Удаленная работа: как перевести на нее сотрудников и не потерять их продуктивность?

Удаленная работа, которая и ранее постепенно вводилась для отдельных должностей в ряде компаний, с пандемией резко вошла в жизнь бизнеса, став необходимой реальностью. Как организовать ее быстро и правильно? Как наладить четкие бизнес-процессы, сохранив над ними контроль? Расскажем в нашей статье.
Новые реалии, связанные с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией, заставили работодателей форсированно решать давно назревающий вопрос: организацию работы удаленно, вне рамок офиса и привычного визуального наблюдения (такая практика набирала популярность до карантина).
При этом крайне важно правильно организовать контроль сотрудников, чтобы сохранить их эффективность на прежнем уровне, выдержать темпы исполнения, не допустить снижения объема и качества выполняемых задач.
Рассмотрим, как этого добиться, используя существующие на рынке программы: быстро, просто и без существенных материальных вложений.

Не секрет, что возможность трудиться удаленно может негативно сказаться на качестве работы: служащих расслабляет и демотивирует домашняя атмосфера, отсутствие необходимости торопиться на рабочее место, свобода от взгляда коллег “со стороны”.
При отсутствии у персонала достаточной силы воли, при неизбежном наличии домашних отвлекающих факторов, спасет ситуацию автоматизированный контроль сотрудников, выстроенный четко и понятно для обеих сторон.
Увеличившийся процент руководителей, не согласных терпеть убытки из-за снижения производительности при надомной работе за компьютером, привел к резкому росту интереса к разработкам для обеспечения дистанционной совместной деятельности, мониторинга и учета рабочего времени. Всплеск популярности программ, осуществляющих контроль деятельности удаленных от офиса сотрудников, фиксирует не только Москва, но и небольшие города России.

Для чего нужен контроль персонала на удаленке?

Подсчет времени удаленных сотрудников, которое они направляют на выполнение непосредственных служебных обязанностей, является важной составляющей бесперебойного рабочего процесса в условиях надомной работы. Не осуществляя тщательный контроль и учет рабочего времени своих сотрудников при работе на удаленке, работодатель рискует получить ощутимые убытки.

Минуты лени и прокрастинации случаются со многими, но в офисном окружении внимание со стороны коллег или начальника быстро помогает настроиться на рабочий лад и вернуться к прямым задачам. В домашней обстановке, когда работник избавлен от присутствия посторонних, такие минуты могут превратиться в целые часы интернет-серфинга, переписки в социальных сетях или просмотра сериалов. В результате важные рабочие задачи могут быть просрочены или выполнены некачественно. Не осуществляя явный или скрытый контроль штатных сотрудников в условиях труда на удаленном рабочем месте, работодатель не может быть уверен, что в рабочие часы они присутствуют за монитором, исполняя свои обязанности.

Руководитель, который хочет “держать руку на пульсе” рабочего процесса даже при невозможности своего личного присутствия, так или иначе вынужден решать вопрос, как обеспечить контроль работы сотрудников на удаленке. Наличие мониторинга сильно мотивирует на выполнение рутинных рабочих задач, спасает от срыва сроков и потери клиентов, помогает всей команде оставаться на плаву в сложной эпидемиологической обстановке.

Благо, системы контроля различных аспектов рабочего процесса сейчас представлены большим количеством программных продуктов, о которых далее поговорим более подробно. Выбрав подходящее решение, можно организовать постоянный контроль соотношения продуктивного и бесполезного рабочего времени в течение рабочего дня как у удаленных, так и у штатных работников, что поможет свести утечку ресурсов к минимуму.

Как организовывать контроль с наибольшей пользой?

Итак, очевидно, что контроль удаленных сотрудников необходим, чтобы не пускать дело на самотек в надежде на сознательность и ответственность каждого члена команды (ведь немногие сотрудники продолжат “выкладываться на сто процентов”, если их отпустить в свободное плавание от зарплаты до зарплаты).

Однако нельзя забывать про индивидуальный подход, основанный на размере штата, особенностях трудовой деятельности и отношениях руководства с подчиненными. Благодаря этому осуществляется контроль и учет рабочего времени территориально удаленных от офиса сотрудников с максимальной пользой для бизнес-процесса.

