Программы для отслеживания компьютеров персонала, что это и как с их помощью повысить эффективность работы.

30 сентября 2020 г.

слежение за компьютером сотрудников

Слежение за компьютером - для чего оно нужно?

В условиях постоянно растущей конкуренции многие компании приходят к осознанию необходимости отслеживания действий сотрудников на офисных компьютерах. Для этого есть несколько серьезных причин:

  • Сотрудники, которые занимаются в течение рабочего дня решением личных вопросов, демонстрируют низкую производительность. Они успевают выполнить гораздо меньший объем своих прямых служебных обязанностей, чем если бы полностью отдавались решению рабочих вопросов. Таким образом, на пользу компании идет лишь малая доля рабочего времени, которое работодатель оплачивает в стопроцентном размере, выдавая зарплату.
  • Пользователи корпоративной сети могут не только давать низкую отдачу, но и представлять прямую опасность для компании, если их действия или бездействие повлекут за собой срыв сроков подготовки важного коммерческого предложения, сбой поставок или нарушение договорных обязательств. При возникновении подобного форс-мажора, способного серьезно испортить репутацию организации, огромную помощь окажет программа контроля, функционирующая в периметре предприятия. На основании данных мониторинга можно выявить активность конкретных лиц, которая привела к такой ситуации.
  • Серьезный урон позиции фирмы могут нанести и целенаправленные злонамеренные действия пользователей корпоративных ПК. Особенно критичным это может быть в сфере крупных организаций, дорожащих своим именем и интеллектуальной собственностью. Засланные шпионы или собственные обиженные/мотивированные конкурентами сотрудники могут способствовать попаданию конфиденциальной информации в “чужие руки” (несколько громких примеров в последние годы получили общемировую известность). Хорошая DLP-система или программа-шпион со скрытым режимом работы не позволит произойти утечке и предупредит те негативные последствия, к которым она могла бы привести.

Таким образом, программа слежения за компьютером имеет огромное значение для бесперебойного и эффективного течения бизнес-процессов организации. Статистика показывает, что к этому действенному инструменту обращается все большее количество предприятий различных сфер деятельности, чтобы максимально использовать свои ресурсы в конкурентной борьбе.

На рынке появилось множество решений для наблюдения за компьютером, от бесплатного шпионского ПО до развитых систем мониторинга и учета рабочего времени с функциями предотвращения утечки данных. Но не все из них обладают необходимым и достаточным функционалом, подходящим конкретной организации. Скачав полную версию системы учета рабочего времени Bitcop на 14 дней совершенно бесплатно, можно примерить ее возможности в имеющихся условиях и оценить эффективность использования.

Для этого нужно сравнить планируемую загрузку сотрудников по графику рабочего времени с нормальной продолжительностью рабочей недели, закрепленной законодательно.

Методы мониторинга действий на ПК

мониторинга действий на ПК

Визуально контролировать, чем именно занят сотрудник на протяжении рабочего дня, в буквальном смысле “стоя у него за спиной”, трудновыполнимо. Основываться на отчетах о занятости, заполняемых самим работником - бессмысленно (они могут быть недостоверны: скрывать периоды прокрастинации и завышать производительность). Поэтому единственный способ достоверно отслеживать активность персонала и делать на основе ее соответствующие выводы - это специализированная программа для контроля (иногда - в совокупности с аппаратными методами).

Подобная программа, предназначенная для непрерывного отслеживания любых действий пользователя на рабочем компьютере, обычно представляет собой агент, который устанавливается на ПК сотрудника и начинает вести скрытый мониторинг, записывая нажатия клавиш, введенные поисковые запросы, посещенные сайты, периоды работы с различным ПО (в зависимости от своих возможностей). Чаще всего агент не отображается в списке запущенных процессов Windows (или иной используемой операционной системы), так что пользователь не только не может его удалять, отключать или приостанавливать, но иногда и не подозревает о самом факте его работы.

Собранная статистика действий на компьютере направляется заинтересованному лицу (администратору системы). Далее она обрабатывается и используется для тех целей, которые были заложены при разработке и внедрении конкретной программы для слежения за компьютером.

Шпионские программы и легитимное ПО - в чем разница?

