Как повысить производительность труда офисного персонала: современные способы и методы, дающие реальный результат

В условиях непрестанной конкуренции и меняющейся экономической обстановки любая компания ищет возможности производить больший объем качественного продукта с меньшими издержками, для чего необходимо постоянно и планомерно проводить повышение производительности труда персонала. Верно выбрать способы и меры управленческого воздействия, которые позволят достигнуть ощутимого результата, можно только в том случае, когда на руках имеется достоверная информация о текущем положении дел на предприятии. Увидев слабые места, можно сделать верные выводы о том, что следует предпринять для исправления ситуации.

повышение производительности труда

Сегодня оптимизация бизнес-процессов практически невозможна без предварительного мониторинга и оценки ресурсов, которые следует использовать для сокращения затрат и повышения количества и качества выходной продукции (товаров или услуг). Поэтому зачастую именно система учета рабочего времени становится первым этапом, с которого компания начинает свое движение на этом пути. Некоторые временные и финансовые затраты, вложенные в обеспечение первичного (а затем постоянного) мониторинга, в сравнительно короткий срок окупятся за счет модернизации подхода к производству, точно нацеленного на проблемные участки.

Dashboard

Контроль производительности на страже эффективности

Скрытый мониторинг для учета опозданий, простоев и потерь в результате занятий нерегламентированной деятельностью.

Система Bitcop - действенное средство для повышения эффективности труда персонала за счет посекундного учета действий сотрудников за ПК. Фиксируя поисковые запросы пользователя, длительность работы в различных программах и скриншоты экрана с заданным интервалом времени, это программное решение наглядно предоставляет исчерпывающую информацию, необходимую для принятия верных управленческих решений.

Попробовать бесплатно

Производительность труда и влияющие на нее факторы

факторы влияющие на производительность

Производительность труда - это выработка сотрудника за определенный интервал времени (час, рабочую смену, сутки, месяц, год), под которой понимается количество или объем выполненных им трудовых задач в рамках служебных обязанностей.

Для специалистов, занятых ручным или автоматизированным трудом на производстве, замерить производительность довольно просто - в качестве нее будет выступать количество произведенных изделий. Для работников сферы услуг ее измерение также не составит труда: она будет выражаться в количестве обслуженных клиентов, совершенных звонков, заключенных договоров и так далее. Сложнее обстоит дело с офисными сотрудниками, которые большую часть дня или весь рабочий день проводят за персональным компьютером, и при этом их служебные обязанности скорее представляют собой описание непрерывного процесса, чем получение количественного и измеримого результата.

производительность менеджеров

Рассмотрим работу рядового менеджера. Его служебные обязанности в соответствии с трудовым договором - это поиск клиентов, заключение договоров, размещение рекламы, работа с поставщиками. Возьмем ситуацию, когда за месяц заключено сравнительно мало договоров на продажу или сорваны сроки поставки на склад. работа менеджера У руководителя обоснованно возникает вопрос: достаточно ли качественно и продуктивно выполнял данный сотрудник свои обязанности, и не стали ли нарушения в его трудовом распорядке причиной всех этих явлений? Однако ни доказать, ни опровергнуть свои подозрения он не может, так как сотрудник клятвенно уверяет, что в этом нет его вины: падение спроса - обычное сезонное явление, а склад пустовал не потому, что он не вовремя отправил заказ на поставку, а из-за нерадивого поставщика, который замешкался с доставкой. При этом в действительности основной причиной данных неприятностей послужила ежедневная прокрастинация сотрудника, выразившаяся в том, что он планомерно уклонялся от возложенных на него обязанностей, предпочитая им менее трудозатратные и приятные занятия на рабочем месте (интернет-серфинг, социальные сети и онлайн-игры).

системы мониторинга персонала

Теперь предположим, что компания понесла большие репутационные и финансовые потери из-за пустующего склада. Очевидно,что руководитель будет крайне заинтересован в выявлении подобных фактов прокрастинации как постфактум (для принятия кадровых решений), так и в режиме онлайн (для их своевременного пресечения), чего как раз и можно добиться внедрением системы учета рабочего времени Bitcop. А если предприятие крупное и подобных менеджеров и специалистов со схожим принципом обязанностей, предполагающим непрерывную работу за персональным компьютером, много? Тогда вероятность подобных срывов рабочего процесса, а значит, и необходимость его контроля посредством системы мониторинга персонала, в разы увеличивается.