В зависимости от этих условий используются следующие методы контроля занятости удаленного персонала:

1. Метод контрольных точек

Для мониторинга малочисленного штата, который занимается преимущественно творческим трудом или разработкой, подойдет методика контрольных точек, заключающийся в проверке выполнения основных этапов поставленной задачи.
Руководитель с помощью коммуникаций через различные каналы связи, онлайн-совещаний и отметок о выполнении подзадач в общедоступной информационной системе получает представление об общем ходе проекта или о возможных проблемах.
В результате такого подхода он может принять своевременные управленческие решения и, при необходимости, спасти ситуацию. Контроль со стороны руководства удаленной работы переведенных на нее сотрудников скорее качественный, а не количественный: важно не когда делал, а сделал ли в полном объеме к определенному сроку.
Рабочий процесс персонала свободен от отслеживания их действий на компьютере и посекундного учета рабочего времени, а работодатель избавлен от необходимости анализа логов учетной системы. Проект движется, сроки соблюдаются — значит, все отлично (не важно, когда именно специалист выполняет свои задачи: в регламентированные рабочие интервалы или авралом по ночам и в выходные).
Такой способ нацелен на конечный результат с контролем промежуточных этапов.
Он дает более широкую свободу для исполнителей, но трудно применим к значительному штату с ежедневной документальной работой.
Еще одним его минусом является невозможность вести контроль действий удаленных территориально сотрудников на домашнем ПК по отношению к корпоративной информации: несанкционированный доступ, порча или распространение могут быть своевременно не обнаружены.
Можно надеяться на качественный HR-отбор на этапе собеседований и на то, что в штате компании трудятся только те люди, которым можно доверять. Но при возникновении прецедента ошибка может стоить слишком дорого.

Контроль значительного по численности штата, занятого разнородными обязанностями (менеджеры, бухгалтеры, разработчики), непросто осуществлять по методу контрольных точек.

Тогда на помощь приходит второй способ контроля:

2. Метод непрерывного мониторинга

Организуется с помощью специализированного ПО и автоматического учета рабочего времени. В результате применения программы-шпиона, о деятельности которой сотрудник не догадываться, руководитель получает на выходе подробные отчеты о занятости и эффективности каждой единицы штата.

Такой мониторинг сотрудников может стать несколько более затратным по начальным вложениям на внедрение системы контроля, настройку прав доступа к программам или интернет-ресурсам для пользователей, должностей и отделов, однако впоследствии окупается полностью автономной работой программы.
Руководителю достаточно периодически просматривать отчеты системы мониторинга и делать соответствующие выводы на основе рассчитанных данных о продуктивности в различных разрезах.
Служба безопасности, которая часто имеется на крупных предприятиях, будет получать от системы уведомления о нарушениях со стороны персонала, сведения о запускаемых ими программах или посещаемых ресурсах, сохранённые фотографии рабочих экранов, логи нажатий клавиш для более точного анализа.
Используя подходящие методы для контроля действий удаленных от офиса сотрудников, можно организовать дистанционную работу в условиях масштабной организации, понимая, что четкое выполнение служебных обязанностей непрерывно отслеживается, а нежелательное обращение с корпоративными данными может быть своевременно зафиксировано и предотвращено.

ПО для организации контроля удаленных сотрудников и учета их продуктивности

Рассмотрим несколько наиболее популярных программ для контролирования подчиненных, которые могут успешно применяться при методе непрерывного мониторинга за ПК.

Bitcop

Система, которая осуществляет тотальный контроль рабочего времени сотрудников за персональным компьютером. Доступна в коробочной и облачной версии. Доступно пробное бесплатное использование (в полной версии без ограничений в течение 14 дней, или в облачной версии для одного сотрудника бессрочно). Программа адаптирована как под контроль качества удаленной от офиса работы штатных сотрудников/фрилансеров, так и под отслеживание деятельности персонала внутри компании любого размера (со сложной распределенной структурой).

Действуя незаметно для пользователя, она собирает данные о времени начала и времени окончания работы, подсчитывает длительность простоев (исключая участие в онлайн-конференциях или рабочие переговоры с использованием мессенджеров, IP-телефонии, что очень актуально в условиях удаленной работы). Удобно, что мониторинг может активироваться только в определенные часы, что актуально, если сотрудник работает дистанционно с домашнего ПК. Поддерживается возможность учета рабочего времени в удаленном подключении через RDP.