шпионские программы слежения

Слежение за компьютером может выполняться с различными целями. Активность пользователя за ПК может быть интересна как его работодателю, так и злоумышленникам, заинтересованным в получении конфиденциальной информации. Помимо традиционных вредоносных программ, на борьбу с которыми направлено антивирусное программное обеспечение, существует целый класс шпионских утилит другого типа. Они называются кейлоггеры (от англ. “keylogger”) и, как видно из названия, предназначены для отлавливания нажатий клавиш на клавиатуре компьютера. В общем смысле кейлоггер может быть не только программным, но и аппаратным (физическое устройство встраивается в периферию компьютера), а “запоминать” он способен не только комбинации нажимаемых клавиш, но и иную сопутствующую информацию (например, записывать звуки или видео). Такой программный или аппаратный шпион может быть установлен на компьютер-жертву заинтересованным лицом, что часто встречается при промышленном шпионаже. Программный кейлоггер можно скачать и самостоятельно, даже не зная об этом, - достаточно посетить зараженный ресурс или осуществить загрузку сомнительного бесплатного ПО из непроверенного источника.

Принципиальная разница подобного шпионского и легитимного программного обеспечения, в обоих случаях выполняющего отслеживание текущей работы пользователя на персональном компьютере, заключается в цели такого мониторинга:

  • программа-шпион собирает данные для несанкционированного использования (кража конфиденциальных сведений),
  • легитимная программа контроля обрабатывает полученные сведения и представляет их в удобном виде для последующего анализа, принятия решений по оптимизации работы, а также для предотвращения и расследования фактов нарушения внутренней кибербезопасности.

Таким образом, легитимные программы для слежения за компьютером преследуют законные цели, оправданы с точки зрения оптимизации бизнес-процессов предприятия и внедряются с ведома пользователей и администраторов корпоративной системы.

Законно ли отслеживать действия сотрудника на рабочем компьютере?

контроль действий сотрудников

Зачастую пользователи пребывают в уверенности, что законодательство не позволяет организовывать слежку за действиями сотрудников на вверенном им компьютере, поэтому скрытого контроля быть не может и работать можно так, как хочется (в меру своих сил и желания), не заботясь о хороших показателях продуктивности. Репутация ответственного сотрудника часто поддерживается лишь “имитацией бурной деятельности”, за которой может скрываться прокрастинация (иногда - в ужасающих масштабах). Чтобы не прослыть “худшим работником года”, такой человек только изображает активность, но большую часть времени тратит на интернет-серфинг или решение личных вопросов и зачастую не может ответить даже на простейшие вопросы руководства.

Естественно, что ни один работодатель не хотел бы держать в штате такого сотрудника, поэтому на помощь приходит программа для отслеживания действий персонала. Представление о том, что ее использование нарушает законы о приватности личной жизни и личной переписки, ошибочно. Допустимость контроля за действиями сотрудников обусловлена тем, что рабочее время не является их личной собственностью - оно принадлежит работодателю, поскольку оплачивается в полном объеме. Проще говоря, работодатель “покупает” определенный объем времени, который должен быть израсходован на выполнение прямых служебных обязанностей, и растрата его на другие цели рассматривается как нарушение договорных обязательств и неоказание услуг в соответствии с договором.

Аналогичным образом дело обстоит с корпоративными каналами связи - используя их для личной переписки, пользователь, тем самым, передает права на ее просмотр собственнику этих каналов - своему работодателю, - о чем имеются выигранные судебные прецеденты. И уж совсем недопустимо использовать рабочие технические средства для нанесения ущерба компании и “слива” информации - тут закон однозначно будет на стороне собственника, пострадавшего от этих действий.

Итак, если работодатель не использует собранную информацию в личных и корыстных целях и не обнародует ее для очернения имени сотрудника, а ведет мониторинг лишь в целях контроля за расходованием рабочего времени и предотвращения утечек корпоративной информации, то закон позволяет вести скрытую слежку. Единственное важное условие - сотрудники должны быть ознакомлены под роспись с такими новшествами в трудовом распорядке, или же ведение учета ПК-активности должно быть закреплено в трудовом договоре. Таким образом, специализированная программа для скрытого отслеживания текущей работы на персональном компьютере допустима к использованию на предприятиях, с чем согласны эксперты, о мнении которых можно узнать подробнее.

Скриншоты экрана - визуальный способ “держать руку на пульсе”

скриншоты экрана

Программа слежения за компьютером может применять разные методы для контроля за целевым расходованием рабочего времени и своевременного предупреждения нарушений. Одним из них является сохранение снимков рабочего экрана с возможностью их последующего просмотра и анализа. Такой опцией обладает не каждая бесплатная программа мониторинга, а только действительно мощная и серьезная система. Сохранение скриншотов, наряду с развитой структурой графиков, отчетов и возможностью немедленных уведомлений, входит в функционал, которым наделена автоматизированная система контроля компьютеров.

Для чего нужны скриншоты рабочих экранов сотрудников?

