Эффективные методы организации контроля работы сотрудников на предприятиях разного уровня

10 октября 2020 г.

Контроль работы сотрудников – это комплексная задача, которую пытается решить каждый руководитель, с разной степенью успешности. Методы, используемые руководителем предприятия, позволяют повысить эффективность компании и увеличить прибыль.

Однако виды контроля персонала многочисленны и ряд из них направлен на решение достаточно узких целей. Другие варианты напротив – универсальны и не зависят от масштабов компании. Так или иначе, все они – это краеугольный камень эффективного управления.

методы контроля сотрудников

Ниже мы подробно рассмотрим цели, задачи и методы контроля персонала, определив не только эффективность последних, но и применимость для руководителей разных уровней и бизнесов любой величины. Это даст четкое представление о них, и как они должны быть реализованы, чтобы контролирующая деятельность приносила пользу и кадрам, и руководителям, и предприятию в целом.

Основная цель контроля за работой сотрудников

Первое, что нужно понять, – он нужен обеим сторонам. Руководитель благодаря ему получает эффективную команду, надежную защиту персональных данных компании, следовательно – впоследствии он обретает результат, который его устраивает. Одновременно контроль действий персонала (какой бы вид не приняла система) должен приносить не меньшую пользу для работников организации. В первую очередь это стабильная заработная плата, уверенность в карьерном росте, мотивация, прозрачные и понятные требования относительно профессиональной деятельности.

Соответственно, любые инновации в данной сфере – от GPS-наблюдения до офисных CRM-систем – должны базироваться на принципах взаимовыгодного сотрудничества, то есть отслеживание не должно становиться самоцелью для руководителя. Поэтому любой метод контроля персонала, любая система управления и контролирования, любая проверка деятельности работников в рамках должностных мест направляются на общее благо компании и осуществляются по взаимному соглашению сторон. Например, если вы используете GPS-трекинг, плюс у вас установлена система видеонаблюдения, – работники на рабочих местах должны знать, что их руководитель осуществляет отслеживание посредством таких решений.

цели контроля работников

Более того – ваши специалисты должны понимать, что введенные вами программы направлены не на то, чтобы усложнить им жизнь и лишить их денег. Это не наказание, а желание эффективнее использовать рабочее время ради скорейшего решения задач, стоящих перед компанией. А результатом становится улучшение позиций компании, как следствие – улучшаются условия, повышается заработная плата. Если этого нет, контроль работы сотрудников вместо пользы может принести усложнение взаимоотношений между работниками и руководством, что снизит эффективность на местах.

Что дает контроль профессиональной деятельности сотрудников:

  • Он дает специалистам четкие KPI, они знают целевой результат своей работы, методы его достижения и возможные санкции за нарушение договоренностей. Обеспечение прозрачности снижает вероятность невыполнения задачи.
  • Обеспечивает стабильность сроков и результатов. Вы тратите меньше времени на решение поставленных целей. Поэтому повышается конкурентоспособность компании и культура договоренностей. Партнеры больше доверяют вам, расширяется рынок сбыта..
  • Позволяет на ранней стадии выявлять возможные утечки персональных данных компании (инсайдерские сливы), а также ошибки в работе и «тонкие» места на различных уровнях. Вдобавок контроль за работой подчиненного персонала помогает устранять проблемы быстрее и дешевле.
  • Обеспечивает стабильность, обусловленную адаптивностью и гибкостью как управленческих структур, так и специалистов на местах. В результате, компания проще переживает кризисы, быстрее подстраивается под изменения рынка, лучше конкурирует (потому что в ней лучше наблюдение на всех уровнях).
  • Мотивирует специалистов, повышает их лояльность и уровень уважения к руководству. Опять же – задачи решаются за меньшее время, качество услуг/продукции увеличивается, позиции предприятия растут и от этого все выигрывают.

В первую очередь контроль работы сотрудников позволяет выявить немотивированных, нелояльных и неквалифицированных специалистов. Вне зависимости от метода проверки, если руководитель видит, что действия подчиненного по той или иной причине неэффективны, он всегда может принять релевантные меры. И либо проблема сотрудника решается, либо руководитель удаляет его и назначает нового.