Bitcop отслеживает, какие программы запускает пользователь, как долго он использует каждую из них. Посещаемые сайты, вводимые поисковые запросы полностью фиксируются. Все собранные данные отражаются в отчетах по структуре рабочего дня и продуктивности. Настройки мониторинга можно задать индивидуально, в зависимости от должности сотрудника и его обязанностей. Нежелательные ресурсы можно полностью блокировать, тогда их посещение станет попросту невозможным.

С помощью Bitcop реализуется защита корпоративных данных за счет автоматического уведомления о нарушениях (маркировка действия как нарушения предварительно настраивается), хранения скриншотов экранов, встроенного кейлоггера (только в коробочной версии).

Контролировать персонал с Bitcop становится легко и прозрачно за счет подробных отчетов о эффективности персонала в разрезе отделов или штатных единиц. Снижение показателей или увеличение количества нарушений будет сигналом того, что на сотрудника/отдел перевод на дистанционный режим работы действует негативно, и необходимо срочно принять управленческие решения, адекватные ситуации

Hubstaff

Удобная программа для отслеживания действий пользователей за ПК, которая подходит для малого бизнеса, фрилансеров, удаленных команд. Основное назначение — это мониторинг рабочего времени персонала с дополнительными возможностями в виде:

В Hubstaff реализовано подключение к веб камерам в реальном времени с целью понимания, чем занимается каждый член удаленной команды. Программа позволяет назначать расписание , отслеживая этапы, сроки и скорость выполнения заданий. Интересная особенность программы — возможность автоматического начисления заработной платы (через PayPal или Payoneer).
Hubstaff способен интегрироваться через API с большим количеством сторонних приложений, поэтому легко встраивается в контур программ, используемых в организации. Относительные минусы — недостаточная информативность и детализация отчетов, отсутствие запретов на посещение определенных IP-адресов, сравнительно скромные возможности отслеживания.

TMetric

Для контроля сотрудников на удаленке, если их немного и все они достаточно сознательны, допустимо использовать такой инструмент, как тайм-трекер — это счетчик времени, который запускает сам сотрудник, начиная новую задачу или этап. Применение тайм-трекинга позволяет увидеть, на что расходуется время в команде, снизить неоправданные временные потери, повысить самодисциплину и продуктивность всей команды.

Ярким примером тайм-трекера является TMetric. Программа предназначена для контроля сотрудников в командах размером до 100 человек и позволяет отслеживать время, затраченное на выполнение конкретной задачи, перерывы, простои. Приложение дает возможность вести учет денежных доходов и расходов, тем самым определяя прибыльность проекта или заказчика, а также потери средств на фоне среза проектов, клиентов, исполнителей.

TMetric интегрируется с более чем 30 сторонними приложениями. Поддерживает формирование отчетности и возможность экспорта данных в форматы *.csv, *.pdf.

Monitask

По задумке, сотрудники сами запускают тайм-трекинг, когда приступают к выполнению новой задачи, а Monitask периодически делает снимки рабочего стола их компьютеров. Эти скриншоты и заметки членов команды во время выполнения работы, доступны руководителю в режиме онлайн. По итогам мониторинга формируется статистика использованных программ и посещенных интернет-ресурсов, формируя аналитические отчеты временных затрат в различных разрезах.
Monitask выступает за добровольную самоорганизацию и самодисциплину сотрудников путем программного мониторинга расходуемого времени. Решение предлагается как инструмент, который помогает поддерживать продуктивность на должном уровне даже в отсутствие руководителя. Эта программа, как и иные средства отслеживания, может применяться, для контроля непосредственной работы удаленных от работодателя сотрудников, для оценки интенсивности используемого ПО (на предмет того, что некий приобретенный софт редко используется и нет смысла продлевать на него лицензию).
В условиях, когда время, становится ресурсом на вес золота, его тщательный учет и сокращение необоснованных трат становится важнейшей задачей любого бизнеса. Инструментов для отслеживания действий на ПК и учета рабочего времени достаточно, необходимо лишь выбрать тот, который будет оптимально подходить под масштаб, нужды и особенности конкретной команды.

ТОП-5 приложений для организаций удаленной работы

Контроль удаленных сотрудников — бесспорно, важная часть организации дистанционной работы, и хорошая программа для контроля занятости сотрудников в режиме “на удаленке” решит проблему сохранения их продуктивности. Однако для того, чтобы изначально наладить процессы и добиться быстрого и бесперебойного взаимодействия между коллегами, не обойтись без иных специализированных программных решений.

