать различные роли, такие как инициатор, менеджер проекта, специалисты и эксперты в различных областях, участники команды проекта и заинтересованные стороны. Каждая роль выполняет свои функции и вносит вклад в достижение проектных целей.

Ваша заявка
отправлена!

Ожидайте ответа от нашего менеджера в ближайшее время