Табель учета рабочего времени как способ контроля сотрудников: способы, примеры, автоматизация

Табель учета рабочего времени представляет собой перечень сотрудников организации, в котором проставлены отметки о фактически отработанном времени за каждый день отчетного периода (обычно - календарного месяца). Способы создания табеля могут быть различны. Традиционно он заполнялся вручную по рекомендованным формам Т-12 и Т-13, однако развитие компьютеризации и технической оснащенности предприятий позволяет формировать его автоматически.

пример табеля рабочего времени

Автоматизация формирования табеля может выражаться в учете данных турникета или электронной пропускной системы, используемой на предприятии. Для сотрудников, работающих за ПК, еще более информативным будет применение автоматизированной системы учета рабочего времени. Это позволит учесть не только время прибытия и убытия сотрудника на территорию предприятия, но и возможные простои в течение дня.

табель формируемый автоматически

Dashboard

Автоматизация формирования табеля

Bitcop собирает данные о фактически отработанном времени, учитывая все простои и перерывы в течение дня

По сотрудникам, работающих за персональными компьютерами, важно учитывать не только время начала и окончания работы, но и “мертвые периоды” в течение дня. Зафиксировать простои и избавить кадровиков от рутинного ручного ведения табеля по данной категории персонала поможет Bitcop - автоматизированная система учета рабочего времени.

Попробовать бесплатно

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

приходы и уходы

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.

Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных. Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами Т-12 и Т-13 (отличие последней - в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы - их допускается модифицировать под собственные нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

  • Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
  • Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
  • Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
  • Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
  • Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
  • Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
  • Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

учет и контроль рабочего времени

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

  • Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).
  • Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения могут быть намеренно или ненамеренно искажены.
  • В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель. Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает, что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности. Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

структура рабочего дня

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем "играл в танчики", и напротив - не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени - это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, "Я" - явка, "ОТ" - отпуск, "К" - командировка, "РВ" - работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Вторая часть - собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица - это перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса) и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.

форма Т-12

Третья часть табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (которая в форме Т-13 отсутствует) - это финансовая информация о начислениях по заработной плате для каждого из сотрудников, указанных в табеле (оклад, сумма дополнительных начислений в связи со сверхурочной работой, суммы дисциплинарных удержаний, командировочных и так далее). Она также заверяется подписями ответственных лиц и печатью организации. В строки унифицированной формы, которые по каким-то причинам не заполняются сведениями об организации, должны быть внесены прочерки.

форма Т-13

Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).,

пример заполнения табеля учета рабочего времени

Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.

При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.

Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.