Хронометраж рабочего времени: правильное проведение и методы интерпретации

хронометраж рабочего дня

Хронометраж рабочего времени - это процесс и результат замера временных затрат на выполнение сотрудником различных операций в течение его смены (рабочего дня). Его проведение и методы являются определяющими для получения четкой и достоверной картины, которая будет действительно полезной и поможет руководителю принять верные управленческие решения.

Полученный хронометраж может быть использован для оценки производительности сотрудников, выявления нарушений трудового распорядка и слабых мест в производственном процессе, а также для проверки эффективности ранее введенных распоряжений. Но для его реальной информативности должен либо строго соблюдаться процесс точного и непредвзятого сбора данных, либо - что более предпочтительно - должна быть применена современная автоматизация.

bitcop dashboard

Автоматизированное построение хронометража

Точный и непрерывный сбор данных без отрыва от работы

Система Bitcop осуществляет непрерывный скрытый мониторинг деятельности сотрудников, отображая последовательность их действий с точностью до секунды. Ненавязчивое наблюдение и подробное фиксирование - залог получения четкой и достоверной картины для последующего анализа.

Попробовать бесплатно

Результатом проведенного хронометража рабочего времени является описание последовательности действий (операций) сотрудника с указанием времени начала и времени окончания каждого действия. При этом точка окончания каждой операции должна являться точкой начала следующей (в пределах рабочего дня). Необходимо фиксировать все: регламентированный отдых, простои по производственным причинам и время, потраченное на решение личных (не предусмотренных трудовым договором) вопросов. Только так хронометраж рабочего дня сможет ответить на самые острые вопросы по оптимальному использованию оборудования, загрузке рабочих мощностей, продуктивности сотрудников и выявлению затрат рабочего времени, которые можно и нужно сократить для повышения производительности труда.

пример таблицы хронометража рабочего времени

Методы получения хронометража рабочего дня

Для проведения хронометража может использоваться ручной или автоматический метод сбора информации. Ручной метод не требует вложений в автоматизированные системы фиксации данных и подходит для персонала, который не работает за компьютерами, но обладает рядом особенностей:

  • Перед началом замеров должен быть выпущен приказ, в котором будут описаны цели и задачи предстоящего мониторинга, список проверяемых и проверяющих лиц, период и способ его проведения.
  • Следует подготовить бланки для фиксации информации. Не нужно забывать, что они являются документами, поэтому помарки и исправления в них не приветствуются.
  • Необходимо подобрать и проинструктировать лиц, которые будут проводить мониторинг. Желательно, чтобы в их роли выступали средние специалисты: новички не смогут уловить тонкости работы при смене операций, а умудренные опытом сотрудники способны вызвать негативный психологический эффект от наблюдения со стороны всезнающего человека, который подмечает малейшие недостатки.
  • Данный метод скорее подходит для разового или периодического мониторинга. На постоянной и непрерывной основе его использовать невозможно.
методы хронометража

Основные минусы ручного метода получения хронометража рабочего дня заключаются именно в факте присутствия наблюдателя. Он может не учесть и не отразить все действия сотрудника вследствии невнимательности или заинтересованности, заполнить бланки неточно (человеческий фактор). Кроме того, сотрудник, над которым осуществляется мониторинг, способен на протяжении этого периода действовать не так, как в привычных условиях, демонстрируя более высокую продуктивность, чем обычно, чтобы произвести положительное впечатление. В этом случае составленный хронометраж не позволит выявить реальные проседания в производительности, вовремя узнав о которых, руководитель мог бы принять верное управленческое решение. Наконец, это значительная психологическая нагрузка и отрыв от повседневного рабочего процесса как для наблюдателя, так и для наблюдаемого.

Как провести хронометраж автоматически?

как провести хронометраж

Многие организации, заинтересованные в получении точной информации о производственном процессе сотрудников, работающих на персональных компьютерах, выбирают второй способ построения хронометража рабочего дня - автоматизированный мониторинг с использованием систем учета рабочего времени. Несмотря на первоначальные вложения во внедрение такой системы или в заключение договора на ее использование в облачном сервисе, автоматизированный мониторинг позволяет в скором времени окупить эти затраты за счет выявления и устранения слабых мест в производственном процессе. Если деятельность большинства сотрудников предприятия связана с персональным компьютером, а хронометраж желателен не периодический, а постоянный, то автоматизированная система - к примеру, Bitcop - станет оптимальным решением.