Другой важный момент – организация и контроль работы вашего персонала должны совмещать методы «кнута» и «пряника». В итоге, такие моменты как сроки, объем работ и загрузка конкретных людей оптимизируются. Что немаловажно – контроль за деятельностью сотрудников позволяет выявлять инсайдеров, мошенников и авантюристов, пресекая попытки воровства ресурсов компании (в том числе, интеллектуальных).

Ключевые методы и стратегии контроля

стратегии контроля

Контроль рабочей деятельности персонала – это гибкая система и у нее множество мест для модернизации и адаптации под нужды конкретной компании, конкретного отдела и даже конкретного рабочего. Это значит, что его необязательно осуществлять всеми известными методами.

Например, если у вас один офис на десять человек, то КПП с биометрическим замком может быть излишним. Таким образом обычно контролируют перемещения рабочих на крупных предприятиях с большими площадями и четким разграничением компетенции по секторам. А вот GPS-трекеры бесполезны при статичном офисе.

Это значит, что ваша система контроля сотрудников должна исходить из реальных задач вашего предприятия. Фанатизм здесь неуместен, а тотальное наблюдение – повторимся – не должно становиться самоцелью.

Планерки

планерка

Планерка нужна не только для формирования отчетности. Наглядная демонстрация достижений компании дает мотивированность, чувство общности. Работников на планерках нужно как «ругать», так и «хвалить». Данный вид контроля персонала вашей организации как раз обеспечивает прозрачные KPI, четкое понимание сотрудниками своих должностных обязанностей, санкций (за их невыполнение) и поощрений (за выполнение). Поэтому планерки нужно проводить даже «когда всё ясно».

Тайный покупатель

тайный покупатель

Наряду с планерками этот вид контроля работы сотрудников организации один из наиболее универсальных. Суть его в том, что специально подготовленный человек играет роль обычного клиента, проводя таким образом своеобразную проверку, о которой сотрудник даже не догадывается. Этот вариант наблюдения за сотрудником в процессе работы дает максимально четкое представление о его компетенции и профессионализме. И вы точно знаете, что нужно делать, чтобы повысить эффективность деятельности для конкретных рабочих мест.

Мотивационная доска

мотивационная доска

Этот вариант может принять практически любую форму – от буквально доски/стенда до каких-то программных решений (например, закрепление за людьми определенных статусов в корпоративных чатах). Имеет место демонстрация конкретных достижений, наглядное отображение выполнения (или невыполнения) планов. Обычно изменения вносятся перманентно в течение рабочего дня, возможны еженедельные и ежемесячные обновления отдельных блоков. Это больше относится к области персональной мотивации, стимулирующей процесс работы.

Введение KPI

KPI

На самом деле, подобное в той или иной степени реализуется практически в любой компании. KPI (Key Performance Indicators) – это числовые показатели деятельности работников организации, отражающие процесс выполнения поставленных задач. Например, у менеджера в «продуктовой» нише одним из показателей KPI может служить количество новых контактов, а другим показателем будет количество заключенных договоров. В рамках системы контроля за действующими сотрудниками важно, чтобы показатели KPI были наглядны и понятны каждому специалисту. Именно на основании этих показателей специалист будет выстраивать рабочую стратегию, ориентируясь на возможные санкции и поощрения.

Система контроля персонала

система учета рабочего времени

Мощный программный комплекс, позволяющий существенно увеличить эффективность сотрудников.