  • Во-первых, это простой и удобный способ быстро получить представление о реальной текущей занятости пользователя. Просматривая ленту сохраненных снимков и раз за разом натыкаясь на окно онлайн-игры у одного из представителей рабочей команды, администратор получает понимание, кого именно из нее будет иметь смысл удалить для повышения общей эффективности.
  • Во-вторых, сохраненные скриншоты будут являться наглядным доказательством использования рабочего времени не по назначению при любых разбирательствах в отношении сотрудника (в том числе и судебных).
  • В третьих, это средство быстро заметить факт нарушения безопасности и предотвратить данный инцидент (а если он уже произошел, то установить виновника и иметь на руках необходимые доказательства).

Развитая программа для скрытого контроля за рабочим компьютером позволяет задать периодичность выполнения снимков и длительность их хранения для последующего анализа. Так, в Bitcop эти параметры поддаются гибкой настройке, что позволяет идеально “подогнать” систему под численность штата и мощность корпоративных серверов. Дополнительным бонусом будет цветовая пометка скриншотов (красный цвет у снимков, на которых запечатлены нарушения), что упростит их оценку со стороны контролирующего лица в режиме онлайн для быстрой реакции на инциденты.

DLP-системы как мощный инструмент для тотального контроля действий на компьютере

DLP-системы

Если стоит цель не допустить нарушения безопасности, то стоит рассмотреть DLP-системы (от англ. “Data Leak Prevention”), задачей которых является предотвращение утечек данных. Такие системы отслеживают весь исходящий поток информации, который покидает периметр информационного поля компании любым из способов: на внешних носителях, путем пересылки документов, отправки в сообщениях или размещения на открытых площадках. В зависимости от конфигурации, DLP-система анализирует заголовки или содержание документов на предмет наличия маркеров (слов, символов, словосочетаний), которое может быть расценено как конфиденциальное содержимое. При его обнаружении система блокирует отправку или отмечает данный факт для последующего анализа со стороны администратора.

От обычных программ для учета рабочего времени DLP-системы отличаются тем, что в большей степени занимаются не сбором данных о занятости в течение дня, а контролируют исходящую информацию на предмет нарушения конфиденциальности, хотя информация о временных промежутках работы/простоя и использовании программ и сайтов может быть одной из их опций. Bitcop включает в себя базовый функционал DLP-системы, поэтому компания, которая выбрала для внедрения ее коробочную версию, может рассчитывать не только на повышение эффективности рутинной работы персонала, но и на защиту от внешних вмешательств и внутренних утечек.

Системы контроля и учета действий сотрудников: способ ощутимо повысить производительность

учет рабочего времени

Программа-шпион для скрытого наблюдения за рабочим компьютером сотрудника - это оптимальное решение для организаций, которые нацелены на повышение собственной конкурентоспособности. В современных реалиях, когда часть сотрудников может работать удаленно, особенно остро встает вопрос о контроле использования рабочего времени и недопущении его бесконтрольных потерь. Только компьютерный шпион, который действует с ведома сотрудников, но никак не обнаруживает своего присутствия и не мешает ежедневной работе, может дать работодателю четкое представление о расходовании оплачиваемого им рабочего времени.

Программа тотального контроля персонального компьютера, внедренная в организации, решает сразу несколько проблем “вялой” работы и низких показателей:

  • Выявляет перспективных и непродуктивных сотрудников;
  • Показывает опоздания, переработки, частые отлучки и перерывы в работе;
  • Задает мотивацию на повышение производительности;
  • Помогает предотвратить утечки информации и вычислить неблагонадежных членов команды;
  • Отображает программы и сайты, которые поглощают рабочее время сотрудников и потому должны быть ограничены или запрещены для использования на рабочем месте.

Оплачивая рабочее время, работодатель вправе требовать, чтобы оно расходовалось на благо организации путем выполнения прямых служебных обязанностей, и использовать для проверки этого необходимые средства контроля. Систематически анализируя данные, собранные учетной программой, и применяя в соответствии с ними гибкую управленческую политику, можно в кратчайшие сроки существенно повысить отдачу каждого сотрудника и всего штата в целом. Bitcop в течение 14 дней может использоваться как бесплатная программа с неограниченным функционалом, что позволит проверить ее возможности применительно к конкретной организации, ничем не рискуя. В отличие от простых утилит, распространяемых бесплатно, или урезанных демо-версий крупных систем, полная версия Bitcop в течение пробного периода даст возможность быстро оценить ее преимущества и понять, насколько ее использование подходит и имеет ли оно результат.

Контроль действий сотрудников - эффективный способ для повышения конкурентоспособности

Отслеживание деятельности персонала легитимно и действенно: мониторинг Bitcop экономит расходы на оплату непродуктивного труда, выявляет перспективных членов команды и дает мотивацию на повышение качества. В этом можно убедиться, скачав на 14 дней версию с полным функционалом совершенно бесплатно. Установите Bitcop и оптимизируйте бизнес-процессы уже сегодня!