Учёт рабочего времени сотрудников на предприятии: задачи, виды и программные решения

Трудовой кодекс Российской Федерации однозначно обязывает работодателя вести учет рабочего времени сотрудников, а потому каждое предприятие должно организовать его хотя бы в минимальной форме. Однако современные учетные системы позволяют выйти на новый уровень, и вместо привычного бухгалтерского табеля, отражающего только количество отработанного времени, отслеживать еще и качество работы персонала. Устойчивость бизнеса зависит от эффективности работы каждого члена команды, а потому повышение мотивации сотрудников и анализ их загрузки положительно скажутся на конкурентоспособности фирмы. Существующие системы мониторинга действий за ПК включают разнообразные продукты с интересным функционалом, среди которых любой работодатель сможет выбрать для себя оптимальный инструмент и незамедлительно начать улучшать показатели компании.

Рабочее время — что это такое?

Статья 91 ТК РФ регламентирует понятие рабочего времени, его виды и способы учета. Согласно ей, учет рабочего времени сотрудников, трудящихся на предприятии — это отслеживание и фиксация трудовой деятельности персонала в соответствии с принятым распорядком труда.

Данный мониторинг необходим как работодателю, так и подчиненным, являясь гарантом соблюдения трудовых договоренностей, ведь злоупотребления возможны с обеих сторон: предприятие заинтересовано в повышении объема работ с минимизацией издержек на оплату труда, а сотрудники рады снизить свою нагрузку и не потерять в зарплате. Учет рабочего времени уравновешивает обе стороны, обязывая работодателя оплачивать переработки или компенсировать их дополнительными днями отдыха, а сотрудника — качественно и вовлеченно трудиться в отведенное для работы время.

Минимальный вариант такого учета — это составление табелей рабочего времени персонала, которые ранее велись вручную (по форме Т-12), а теперь автоматически формируются в современных бухгалтерских программах (преимущественно по форме Т-13). Форма табеля, принятая в организации, может отличаться от предложенных Т-12 и Т-13, описанных в приказе Госкомстата №1 от 05.01.2004 г. (первая — для ручного, вторая — для автозаполнения). Главное, чтобы карточка трудовых затрат отражала график каждого сотрудника, количество фактически отработанных часов, отпуска, больничные, невыходы на работу, сверхурочную занятость (при ее наличии).
Табель для учета и фиксации использования рабочего времени на производстве — основополагающий документ, на котором строятся договорные отношения нанимателя и трудящегося:

Поэтому корректно вести табель затраченного времени крайне важно — ошибки могут стать поводом для взысканий.
Табель учета трудового времени составляется с учетом официального государственного Производственного календаря, который публикуется на предстоящий год. Время, выпадающее на даты, которые в Производственном календаре числятся праздничными, подлежит оплате в двойном размере.

Категории причин отсутствия сотрудника на рабочем месте довольно разнообразны (табель Т-12 приводит на титульном листе их расшифровку). В сложных случаях указать верный код помогает опыт и информация консультационно-правовых системах.

Учет рабочего времени на предприятии решает следующие задачи:

Рабочее время для персонала на любом предприятии — это важный ресурс, который нужно учитывать и оптимизировать.

Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?

Обязанность вести и хранить в печатной форме табель учета рабочего времени законодательство возлагает на главного представителя организации — ее руководителя. Именно он является ответственным за учет и адекватную оплату времени сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а также несет материальную и административную ответственность за допущенные нарушения.

Конечно, начальник предприятия в большинстве случаев не заполняет табель самостоятельно, делегируя эти обязанности кадровикам или руководителям подразделений, которые фактически осуществляют учет рабочего времени — ручной или электронный. На основе предоставленных табельных данных ведется начисление заработной платы со стороны бухгалтерии.

Таким образом, организация табельного учета на практике — это процесс, в который вовлечены начальники отделов или старшие смен, кадровые специалисты компании, расчетный отдел и управленческое звено.
В зависимости от степени автоматизации он может быть довольно трудоемким. Однако, как мы увидим ниже, существуют программные решения, которые готовы взять всю работу на себя, отслеживая затраченное время автоматически, предоставляя на выходе удобные и наглядные отчеты.

Основные определения рабочего времени

При приеме сотрудника на работу в трудовом договоре закрепляются график и режим его труда, которые являются основополагающими факторами для последующего учета рабочего времени и начисления зарплаты на основе реальной выработки. Организация своего рабочего времени на соответствие трудовому распорядку — это обязанность соискателя, в то время как работодатель обязан обеспечить комфортный и безопасный рабочий процесс.

Режим работы сотрудника может быть различным в зависимости от задач, которые ему предстоит решать. Существуют следующие варианты режимов (графиков) трудовой деятельности:

В зависимости от категории сотрудника и его договоренности с руководством может различаться и продолжительность рабочего дня:

Какие виды учета рабочего времени существуют?