  • Осуществляя контроль за работниками, система фиксирует начало/окончание рабочего дня, опоздания, ранние уходы, прогулы и простои.
  • Мониторинг программ, сайтов и поисковых запросов, функция кейлогера и скриншоты экрана обеспечивают постоянное наблюдение.
  • Система ранжирует программы и сайты по продуктивности, в сочетании с трекингом задач дает руководителю качественный контроль рабочей деятельности сотрудников и возможность оперативной корректировки деятельности специалиста.
  • Встроенная DLP-система обеспечивает техническое отслеживание ПК на предмет слива секретной информации.
  • Руководитель получает отчеты в режиме онлайн по всем несанкционированным действиям. Проводится блокировка нежелательных сайтов и приложений, делаются автоматические скриншоты экрана и фотографии рабочего времени.
  • Все выполняется в скрытом режиме – сотрудник не видит и не ощущает работу программы.

Отчеты

Как и в случае с KPI, отчетность в качестве контроля деятельности работников на рабочем месте используется практически повсеместно. Отчеты могут иметь различную форму, учитывать время, затраченное на выполнение задачи, оценивать результативность сотрудника в рамках заданных KPI на основании анализа его персональных данных, полученных через программы наблюдения. Это может быть «бумажный» контроль, то есть составление отчета специалистом по форме, либо отчеты персонала могут формироваться автоматически на программном уровне. Почти каждая современная программа учета рабочего времени имеет такую функцию.

Продвинутые виды контроля работы сотрудников и как их организовать

контроль работы сотрудников

Эффективный контроль процессов работы всех сотрудников не может базироваться только на планерках и отчетности, это понятно любому руководителю. Поэтому система контроля персонала должна отслеживать все действия рабочего. Естественно, посещение уборной сюда не входит, но пока специалист находится за рабочим местом и выполняет свои должностные обязанности – все его действия должны фиксироваться.

В системе наблюдения это не какой-то специфический вид программно-аппаратных решений. Это банальное видеонаблюдение, КПП, GPS и другие способы, позволяющие вести учет времени, в течение которого действия сотрудника приносят компании пользу. Проблемы защиты персональных данных здесь нет, потому что они не отслеживаются.

Контроль доступа

система СКУД

Контроль за работой сотрудников начинается не с отчетов по KPI, а с исключения опозданий и ранних уходов. Проще всего добиться подобного посредством контрольно-пропускных пунктов (КПП). Подобный контроль вариативен – от турникета и вахтера с книгой учета посещений до автоматизированных комплексов с биометрическими замками.

С этой точки зрения задача решается в зависимости от масштабов предприятия. Например, в небольших офисах чаще всего достаточно как раз турникетов с вахтерами. Но если у вас 1500 м2 рабочих площадей и есть зоны повышенной опасности (например, лаборатории), то всё должно быть на принципиально ином уровне, так что биометрические замки придутся весьма кстати.

Система видеонаблюдения

система видеонаблюдения

Как правило, этот вариант синхронизируется с решениями для других задач, методами и программами, посредством которых руководитель оценивает качество деятельности работников. В частности, видеокамеры могут фиксировать прогулы и несанкционированные отлучки с рабочего места, поэтому они отлично действуют в комплексе с КПП.

Однако этот вид контроля персонала, как и контроль через системы ограничения доступа, не обеспечивает оптимальный результат. Потому что не позволяет осуществлять действий на опережение. То есть, узнав о прогуле (потому что это видно на камере), вы накажете рабочего санкциями, но это не решение проблемы. Грамотный контроль процессов работы направлен не на наказание сотрудников, а на предупреждение подобных ситуаций.

Прослушивание звонков

Это еще один технический способ, который позволяет предотвращать утечку персональных данных компании и не допускает использование целевого канала коммуникации в личных целях. Иными словами, директор в любое время знает, работает ли сотрудник над решением актуальной задачи или обсуждает с коллегой вчерашний матч.

Повторимся – с точки зрения защиты персональных данных работников такой контроль не несет проблем. Потому что он ведется во время именно рабочее, а не личное. Личным временем то перестало быть в момент заключения трудового договора, потому что работодатель фактически арендует временные ресурсы своих исполнителей.

Как один из компонентов системы контроля прослушивание звонков дает феноменальный результат. Ведь кроме прочего можно, например, отслеживать, как менеджеры общаются с клиентами, чтобы впоследствии совершенствовать их коммуникативные навыки. То есть, опять же, получается не «голый» контроль за работой профильных сотрудников, а комплексная система, решающая сразу несколько задач по учету и оценке качества действий специалистов.

