Главная / Методы мониторинга сотрудников / Учёт рабочего времени персонала на предприятии: задачи, виды и программные решения

Учёт рабочего времени персонала на предприятии: задачи, виды и программные решения

 04.03.2021      425

Учет рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации однозначно обязывает работодателя вести учет рабочего времени нанятых им сотрудников, а потому каждое предприятие должно организовать его хотя бы в минимальной форме. Однако современные учетные системы позволяют выйти на новый уровень, и вместо привычного бухгалтерского табеля, отражающего только количество отработанного времени, отслеживать еще и качество работы персонала. Устойчивость бизнеса зависит от эффективности работы каждого члена команды, а потому повышение мотивации сотрудников и анализ их загрузки положительно скажутся на конкурентоспособности фирмы. Существующие системы мониторинга действий за ПК включают разнообразные продукты с интересным функционалом, среди которых любой работодатель сможет выбрать для себя оптимальный инструмент и незамедлительно начать улучшать показатели компании.

Рабочее временя — что это такое?

Рабочее время

Статья 91 ТК РФ регламентирует понятие рабочего времени, его виды и способы учета. Согласно ей, учет рабочего времени в отношении сотрудников, трудящихся на предприятии — это отслеживание и фиксация рабочей деятельности персонала в соответствии с принятым распорядком труда.

Данный мониторинг необходим как работодателю, так и подчиненным, являясь гарантом соблюдения трудовых договоренностей, ведь злоупотребления возможны с обеих сторон: предприятие заинтересовано в повышении объема работ с минимизацией издержек на оплату труда, а сотрудники рады снизить свою нагрузку и не потерять в зарплате. Учет рабочего времени уравновешивает обе стороны, обязывая работодателя оплачивать переработки или компенсировать их дополнительными днями отдыха, а сотрудника — качественно и вовлеченно трудиться в отведенное для работы время.

Минимальный вариант такого учета — это составление табелей рабочего времени персонала, которые ранее велись вручную (по форме Т-12), а теперь автоматически формируются в современных бухгалтерских программах (преимущественно по форме Т-13). Форма табеля, принятая в организации, может отличаться от предложенных Т-12 и Т-13, описанных в приказе Госкомстата №1 от 05.01.2004 г. (первая — для ручного, вторая — для автозаполнения). Главное, чтобы карточка для учета рабочего и нерабочего времени отражала график каждого сотрудника, количество фактически отработанных часов, отпуска, больничные, невыходы на работу, сверхурочную занятость (при ее наличии).
Табель для учета и фиксации использования рабочего времени на производстве — основополагающий документ, на котором строятся договорные отношения нанимателя и трудящегося:

  • На основе табелей ведется начисление заработной платы;
  • Контроль правильности учета рабочего времени в отношении сотрудников по табелям проводит Трудовая инспекция (при возникновении конфликтных ситуаций с недовольными работниками).

Поэтому корректно вести табель учета рабочего времени крайне важно — ошибки могут стать поводом для взысканий.
Табель учета рабочего времени составляется с учетом официального государственного Производственного календаря, который публикуется на предстоящий год. Время, выпадающее на даты, которые в Производственном календаре числятся праздничными, подлежит оплате в двойном размере.

Категории причин отсутствия сотрудника на рабочем месте довольно разнообразны (табель Т-12 приводит на титульном листе их расшифровку). В сложных случаях указать верный код помогает опыт и информация консультационно-правовых системах.

Учет рабочего времени на предприятии решает следующие задачи:

  • проверка факта явки сотрудников на рабочее место;
  • отслеживание опозданий, несвоевременных уходов домой, простоев в течение рабочего дня;
  • контроль за работой сотрудников и их занятостью на протяжении рабочей смены;
  • подсчет часов рабочего времени каждого сотрудника, которое подлежит оплате, с разделением его на табельные категории и разновидности.

Рабочее время для персонала на любом предприятии — это важный ресурс, который нужно учитывать и оптимизировать.

Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?

Кто ведёт табель учета

Обязанность вести и хранить в печатной форме табель учета рабочего времени законодательство возлагает на главного представителя организации — ее руководителя. Именно он является ответственным за учет и адекватную оплату рабочего времени в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а также несет материальную и административную ответственность за допущенные нарушения.

