Главная / Методы мониторинга сотрудников / Мониторинг действий сотрудников: насколько он необходим и какой программой лучше воспользоваться?

Мониторинг действий сотрудников: насколько он необходим и какой программой лучше воспользоваться?

 18.11.2020      94

Прогресс не стоит на месте, и развитие технологий привело к тому, что работа значительной части штата сотрудников, а то и всего персонала компании происходит на ПК. Насколько необходим мониторинг сотрудников и контроль их ежедневной работы? Практика показывает, что наблюдение очень важно для поддержания эффективного функционирования предприятия, поскольку сводит к минимуму бесполезную деятельность за рабочим компьютером.

мониторинг работы сотрудников

Многие из персонала могут заниматься тем, что со стороны выглядит как напряженная работа, а в действительности является лишь ее имитацией и совершенно не направлено на решение прямых служебных задач: просмотр личной корреспонденции, поиск интересующей информации в интернете, общение в социальных сетях, онлайн-игры. Только непрерывный мониторинг сотрудников может выявить такие отклонения, ведь без отсутствия должного контроля такие занятия начинают поглощать львиную долю времени, которое должно было быть направлено во благо компании. Время, которое по трудовому договору работники обязаны использовать на выполнение рабочих обязанностей, является ценным ресурсом, и любые его утечки могут больно ударить по кошельку работодателя. Вот почему программы для слежения за компьютером работника приобретают все большую популярность.
Система контроля способна решать и другие задачи: выявлять перспективные кадры и деструктивные элементы штата, отслеживать потери времени на работу с неэффективным ПО, препятствовать утечке данных и несанкционированному доступу к корпоративным сведениям. Правильно подобранное приложение для слежения за сотрудниками вносит весомый вклад в повышение информационной безопасности предприятия и эффективности его деятельности, тем самым обеспечивая усиление конкурентоспособности и увеличение прибыли.

Допустим ли мониторинг с точки зрения законодательства?

законно ли слежение

Зачастую при малейшем упоминании о перспективе внедрения программы контроля персонала многие подчиненные начинают возмущаться и протестовать. Их главный аргумент состоит в том, что тайна личной жизни и частной переписки закреплена законодательно, а значит, работодатель не имеет права вторгаться в данные области, вводя мониторинг компьютеров, ведь ему могут стать известны конфиденциальные сведения о своих подчиненных. Но так ли все однозначно? Давайте разберемся.
Подписывая трудовой договор, соискатель вакансии подтверждает свое согласие с тем, что отныне определенное и строго регламентированное время он будет посвящать выполнению задач, которые ставит перед ним работодатель, получая за это установленную заработную плату. Иными словами, он продает работодателю это время и свои услуги в пределах оговоренных служебных обязанностей. Считает ли работник “своей” полученную зарплату? Безусловно. Согласился бы он с тем, что работодатель самовольно потратит ее часть на собственные нужды? Конечно, нет.
Но договор действует в обе стороны. Заработная плата — прерогатива работника, а рабочее время, за которое она назначается — собственность работодателя. Точно также тот не желает (и имеет на это полное право), чтобы оговоренное время подчиненный тратил впустую, игнорируя прямые обязанности, а также осуществлять проверку качества услуг, оказываемых компании-нанимателю, любым не противоречащим закону способом. Все каналы связи и способы коммуникации в рамках корпоративной информационной системы также являются собственностью предприятия, и сотрудник, который пересылает через них сообщения личного характера, негласно передает права на корреспонденцию своему работодателю (о чем есть соответствующие судебные прецеденты).

контроль работы сотрудников

Таким образом, контроль работы сотрудника на ПК с точки зрения закона вполне осуществим, но при выполнении двух важных условий:

  1. Сотрудник осведомлен о ведении мониторинга (лучше всего приказом по предприятию или пунктом в трудовом договоре),
  2. Собранные сведения частного содержания не подлежат разглашению или использованию в иных целях, кроме как для оценки эффективности выполняемой работы.

Программа для учета рабочего времени полезна и самим сотрудникам:

  • С ее помощью можно улучшить свои рабочие показатели, определив, на что уходит ценное время. Тем самым несложно повысить свою результативность и положительно повлиять на собственную карьеру.
  • Данные из системы мониторинга помогут доказать, что имела место обоснованная переработка, которая подлежит дополнительному поощрению.
  • Пригодится такое ПО и при расследовании инцидентов, чтобы снять подозрения с невиновных работников (например, при выяснении, кто удалил важные данные).
  • Функционал кейлоггера (запись нажимаемых клавиш), который нередко бывает встроен в программу для обеспечения слежения за штатными сотрудниками, оказывает помощь при восстановлении важных забытых или утерянных данных, логинов, паролей.