Однако психология производительности труда утверждает, что прокрастинацией и намеренным уклонением от служебных обязанностей причины низкой эффективности не исчерпываются. Еще одним фактором, влияющим на то, что на выходе объем производимого продукта ниже планируемого, может быть устаревшая материально-техническая база или ее нерациональное использование. психология производительности труда По аналогии с производством, где работа на современном и новом оборудовании значительно повышает количество и качество выпускаемой продукции, использование быстрой и надежной офисной техники также ускоряет рабочий процесс и делает его более результативным. И напротив, один (условно) принтер на отдел, при использовании которого выстраивается такая очередь печати, которая приводит к его перегрузкам и периодическим выходам из строя, способен существенно снизить качество работы этого отдела. Данные факты нерационального использования общих ресурсов также могут быть выявлены при помощи системы учета рабочего времени Bitcop, фиксирующей каждое обращение пользователя к программному обеспечению.

фиксация переработок

Третий важный фактор низкой производительности при выполнении служебных обязанностей - это малая заинтересованность персонала в повышении своей эффективности. Если мотивацией при труде на производстве может быть достижение и перевыполнение нормы по изготовлению деталей, которое влечет за собой надбавку к зарплате, то в офисе складывается иная ситуация с выполнением служебных обязанностей. Четкие количественные и временные критерии такой работы зачастую отсутствуют, и сотрудник не мотивирован наращивать продуктивность, не видя от этого положительных последствий для себя лично. Переработки зачастую не фиксируются, интенсивный и вовлеченный труд не отслеживается и не ведет к премированию или иному поощрению.

Продвижение по карьерной лестнице зависит скорее от общего стажа в компании или иных непроизводственных факторов, а не от честного и квалифицированного ежедневного труда. В крупных предприятиях рядовой офисный сотрудник - это зачастую почти незаметная единица, от которой лишь требуется стабильное выполнение определенного ряда функций. Он не заинтересован в более быстром выполнении своих обязанностей и освоении новых, потому что уверен, что это останется незамеченным и никак не скажется на его карьере и заработной плате. Система мониторинга Bitcop делает заметным каждого человека, позволяя выявить перспективных специалистов и сформировать из них эффективную команду, которая будет мотивирована на работу для повышения престижа компании.

возможности системы Bitcop

Какие выбрать способы для повышения производительности сотрудников за ПК?

Способы повышения производительности персонала, деятельность которого связана с использованием персональных компьютеров, можно описать следующей последовательностью действий:

  1. Первичный мониторинг (понимание текущей ситуации).
  2. Постановка целей и задач (моделирование желаемой ситуации).
  3. Выявление и устранение факторов, снижающих производительность рабочего процесса.
  4. Мотивирование сотрудников на достижение поставленных целей.
  5. Перманентный мониторинг для контроля текущего выполнения рабочих задач.

Система контроля рабочего времени Bitcop позволит реализовать все эти этапы с минимальными трудозатратами. Если компания не уверена, что это программное решение ей подходит, можно воспользоваться бесплатной пробной версией для оценки его функционала. При внедрении можно выбрать вариант хранения базы данных на серверах организации или в облачном сервисе, в зависимости от потребностей заказчика. В любом случае, сравнительно невысокие вложения во внедрение системы учета рабочего времени в первые же месяцы обернутся широкими возможностями для оптимизации бизнеса и последующего поддержания его в максимально продуктивном состоянии.

Первоначально с помощью Bitcop следует организовать первичный мониторинг текущей ситуации по расходованию рабочего времени офисными сотрудниками организации (в том числе скрытый, если это не противоречит политике компании). После истечения установленного срока на основе собранных результатов и сформированных в системе отчетов и графиков можно выявить проседания в эффективности подразделений, отделов и конечных сотрудников. Нужно заметить, что решение Bitcop подходит и компаниям с территориально распределенной структурой, поэтому иногородние филиалы и даже удаленно работающие штатные единицы не останутся неохваченными. Выявленная картина поможет сделать выводы о том, какие нюансы рабочего процесса имеют потенциал к оптимизации.