Конечно, начальник предприятия в большинстве случаев не заполняет табель самостоятельно, делегируя эти обязанности кадровикам или руководителям подразделений, которые фактически осуществляют учет рабочего времени — ручной или электронный. На основе предоставленных табельных данных ведется начисление заработной платы со стороны бухгалтерии.

Таким образом, организация табельного учета на практике — это процесс, в который вовлечены начальники отделов или старшие смен, кадровые специалисты компании, расчетный отдел и управленческое звено.
В зависимости от степени автоматизации он может быть довольно трудоемким и времязатратным. Однако, как мы увидим ниже, существуют программные решения, которые готовы взять всю работу на себя, отслеживая рабочее время автоматически, предоставляя на выходе удобные и наглядные отчеты.

Основные определения рабочего времени

определения времени сотрудников

При приеме сотрудника на работу в трудовом договоре закрепляются график и режим его труда, которые являются основополагающими факторами для последующего учета рабочего времени и начисления зарплаты на основе реальной выработки. Организация своего рабочего времени на соответствие трудовому распорядку — это обязанность соискателя, в то время как работодатель обязан обеспечить комфортный и безопасный рабочий процесс.

Режим работы сотрудника может быть различным в зависимости от задач, которые ему предстоит решать. Существуют следующие варианты режимов (графиков) трудовой деятельности:

  • Нормированный — привычный многим вариант занятости по 8 часов ежедневно 5 дней в неделю (всего 40 часов за неделю). Он подходит для большинства офисных работников. Переработки сверх указанного времени подлежат повышенной почасовой оплате как сверхурочные (первые два — по ставке 1.5, любое последующее количество часов — по двойной ставке).
  • Ненормированный — выбирается, когда характер работы таков, что не укладывается в стандартную продолжительность рабочего дня, связанных с частыми задержками, переработками, выходом в праздники. Чтобы не оплачивать каждый внеурочный час по повышенному тарифу, работодателю следует закрепить ненормированный график работы в трудовом договоре и быть готовым предоставить сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью от 3 до 10 дней дополнительно к стандартному 28-дневному календарному отпуску. На практике чаще всего продолжительность дополнительного отпуска составляет одну неделю.
  • Гибкий — график, который часто указывают в вакансиях, чтобы повысить их привлекательность. Фактически, понятие гибкого графика, при котором выработка абсолютно не имеет значения, в законе не закреплено — в трудовом договоре с сотрудником все равно потребуется указать количество рабочих часов, положенных к отработке за неделю или иной интервал времени. Важно согласовать и те интервалы, в которые сотрудник обязательно должен быть на связи.
  • Сменный — график, который выбирается на предприятиях с круглосуточным циклом работы. Расписание смен, то есть чередование рабочих дней и дней отдыха, обязательно составляется перед началом каждого календарного месяца и доводится до ведома сотрудников. Если рабочая смена выпадает на ночное время (с 22 часов вечера до 6 часов утра), то она подлежит оплате по удвоенной ставке.

 

В зависимости от категории сотрудника и его договоренности с руководством может различаться и продолжительность рабочего дня:

  • Нормальный рабочий день (8 часов),
  • Сокращенный рабочий день (для несовершеннолетних, по заявлению — для инвалидов, беременных женщин),
  • Неполный рабочий день (по согласованию с начальством, для совместителей).

 

Какие виды учета рабочего времени существуют?

виды учета рабочего времени

Учитывать отработанное время можно различными способами в зависимости от характера труда сотрудников и особенностей деятельности предприятия. Ведение учета рабочего времени может осуществляться по одной из представленных ниже методик (ни одна из которых не предписывается ТК РФ как единственно обязательная, а потому выбор остается за организацией):