Учитывать время сотрудника можно различными способами в зависимости от характера труда сотрудников и особенностей деятельности предприятия. Ведение учета рабочего времени может осуществляться по одной из представленных ниже методик (ни одна из которых не предписывается ТК РФ как единственно обязательная, а потому выбор остается за организацией):

Суммированный учет рабочего времени также подразумевает ежедневную фиксацию количества отработанных часов, отличаясь от иных видов учета лишь тем, что подсчет переработок ведется только по окончании выбранного периода. Оплату сотрудники получают не по завершении периода учета, а ежемесячно по зафиксированной в трудовом договоре ставке, но после его истечения могут рассчитывать на доплату за сверхурочные.

Единицей отработанного времени в организации может быть не только рабочий день, но и час. Почасовой учет применяется для совместителей, удаленных сотрудников, фрилансеров. Если такой человек не присутствует непосредственно в организации, а трудится дистанционно, то встает отдельный вопрос о достоверном учете отработанных часов, в чем может помочь программное обеспечение для автоматизации учета, о котором пойдет речь ниже. Для того, чтобы точно вести почасовой (или даже посекундный) учет рабочего времени за ПК для специалиста на удаленке, без подобных решений не обойтись.

Вид учета трудового времени, применяемый в отношении конкретного работника организации, как и график (режим) его труда, обязательно должны быть зафиксированы в его трудовом договоре. В противном случае проверка корректности ведения учета отработанного времени со стороны Трудовой инспекции может привести к наложению штрафов.

Методы учета рабочего времени: что выбрать?

Законодательно предприятию предписывается в обязательном порядке учитывать время сотрудника, но какой метод оно для этого выберет, как именно будет вести учет, “сверху” не указывается. Регламент ведения учета рабочего и нерабочего времени определяет сама компания, закрепляя его в своих нормативных актах.

Правила учета рабочего времени в каждой организации могут быть свои, главное — соблюдение прав сотрудника на количество дней отдыха в соответствии с производственным календарем и обязательная фиксация отработанных часов в табеле. Порядок учета трудового времени способен включать в себя разные комбинации средств автоматизации и ручных операций.

Рассмотрим варианты ведения учета, которые бывают на практике и могут подойти различным организациям в зависимости от их потребностей и размеров.

Таким образом, виды и способы учета рабочего времени бывают ручными, автоматическими и смешанными, а также могут основываться на программных решениях, физических средствах контроля доступа и устройствах для наблюдения и трекинга. Информативный учет и оценка рабочего времени на производстве часто достигаются комбинацией таких методов. Так, система для контроля времени прихода и ухода сотрудников (аппаратная или программная) может дать ответы на вопросы о возможных недоработках, чего невозможно добиться при использовании одной только бухгалтерской системы.

Хороший вариант — табель для печати, сформированный в корпоративной бухгалтерской или кадровой системе на основе первичных данных, а в дополнение к нему — детальные сведения о реальной занятости на основе мониторинга с применением специализированного ПО.

Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени

Рассмотрим варианты тайм-трекеров и систем мониторинга, наиболее интересных с точки зрения предлагаемого функционала.
Автоматизированный непрерывный учет и посекундный контроль рабочего времени с помощью таких решений поможет:

Использование подобных инструментов пойдет на благо организации рабочего процесса и поможет мотивировать персонал трудиться лучше.

Bitcop

Полноценная система мониторинга и учета отработанного времени. Автоматизация контроля времени на базе Bitcop подходит для предприятий любых масштабов и видов деятельности. С Bitcop расходование рабочих часов всегда прозрачно для руководителя и поддается простой оценке через построение наглядных отчетов.

Основные возможности программы:

Bitcop предлагается для использования в виде облачной или коробочной версии (опция кейлоггера доступна только в последнем варианте). Поддерживает все современные браузеры и операционные системы. Возможна индивидуальная доработка функционала под потребности предприятия, а также взаимодействие с любыми бизнес-приложениями через открытый API-интерфейс.

Попробовать бесплатно

Harvest

Сервис для подсчета отработанного времени, создания и контроля расписаний, автоматического выставления счетов контрагентам.
Подходит для удаленных исполнителей или небольших команд, выполняющих заказы на аутсорсинге. Позволяет повысить самоконтроль, сделать занятость прозрачной для руководителя и заказчика, автоматизировать ведение проектов.

Пока программа доступна только на английском языке.

Основные возможности программы:

Предусмотрен бесплатный тариф на одного человека, для большего количества пользователей существует несколько вариантов тарификации.

Hubstaff

Система для онлайн-мониторинга рабочего времени с функциями автоматического начисления заработной платы и поддержкой GPS-мониторинга. Подходит для фрилансеров, удаленных команд исполнителей, фрилансеров, малого бизнеса.

Основные возможности программы:

Бесплатный пробный период: 14 дней. Безвозмездное использование программы для одного человека, далее тарификация от количества пользователей с разделением на обычную и премиум-подписку (последняя включает в себя дополнительные опции по мониторингу запущенных приложений и посещенных сайтов, по автоматическому начислению оплаты, по интеграции со сторонним ПО).

Системный подход к учету рабочего времени

Учет трудового времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.

Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.