GPS-трекинг

GPS-трекинг

Контроль работы сотрудников часто подразумевает грамотную организацию их рабочего времени и обеспечение защиты персональных данных компании в то время, когда руководитель не может контролировать выполнение задачи непосредственно. Речь идет не только о специалистах, находящихся в командировках, но также и о тех, кто по должностным обязанностям постоянно перемещаются, в том числе – внутри предприятия (что особенно актуально для крупных компаний).

Организация контроля работы персонала может включать использование GPS-маячков. Такие маячки (трекеры) могут быть личными (то есть сотрудник носит маячок с собой) или стационарными (устанавливаются на транспорт). В результате, у руководителя остается гораздо меньше вопросов – потому что в любое время он может узнать, где находятся сотрудники.

Данный вариант предотвращает массу проблем. Например, начальник увидит, если автомобиль сделал незапланированную остановку. Через контрольные программы он узнает, если сотрудник, отправленный в командировку, потратит на выполнение задачи больше времени, чем это определено регламентом. Поэтому данный метод действительно эффективно защищает персональные данные и ресурсы предприятия, оптимизируя работу всех звеньев.

Оценка и повышение квалификации

повышение квалификации

Оценка компетентности персонала производится в обязательном порядке. Однако тут мало следить за сотрудниками при помощи тайных покупателей и прослушивания разговоров в рабочее время. Так как в этом случае вы получаете только определенный объем данных. Но ведь важно также иметь возможность перманентно повысить качество предоставляемых услуг, в кратчайшее время нивелировав проблемные места.

Для этого время от времени нужно проводить экзамены, и желательно – не номинальные (то есть не просто для учета и отчета). Сочетание экзаменов с прямыми методами контроля работы сотрудников позволит точно определить квалификацию работника и повысить ее, проведя для него дополнительные обучающие курсы. Собственно, это могут быть не курсы, а какие-то практические программы, например – обмен опытом с сотрудниками других компаний, занимающими аналогичную должность.

Какой метод выберет руководитель для повышения качества выполнения должностных задач сотрудниками – зависит от специфики предприятия, отдела, должностных обязанностей конкретного работника и подхода самого руководителя. Важно, чтобы в итоге экзамены и курсы повышения квалификации дали ему главное – специалиста нового уровня. Либо придется удалять сотрудников с должностей, на которых они не могут достичь более высоких показателей KPI.

Методология DISC

система DISC

Контроль работы сотрудников и персональных данных компании в форме теоретического базиса появился, мягко говоря, не вчера, поэтому на сегодняшний день существует огромное разнообразие подобных концепций. Одна из таких концепций называется DISC, ее разработал психолог Уильям Марстон в 1928 году. DISC – это аббревиатура от:

  • dominance (господство);
  • inducement (побуждение);
  • submission (подчинение);
  • compliance (согласие).

Технически речь идет об обычном опроснике, который руководители кадровой службы могут использовать при приеме новых сотрудников на работу, а руководители отделов – для сбора данных и оценки действующего персонала. Задача опросников – выявить типы сотрудников (их также называют категории персонала). Всё сводится в первую очередь к определению для конкретной единицы персонала рабочего места, максимально подходящего ее типу.

Например, агрессивный и коммуникативный человек идеален для отдела продаж, а надежный и эмпатичный аналитик станет оптимальным решением в качестве личного секретаря руководителя. Такое распределение кадров под наиболее подходящие им задачи дает высокий эффект. В пример можно привести такие компании как Ford, Coca-Cola, CNN, McDonald’s – все они реализуют концепцию DISC.

Контроль работы сотрудников посредством специализированного ПО

Этот способ, заключающийся в применении программного обеспечения, мы вынесли в отдельный блок. Потому что на сегодняшний день он включает не просто установку CRM-систем на рабочие ПК. Такие системы за счет обширных возможностей по автоматизации отчетности и сбору данных помогают руководителям отслеживать решение сотрудниками текущих задач и по необходимости оперативно корректировать их работу. Статистика, аналитика, оптимизация бизнес-процессов – всё это делает CRM эффективным методом.