Таким образом, сразу станет очевидно, на что уходит время в течение рабочего дня у различных сотрудников, и какие из временных затрат можно и нужно сократить для повышения эффективности бизнес-процесса. Определившись со вторым этапом (запланировав те результаты, которых можно достигнуть в результате сокращения выявленных затрат), можно перейти к третьему и четвертому этапу: устранению неэффективных трат рабочего времени. Здесь нужно принять решения о взысканиях или стимулах на основе личных показателей. Хорошим решением будет разговор с сотрудниками об общих целях, стоящих перед компанией. Важно дать понять, что внедряемый мониторинг с системой Bitcop - это не способ запугивания, не "кнут", а скорее "пряник", который позволит выявить честных и ответственных сотрудников и продвинуть их по карьерной лестнице.

Работники, которым нечего скрывать, с большой долей вероятности положительно воспримут данные изменения. Зная о том, что их действия не останутся незамеченными, они будут мотивированы четко и последовательно выполнять поставленные задачи, потому что теперь достижения компании будут оборачиваться их собственными достижениями. Сотрудники, которые не готовы войти в "команду мечты", вправе выбрать себе иное место работы или трудиться на прежних основаниях, понимая, что незаслуженные бонусы они больше получать не смогут.

Наконец, очень важным этапом оптимизации является завершающий шаг по внедрению постоянного мониторинга и регулярному анализу его результатов. Разовые управленческие решения по итогам первичной оценки, как и последующие мотивирующие беседы с сотрудниками, не принесут желаемого эффекта, если их итогом не станет реально работающий ненавязчивый контроль с уведомлением ответственных лиц о возникших нарушениях рабочего процесса. Только понимая, что все действия за рабочим компьютером отныне действительно становятся прозрачными для руководства, сотрудники привыкают выполнять свои обязанности с полной самоотдачей, что и является залогом повышения продуктивности труда. При этом Bitcop не переходит границы частной жизни. При анализе работы с электронной почтой проверяющему лицу становится доступна лишь информация о заголовке активного письма или факте открытия вложения. При мониторинге удаленных сотрудников и фрилансеров, которые часто работают на личных компьютерах или ноутбуках, отслеживание действий ведется только в заранее регламентированные часы, согласованные как рабочие. Что касается фиксирования поисковых запросов, информации о запущенных приложениях и скриншотах рабочего стола, то на период рабочей смены эта часть деятельности на рабочем ПК относится к сфере собственности работодателя, а потому с его стороны может быть проконтролирована.

факторы влияющие на производительность труда

Меры поощрения и взыскания на основе анализа производительности труда

Имея на руках данные о степени продуктивности каждого из сотрудников, полученные с использованием системы Bitcop, руководитель вправе сам принимать решения о тех финансовых и дисциплинарных мерах воздействия, которые лучше подойдут для его коллектива. Однозначно можно сказать лишь то, что некоторая реакция быть должна, иначе смысл мониторинга с течением времени будет утерян. И по опыту международных организаций, отрицательных взысканий должно быть как можно меньше, как бы парадоксально это не звучало.

Цель внедрения мониторинга - повышение продуктивности труда и превращение персонала в максимально эффективную команду - невозможно достигнуть "из-под палки", запугивая сотрудников предстоящими карами. Напротив, они должны увидеть, что с внедрением системы учета рабочего времени перед ними открываются новые горизонты и перспективы, и теперь можно достигнуть того, что раньше было невозможно. Только в этом случае нововведения будут восприняты положительно и с энтузиазмом, а это уже значительная часть успеха в достижении цели.

работоспособность сотрудников

Ленивые работники по-прежнему могут оставаться на своем месте, но получать надбавки и продвигаться по карьерной лестнице они уже не будут иметь возможности, в отличие от своих более ответственных коллег. Это будет способствовать естественному очищению и обновлению коллектива на справедливых и понятных всем началах, основами которых являются знания, умения и работоспособность. Как только в коллективе появятся лидеры, выдвинувшиеся именно на основании положительных результатов мониторинга, они поведут за собой остальной штат и новичков, мотивируя их на самосовершенствование. С этого момента упор на личных достижениях и высокой продуктивности станет трендом компании, который будет поддерживаться самими сотрудниками.