  • Поденный (ежедневный) — привычный и чаще всего применяемый способ подсчета при нормированном режиме труда. Заключается путем указания в графике количества часов, отрабатываемых сотрудником ежедневно, которые складываются при расчете заработной платы за месяц.
  • Понедельный (еженедельный) — выбирается в том случае, если общая продолжительность рабочей недели одинакова, но время нахождения сотрудника на работе в течении ее варьируется. Понедельный учет помогает работодателю избежать оплаты за сверхурочные часы в каждый из рабочих дней, поскольку эта переработка будет компенсирована недоработкой в другой день той же недели. Повышенной оплате подлежат только те часы, которые отработаны суммарно за неделю сверх ее стандартной продолжительности.
  • Суммированный выбирается тогда, когда невозможно соблюсти одинаковую и равномерную загруженность работника на протяжении каждой недели. Это часто случается при сезонном характере работы или в сфере услуг, где задействованность персонала может варьироваться от внешних факторов. При другом методе учета график рабочего времени содержал бы как периоды низкой загруженности (а за простой по вине работодателя также полагается оплата), так и периоды повышенной интенсивности труда (которая по часам может превысить норму, требуя дополнительной тарификации). Применяя суммированный учет рабочего времени, можно выбрать для анализа такой период (1 месяц, 3 месяца, год), в течение которого будет достигнут баланс между выходными и рабочими днями, суммарное количество отработанного времени уравновесится и станет вписываться в регламент.

 

Важно: для работников вредного производства период, применяемый для суммированного учета, не должен превышать 1 квартал.

Суммированный учет рабочего времени также подразумевает ежедневную фиксацию количества отработанных часов, отличаясь от иных видов учета лишь тем, что подсчет переработок ведется только по окончании выбранного периода. Оплату сотрудники получают не по завершении периода учета, а ежемесячно по зафиксированной в трудовом договоре ставке, но после его истечения могут рассчитывать на доплату за сверхурочные.

Единицей учета рабочего времени в организации может быть не только рабочий день, но и час. Почасовой учет применяется для совместителей, удаленных сотрудников, фрилансеров. Если такой человек не присутствует непосредственно в организации, а трудится дистанционно, то встает отдельный вопрос о достоверном учете отработанных часов, в чем может помочь программное обеспечение для автоматизации учета, о котором пойдет речь ниже. Для того, чтобы точно вести почасовой (или даже посекундный) учет рабочего времени за ПК для специалиста на удаленке, без подобных решений не обойтись.

Вид учета отработанного времени, применяемый в отношении конкретного работника организации, как и график (режим) его труда, обязательно должны быть зафиксированы в его трудовом договоре. В противном случае проверка корректности ведения учета рабочего времени со стороны Трудовой инспекции может привести к наложению штрафов.

Методы учета рабочего времени: что выбрать?

методы учета времени

Законодательно предприятию предписывается в обязательном порядке учитывать отработанное время, но какой метод оно для этого выберет, как именно будет вести учет, “сверху” не указывается. Регламент ведения учета рабочего и нерабочего времени определяет сама компания, закрепляя его в своих нормативных актах.

Правила учета рабочего времени в каждой организации могут быть свои, главное — соблюдение прав сотрудника на количество дней отдыха в соответствии с производственным календарем и обязательная фиксация отработанных часов в табеле. Порядок учета рабочего времени способен включать в себя разные комбинации средств автоматизации и ручных операций.

Рассмотрим варианты ведения учета, которые бывают на практике и могут подойти различным организациям в зависимости от их потребностей и размеров.