Методы слежения за компьютером с помощью специализированного ПО

Методы слежения за ПК

Наблюдение за действиями пользователя может быть организовано разными способами. Некоторые из них лишь весьма условно можно назвать скрытой системой непрерывного контроля за штатными и удаленными сотрудниками, но некоторые ее функции они выполнить способны. Такие программы продолжают создаваться и развиваться, а некоторые из них выросли в настоящих гигантов в своей отрасли. Сейчас каждая организация, в зависимости от своих размеров и потребностей, способна обеспечить слежение за сотрудниками на том уровне, что ей необходим, выбрав для этого подходящее приложение (для многих возможно скачать бесплатные пробные версии или использовать программу с ограниченным функционалом).

Итак, какое же программное и техническое обеспечение применяться для контроля за персоналом?

  1. Частичный удаленный мониторинг ежедневной работы удаленных сотрудников за персональным компьютером можно осуществлять с помощью ПО, позиционируемого производителем как средства удаленного администрирования и техподдержки (TeamViewer, Ammyy Admin, RAdmin, AnyDesk и другие). Большим плюсом является то, что многие из них распространяются бесплатно. Существенным минусом — отсутствие возможности именно скрытого слежения, то есть наблюдаемый работник всегда проинформирован, что к его рабочему ПК произошло подключение. К тому же, такая слежка предполагает непосредственное участие наблюдателя, занимая его время — скрытно собрать информацию и впоследствии ее проанализировать здесь не получится. Соответственно, контролировать кадры при значительной численности штата таким образом проблематично.

  2. GPS-маячки и GPS-браслеты, выдаваемые персоналу или устанавливаемые на служебный транспорт (к примеру, разработки российской компании “Аргус-Спектр”). Это мониторинг программно-физическим методом, который позволяет всегда быть в курсе местонахождения работников, контролировать доступ в запретные зоны и выход за пределы разрешенной территории. Помогает в пространственном позиционировании, но ничего не говорит об эффективности работы на своем рабочем месте.

  3. Кейлоггеры и видеологгеры — программные решения для записи последовательности нажимаемых клавиш или процессов, происходящих на экране рабочего компьютера (Ardamax Keylogger, Spyrix Personal Monitor, All In One Keylogger и другие). Применение таких решений уже можно отнести к скрытому контролю работы сотрудников, тем более, что они могут быть замаскированы под системные задачи или помещены в скрытые процессы, а значит, есть шанс отследить те действия сотрудника, которые он не совершает при явном наблюдении. Такие программы хороши для выявления нарушений, но не очень удобны для комплексного анализа продуктивности, так как не аккумулируют сводные данные в виде отчетов. Чтобы разобраться, выполняет подчинённый свои служебные обязанности или занят посторонним делом, необходимо постоянно и внимательно отслеживать объемные логи, что требует затрат в виде человеко-часов и наличия специалистов соответствующего уровня подготовки.

    Keylogger

  4. Однопользовательские программы-шпионы для наблюдения за компьютерами, сочетающие в себе возможности кейлоггера с записью снимков рабочего экрана, чтением корреспонденции и отслеживанием поисковых запросов (Spy Go, NeoSpy, Real Spy Monitor и другие). Имеют свою потребительскую нишу среди любителей полулегального мониторинга за членом семьи (супругом, ребенком), а то и просто мошенников. Могут применяться и в условиях совсем небольших компаний, хотя совсем неудобны на предприятиях даже среднего масштаба. Не обладают достаточно развитой системой отчетности, чтобы минимизировать участие наблюдателя в оценке.

  5. Полноценные программы для контроля за сотрудниками и учета рабочего времени, которые комплексно подходят как к вопросу мониторинга и записи совершаемых действий, так и оценки эффективности сотрудников (Bitcop, ActivTrak, Hubstaff и другие). Это многопользовательские системы, которые могут включать в себя кейлоггер, запись скриншотов, отслеживание поисковых запросов, уведомления о нарушениях, категоризацию ПО в зависимости от продуктивности. Главное достоинство такого ПО — развитая система отчетности по принципу “Построил — оценил”. Не нужно проверять качество труда сотрудников, скрупулезно изучая логи. Достаточно построить один из множества отчетов в удобном разрезе, чтобы точно знать, кто, когда и сколько часов занимался продуктивным трудом, а кто тратил время впустую. Такие системы — наиболее удобный инструмент для контроля работы персонала в компаниях самого разного масштаба. На основе информации, которую они предоставляют, можно быстро принимать верные управленческие решения даже при большой численности сотрудников.

  6. И, наконец, гиганты в области слежения за компьютерами сотрудников — DLP-системы (Data Leak Prevention Systems), или системы для предотвращения утечки данных (InfoWatch, Trafika и другие). Кейлоггер и мониторинг продуктивности относятся к их возможностям, но не являются главным предназначением. Основное, подо что “заточено” такое ПО — выявление и пресечение попыток выхода защищенной информации за пределы информационного контура компании. Для этого DLP-системы осуществляют мониторинг заголовков или содержание исходящих файлов и сообщений на предмет наличия настраиваемых ключей, которые свидетельствуют о том, что информация относится к конфиденциальной. При обнаружении таких меток DLP блокирует отправку или разрешает ее, но фиксирует данный факт в лог для последующего анализа работы.

    dlp-система

    Такие системы могут позволить себе крупные предприятия, и не только по причине стоимости — эффективное функционирование DLP предполагает наличие достаточного количества квалифицированных специалистов, которые будут ее настраивать и регулярно изучать логи. Безусловно, это очень эффективное решение, которое позволяет полностью контролировать информационные процессы внутри компании, но его применение оправдано там, где действительно высока доля секретной информации, разглашение которой может ощутимо сказаться на имидже и репутации.