мониторинг ПК

Однако контроль продуктивности работы сотрудников руководителем через CRM оставляет множество вопросов. Например, вы уверены, что специалист прямо сейчас решает текущую задачу, а не общается с другом в мессенджере или не сливает персональные данные компании конкурентам? CRM не отслеживает деятельность персонала в режиме онлайн, а ведь именно это становится ключевой задачей, когда необходимо оптимизировать работу и защитить важную информацию предприятия за счет исключения слабых мест, обусловленных человеческим фактором.

Решение этой задачи для руководителей всех уровней – автоматизированные системы контроля компьютеров и учета рабочего времени персонала. Благодаря им эффективность контроля бизнес-процессов переходит на принципиально новый уровень и всё в пределах действующего законодательства. Кратко рассмотрим основные преимущества организации деятельности за счет искомых систем:

  • Контроль работы сотрудников через учет рабочего времени. Подразумевает фиксирование начала/окончания рабочего дня, всех прогулов и простоев (как санкционированных, так и несанкционированных).
  • Оценка продуктивности персонала на основании анализа методов решения поставленных задач. Система фиксирует все сайты и приложения, которые использовал сотрудник, и ранжирует их по эффективности в отношении актуальных задач, поставленных руководителем.
  • Наблюдение через трекинг задач. Работник самостоятельно логирует время, потраченное на решение конкретной задачи, что дает руководителю качественную аналитику по ней и возможность четко контролировать выполнение проекта.
  • Мониторинг программ фиксирует запуск всех приложений с указанием точного времени. Изучая эти логи, руководитель персонала видит, как его специалисты решали ту или иную задачу, либо вообще ее не решали, например – запуская игровые приложения в рабочее время.
  • Мониторинг сайтов преследует ту же цель – это отслеживание на предмет выполнения текущих задач. Потому что руководитель видит, когда условный Иван Иванович открыл Вконтакте и сколько там переписывался, возможно даже сливая кому-то секретную информацию.
  • Мониторинг поисковых запросов становится еще одним звеном в цепи защиты персональных данных предприятия и повышение эффективности работы сотрудников.
  • Скриншоты экрана (задаваемы через интервал или в ответ на несанкционированное действие) относятся к дополнительным возможностям по контролю и оценке выполнения текущих задач. Эти снимки могут сразу отсылаться по электронной почте руководителю.
  • Блокировка нежелательных сайтов или приложений в ответ на несанкционированные действия . Опять же – это не просто контроль, но и качественная защита от слива персональных данных и предотвращение неэффективного использования рабочего времени.
  • DLP-системы. обеспечивают защиту важных данных фирмы от утечки и обеспечивают руководителям, а также компетентным отделам быстрое и эффективное расследование инцидентов в аспекте информационной безопасности.

контроль персонала на ПК

Возможность для руководителя самостоятельно контролировать решение сотрудниками текущих задач посредством таких программных продуктов позволяет предприятию выйти на новый уровень организации труда. Зная, что начальник будет их таким образом контролировать и что решение текущих задач абсолютно прозрачно, работники не будут иметь возможности тратить рабочее время на решение личных вопросов.

Вывод

Для любого руководителя защита корпоративных данных приоритетна. Вторым приоритетом является эффективность работы каждого специалиста, потому что она определяет эффективность работы компании в целом. Сегодня контроль деятельности персонала возможен посредством широкого спектра решений – организационных, технических, программных.

Автоматизированные системы контроля компьютеров и учета рабочего времени сотрудников не исключают КПП с биометрическими замками, системы видеонаблюдения, брифинги и планерки. Все эти меры обеспечивают руководителю контроль работы сотрудников, повышение эффективности решения поставленных перед отделами задач. Конкретный перечень мер определяется масштабом и спецификой предприятия.