  • Ручное заполнение табеля Т-12 или иной принятой формы. Для ИП или в совсем небольших фирмах на несколько сотрудников может быть неплохим бюджетным вариантом, но при росте численности штата становится очень проблематичным. К тому же, данный метод чреват ошибками в заполнении при сложных способах учета или недостаточной квалификации кадровика. Автоматизация в этом случае будет более предпочтительной, ведь при вышестоящих проверках некорректно заполненный табель сыграет не в пользу организации
  • Ведение табеля учета в документе Excel или в таблицах Google с последующей печатью. Мало отличается от ручного варианта, за исключением более цивилизованного заполнения и хранения информации. Ответственный за кадры обычно отправляет табель в формате Excel в бухгалтерию по завершении периода для расчета зарплаты, в то время как Google-документ может быть открыт на совместный доступ без необходимости пересылки.
  • Автоматическое заполнение табеля Т-13 (иной принятой формы) в программе бухгалтерского учета на основе тех первичных данных о причинах отсутствия, что вводит кадровик. Часто выбирается небольшими и средними организациями, подкупает отсутствием дополнительных вложений и достаточной степенью автоматизации, но решает задачи только количественного учета, ничего не сообщая работодателю о качестве работы. Табель будет сформирован, и только. Как провел сотрудник свои 8 часов на работе, останется на его совести.
  • Визуальное наблюдение или использование видеорегистраторов. Может использоваться дополнительно к количественному учету в бухгалтерской программе и помогает оценивать качество работы, но требует личного присутствия наблюдателя или регулярного анализа отснятых записей, а значит, дополнительных кадровых ресурсов. Установленная камера или прослушивающее устройство обязательно должны функционировать с ведома сотрудников, скрытым такой мониторинг организовывать запрещено.
  • Карты доступа на территорию и отдельные объекты предприятия. Для больших предприятий, заводов, фабрик электронный пропуск может использоваться как средство контроля прихода и ухода, облегчить количественный анализ фактического присутствия и отсутствия (если настроена интеграция с корпоративной учетной системой, в которой на основе выгруженных данных будут создаваться записи табеля). На производстве карты могут быть удобны для ограничения доступа в определенные помещения. Минусы — дополнительные затраты на внедрение, вероятность махинаций (когда карточка используется другим человеком), возможность утери, отсутствие сведений о качестве работы помимо фактов нахождения на территории организации.
  • Тайм-трекеры (отдельно или в составе CRM-системы) — программные решения, которые используются для подсчета времени на выполнение различных операций в течение дня. Помогают мотивировать сотрудников на оптимизацию рабочего времени, позволяют провести сравнительную оценку загруженности и продуктивности специалистов. Нюанс — запуск и остановка трекера сотрудником вручную, что может не всегда отражать реальную картину дня, а также приводит к неразберихе при забывчивости персонала. Поэтому автоматизация учета получается условной и базируется на честности и исполнительности сотрудников, но в определенной мере помогает им бороться с ленью и прокрастинацией.
  • Системы учета рабочего времени и подсчета продуктивности — полноценные инструменты для анализа качества и количества работы сотрудников. Затраты на внедрение программы быстро окупаются снижением издержек на оплату труда малоэффективных работников и повышением общей продуктивности штата. Такая автоматизация имеет следующее преимущество: руководитель получает полноценный явный или скрытый мониторинг текущей работы как в количественном, так и в качественном отношении, с возможностью в любое время построить отчеты в интересующих разрезах. Системы учета рабочего времени подходят только для персонала, работающего за ПК, но зато помогают, в том числе, наладить прозрачную работу на удаленке и соблюдение норм по отработанному времени для офисных сотрудников.

Таким образом, виды и способы учета рабочего времени бывают ручными, автоматическими и смешанными, а также могут основываться на программных решениях, физических средствах контроля доступа и устройствах для наблюдения и трекинга. Информативный учет и оценка рабочего времени на производстве часто достигаются комбинацией таких методов. Так, система для контроля времени прихода и ухода сотрудников (аппаратная или программная) может дать ответы на вопросы о возможных недоработках, чего невозможно добиться при использовании одной только бухгалтерской системы.

Хороший вариант — табель для печати, сформированный в корпоративной бухгалтерской или кадровой системе на основе первичных данных, а в дополнение к нему — детальные сведения о реальной занятости на основе мониторинга с применением специализированного ПО.

Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени

Рассмотрим варианты тайм-трекеров и систем мониторинга, наиболее интересных с точки зрения предлагаемого функционала.
Автоматизированный непрерывный учет и посекундный контроль рабочего времени с помощью таких решений поможет:

  • установить время прихода и ухода сотрудников,
  • выявить неэффективные единицы команды и, напротив, самых перспективных специалистов,
  • упразднить или оптимизировать лишние, ресурсоемкие операции
  • учесть разницу в загрузке исполнителей при распределении задач.

Использование подобных инструментов пойдет на благо организации рабочего процесса и поможет мотивировать персонал трудиться лучше.

Bitcop

Bitcop

Полноценная система мониторинга и учета отработанного времени. Автоматизация контроля времени на базе Bitcop подходит для предприятий любых масштабов и видов деятельности. С Bitcop расходование рабочих часов всегда прозрачно для руководителя и поддается простой оценке через построение наглядных отчетов.