Bitcop — оптимальный вариант для контроля персонала в компании любого уровня?

Среди многообразия программ, предлагающих слежение за рабочим компьютером сотрудника, владельцу бизнеса непросто определить ту, которая оптимально подойдет под его требования. Для различных компаний может быть важным или же, наоборот, некритичным наличие кейлоггера, скриншотов экрана, уведомлений о нарушениях, поддержки сети распределенных филиалов, присутствие определенных отчетов в системе. Конечно, важным фактором является и стоимость системы, хотя при грамотном использовании окупается она довольно быстро.

Мониторинг bitcop

Bitcop сочетает в себе все наиболее полезные функции программ такого класса и подходит как малому, так и крупному бизнесу. Данная система:

  • поддерживает работу территориально распределенных офисов и филиалов;
  • может осуществлять мониторинг компьютеров удаленных сотрудников;
  • включает в себя функции кейлоггера (в зависимости от варианта поставки);
  • делает качественные снимки рабочих экранов с заданной периодичностью и хранит их столько, сколько потребуется;
  • немедленно оповещает наблюдателя, если работник совершил запрещенное действие (посетил сторонний ресурс или запустил нежелательное приложение);
  • хранит историю введенных поисковых запросов, посещенных интернет-страниц и запущенных программ;
  • подсчитывает с точностью до секунды продолжительность работы с различными приложениями с категоризацией их на продуктивные, непродуктивные и нейтральные (отнесение приложения к одной из этих категорий может быть настроено индивидуально для каждой должности);
  • отслеживает опоздания и простои (осуществляя при этом “умный” учет времени, которое используется продуктивно, хотя и без движений мыши и использования клавиатуры — например, в течение онлайн-конференции или переговоров в мессенджере/по IP-телефонии).

самое главное — это полноценная встроенная система отчетов с возможностью выгрузки в общепринятые форматы и последующей печати. Разнообразные отчетные формы, диаграммы и графики по использованию рабочего времени и продуктивности, которые можно строить в интересующих разрезах и с наложением различных фильтров, помогут руководителю быстро оценить ситуацию и принять меры для ее корректировки в лучшую сторону.
Таким образом, программное решение Bitcop отвечает основным требованиям, предъявляемым к системам подобного рода, и способна закрыть все потребности компании в мониторинге без необходимости содержать штат специалистов, обслуживающих саму систему. Программа легко и быстро может быть развернута на предприятии любого масштаба, способна функционировать скрытно (без отображения в системном трее) и защищена от отключения со стороны наблюдаемого сотрудника в процессе работы. Для крупных компаний с особенностями корпоративной политики Bitcop позволяет модифицироваться с учетом пожеланий Заказчика (в том числе — по наполнению отчетов).

Виды задач, которые решает Bitcop в рамках ведения мониторинга

Скриншоты bitcop

При использовании Bitcop для контроля за компьютерами сотрудников могут быть решены следующие основные задачи по конечной оценке количества и качества выполняемых работ (с применением одноименных отчетов):

  1. Анализ продуктивности — насколько высок КПД сотрудника в общем, по сравнению с прошлыми периодами, по сравнению с другими работниками отдела;
  2. Структура рабочего дня — как распоряжается подчиненный своим рабочим временем, какие задачи выполняет в первую очередь, а какие оставляет “на потом”;
  3. Хронометраж рабочего дня — как долго работает сотрудник над каждой задачей, какие инструменты он для этого использует, не слишком ли много допускает простоев и необоснованных временных потерь;
  4. Отслеживание программ — какими приложениями пользуется работник в течение дня, нет ли среди них запрещенных или развлекательных программ;
  5. Отслеживание поисковых запросов — что сотрудник ищет в интернете, и всегда ли это отвечает его служебным обязанностям;
  6. Отслеживание сайтов — какие ресурсы посещает сотрудник и как много времени он на них проводит;
  7. Скриншоты экранов — визуальное отображение текущей занятости через заданные промежутки времени (ведь иногда “лучше один раз увидеть”, чтоб получить представление о лояльности и реальной самоотдаче работника).

Все это позволит всесторонне и в полной мере использовать результаты мониторинга для выявления “узких мест” в рабочем процессе, на которые нужно направить особое внимание. Руководитель получит точные и обоснованные данные о тех штатных единицах, на которые необходимо оказать административное воздействие, а также о перспективных работниках, которых иногда бывает не видно за общей массой, но честная и качественная работа которых позволяет сделать на них большие ставки.
Кроме того, в Bitcop присутствуют и многие другие дополнительные возможности, которые облегчат анализ продуктивности и отслеживание нарушений, приводя к ощутимому повышению результативности труда, снижению необоснованных затрат и увеличению прибыли.