В идеале, факт того, что сотрудник работает из дома, никоим образом не должен негативно сказываться быстроте его доступа к служебной документации, отчетности и статическим данным. По-прежнему нужно иметь возможность провести совещание, проконсультироваться у коллеги, обсудить вопрос с руководителем. Наличие единого информационного пространства для компьютеров таких сотрудников и удобство их внутренних коммуникаций являются необходимыми условиями качественной и продуктивной удаленной работы.

Чтобы все это обеспечить, требуется пользоваться разными программными продуктами. Ниже собраны наиболее популярные решения для организации удаленного рабочего процесса.

1. Мессенджеры, IP-телефония

Выполняя служебные задачи на удаленном рабочем месте, важно иметь прямой доступ к сослуживцам и руководству, чтобы своевременно обсуждать возникающие вопросы.
В этом случае не обойтись без мессенджеров, которые позволяют написать сообщение и получить ответ, организовать групповой чат или звонок, продемонстрировать собеседнику свой экран. Самыми популярными решениями в этой сфере являются Skype, Telegram, Slack.
Альтернативой мессенджерам выступает IP-телефония (например, PortGo). Ее возможности по групповому общению и демонстрации экрана более ограничены, но это удобный вариант для переназначения специалистам входящих клиентских звонков на телефонный номер компании. В зависимости от программы, количество звонков и их длительность также поддаются учету, что поможет в спорных ситуациях при определении загрузки сотрудника.

Поскольку в условиях дистанционной работы объем коммуникаций через мессенджеры увеличится (по сравнению с работой непосредственно из офиса, когда все коллеги “под боком”), важно, чтобы сервис контроля удаленных сотрудников распознавал их как полезную деятельность (дифференцировал от периодов простоя, во время которых нет движений мышью и нажатий кнопок на клавиатуре). Это “умеет” делать Bitcop, который время переговоров через мессенджеры или IP-телефонию относит к продуктивному времени сотрудника.

2. Офисный пакет

Работа с документами, таблицами и презентациями — неотъемлемая часть труда офисных служащих. В условиях удаленной работы особенно важны такие опции, как совместный просмотр и редактирование файлов, внесение персонализированных правок, комментариев. Удобными современными инструментами для этого являются Google Документы, Google Таблицы, Google Презентации.

3. Облачное хранилище

Электронный и бумажный документооборот присутствует в любой организации. При дистанционной работе важно иметь надежное хранилище для размещения документов, к которому будут иметь доступ все заинтересованные сотрудники. Хорошим решением может стать Google Диск, объем пространства на котором может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

4. Менеджеры задач

Чтобы обеспечить контроль сотрудников на удаленке, назначение задач и проверку расписания, требуется использовать популярные менеджеры (Redmine, Trello, Asana). С их помощью удобно структурировать объем работ, делать пометки, делегировать подзадачи, отмечать пройденные этапы.
В условиях дистанционного труда важно визуально представлять, на каком этапе разработки находится проект. Поэтому ряд менеджеров задач предлагает функцию канбан-доски, которая позволяет перемещать дело между разделами “Планируемые”, “Выполняемые”, “Завершенные”.
Все это дает возможность структурировать коллективный труд и в любой момент времени понимать, в какой точке процесса команда сейчас.

5. Сервисы для видеоконференций

Если еженедельные планерки или сбор команды для мозгового штурма были частью будничной офисной работы, то не стоит отказываться от них, в условиях удаленного труда. А может быть, самое время внедрить такие собрания, ведь они поднимают дух территориально рассеянной команды, помогая понять, что работа и общественная жизнь не стоят на месте.
На помощь придут сервисы для видеоконференций (Zoom, Teams), которые позволят начальству пообщаться с подчиненными, объявить новости, поставить задачи или провести обучение.
Отлично, если системы по контролю работы персонала будут классифицировать время за компьютером в рамках видеоконференции как рабочее. Отличать его от простоя умеет, например, Bitcop, специально адаптированный под особенности удаленной работы и ее мониторинга.

Вывод

Таким образом, используя предложенные инструменты для организации дистанционного рабочего процесса и подходящие системы контроля рабочего времени сотрудников, можно быстро наладить удаленную работу с сохранением ее эффективности в целом и личной продуктивности каждого члена команды.
Правильно подобранные офисные приложения, средства коммуникации и — обязательно — тот или иной вариант системы для контроля за использованием времени у удаленных от визуального наблюдения сотрудников сделают переход на новый режим работы безболезненным и помогут открыть в нем много плюсов.