Основные возможности программы:

  • Скрытое отслеживание без отражения в списке запущенных процессов и системном трее.
  • Скриншоты рабочих экранов сотрудников через заданные интервалы времени с хранением в течение установленного периода.
  • Настройка индивидуальных разрешений и запретов для пользователей и их групп.
  • Время учитывается посекундно: работа в приложениях, интернет-серфинг, поиск информации в браузерах всегда “на виду”.
  • Немедленные уведомления на e-mail о допущенных нарушениях.
  • График учета интенсивности использования рабочего времени в течение дня.
  • Разнообразие аналитических отчетов с выгрузкой в PDF и Excel: анализ продуктивности, структура рабочего дня, хронометраж рабочего дня, использование программ и сайтов, поисковые запросы.
  • Поддержка корпоративных календарей, мессенджеров и IP-телефонии, умный учет времени в рамках онлайн-совещаний.
  • Интеграция с Active Directory для удобного ведения информации о сотрудниках и структуре компании.
  • Кейлоггер (отслеживание введенных сочетаний клавиш).

Bitcop предлагается для использования в виде облачной или коробочной версии (опция кейлоггера доступна только в последнем варианте). Поддерживает все современные браузеры и операционные системы. Возможна индивидуальная доработка функционала под потребности предприятия, а также взаимодействие с любыми бизнес-приложениями через открытый API-интерфейс.

Попробовать бесплатно

Harvest

Harvest трекер

Сервис для подсчета рабочего времени, создания и контроля расписаний, автоматического выставления счетов контрагентам.
Подходит для удаленных исполнителей или небольших команд, выполняющих заказы на аутсорсинге. Позволяет повысить самоконтроль, сделать занятость прозрачной для руководителя и заказчика, автоматизировать ведение проектов.

Пока программа доступна только на английском языке.

Основные возможности программы:

  • Запуск и установка таймера на выполнение задач.
  • Онлайн- и оффлайн-мониторинг.
  • Ведение учета затрат рабочего времени сотрудников на выполнение различных операций.
  • Ручной ввод и редактирование сведений о израсходованном времени.
  • Создание списков задач и заметок.
  • Доступ к просмотру прогресса коллег.
  • Напоминания о плановых событиях.
  • Ведение информации о проектах, выставление счетов в различных валютах, загрузка информации о платежах, просмотр истории.
  • Развитая система отчетности.
  • Обмен данными со сторонними сервисами.

Предусмотрен бесплатный тариф на одного человека, для большего количества пользователей существует несколько вариантов тарификации.

Hubstaff

Система Hubstaff

Система для онлайн-мониторинга рабочего времени с функциями автоматического начисления заработной платы и поддержкой GPS-мониторинга. Подходит для фрилансеров, удаленных команд исполнителей, фрилансеров, малого бизнеса.

Основные возможности программы:

  • Ведение недельных бюджетов и расписаний, назначение стоимости заданий.
  • Настройка разрешений для каждого пользователя с настройкой уровней активности, сроков на выполнение задач.
  • Отслеживание времени удаленных команд , сотрудников.
  • GPS-мониторинг места территориального нахождения сотрудника.
  • Подсчет времени простоя.
  • Поддержка заметок к задачам и меток к отработанному времени.
  • Создание скриншотов экранов сотрудников
  • Мониторинг запущенных приложений и посещенных URL-адресов.
  • Анализ активности и скорости выполнения операций каждого из членов команды
  • Ежедневный бэкап данных.
  • Разнообразные отчеты с выгрузкой в CSV, PDF, QuickBooks.
  • Открытый API-интерфейс для взаимодействия со сторонними бизнес-решениями.
  • Интеграция с Payoneer и Paypal для автоматического расчета, с целью проведения оплаты за выполненные задания.

Бесплатный пробный период: 14 дней. Безвозмездное использование программы для одного человека, далее тарификация от количества пользователей с разделением на обычную и премиум-подписку (последняя включает в себя дополнительные опции по мониторингу запущенных приложений и посещенных сайтов, по автоматическому начислению оплаты, по интеграции со сторонним ПО).

Системный подход к учету рабочего времени

Учет рабочего времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.

Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.

Применяя оптимально подходящий вид учета и используя современные средства автоматизации, можно не только соблюсти требования законодательства, но и существенно улучшить показатели продуктивности штата в организации. Планирование и учет рабочего времени с применением систем мониторинга выводит понятие об эффективности труда на новый уровень, где руководитель становится активным участником процесса, принимая верные кадровые решения на основе отчетных данных.