автоматизированный подход к фиксации времени

Плюсы автоматизированного подхода к построению хронометража рабочего дня:

  • Более точное измерение временных интервалов;
  • Независимость от наблюдателя (даже если сотрудники осведомлены о мониторинге, агент Bitcop никак не проявляет себя и не мешает повседневной работе);
  • Значительно более подробные сведения о программном обеспечении, с которым ведется работа (при ручном построении хронометража часть запускаемых программ может быть не отражена в документе).

Все это позволяет получить больше информации о реальном ходе рабочего процесса и причинах простоев или недостаточно продуктивной работы. Графики и отчеты, формируемые Bitcop, могут быть сохранены в общепринятые форматы или распечатаны для визуального анализа и приобщения к документообороту организации. Внедрение постоянного мониторинга с построением хронометража и иных отчетов (которых в арсенале Bitcop немало) - это большой шаг к повышению эффективности рабочего процесса в целом.

Образец заполнения таблицы хронометража на примере Bitcop

Результатом проведенной фиксации действий сотрудника является документ (таблица, список или график) с их хронометражем и кратким описанием с момента начала рабочего дня и до его окончания. Установленная форма этого документа отсутствует, каждая организация вправе разработать и использовать тот шаблон, который будет наиболее полно отвечать ее потребностям. Логически необходимые поля в шаблоне - это время начала каждого этапа деятельности (одновременно являющееся временем окончания предыдущего этапа) и краткое описание этого этапа.

таблица хронометража Bitcop

При визуальном мониторинге и ручном заполнении время может выставляться округленно и приблизительно, а сведения о действиях сотрудника могут быть скудны - особенно, если описывается работа за ПК (наблюдатель с малой долей вероятности станет отражать каждое посещение поисковой системы, проверку электронной почты и открытие файла). Таблица хронометража, которая автоматически заполняется посредством Bitcop в рамках построения отчета "Хронометраж рабочего дня", демонстрирует совсем другую картину. Проанализировав скриншот результатов отчета ниже, можно убедиться, что время указывается с точностью до секунды, а действия пользователя расписаны с высочайшей степенью детализации.

Система учета рабочего времени Bitcop подробно фиксирует, какие программы и в течение какого времени были запущены на рабочем месте сотрудника. Например, период, который при ручном заполнении табеля хронометража мог бы быть обозначен как "Работа с электронной почтой", система разбивает на сведения о заголовках принимаемых и отправляемых писем и об открытии вложений. В этой ситуации "замаскировать" факт личной переписки будет значительно сложнее.

структура дня отчет Bitcop

Помимо табеля хронометража, Bitcop предоставляет еще целый ряд информативных отчетных форм, которые помогут быстро выявить те периоды, когда сотрудник не проявлял должной рабочей активности. Комплекс отчетов (для бесплатного ознакомления с ним нужно перейти на страницу регистрации) наглядно демонстрирует факты опозданий и ранних уходов, поиска личной информации в рабочее время, запуска нерегламентированных программ и периодов простоя в рабочем процессе. Указание приложений, которые были активны у пользователя в то или иное время, поможет, в частности, отнести факты его переработок к полезным или бесполезным (задержаться можно как для завершения срочного отчета, так и для скачивания фильма через корпоративный интернет-трафик).

Дополнительные опции в виде периодического сохранения скриншотов рабочего стола пользователя и экспресс-оповещений о выполнении им действия из перечня запрещенных позволит оперативно реагировать и предотвращать возможные негативные последствия для организации. Все эти возможности в совокупности предоставляют гораздо более качественную, подробную и достоверную информацию, нежели визуальное наблюдение в случае ручного составления хронометража рабочего дня. Поэтому автоматизированный мониторинг посредством Bitcop является предпочтительной основой для серьезного анализа бизнес-процессов и принятия решений по повышению производительности труда.